Документ (документированная информация)- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Согласно определению, документом может быть текст, рисунок, графика, фотография,аудио- и видеозапись. Документ обеспечивает сохранение и накопление информации.

Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодействия с другими предприятиями и организациями, а также от согласованной работы руководства и сотрудников. Это взаимодействие невозможно без современного и полного обмена объективной информацией. Поэтому для успешного выполнения возложенных на предприятия функций необходимо наладить внутренние и внешние информационные связи предприятия.

Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами, партнёрами, потребителями товаров и услуг и т.п.

Cотрудничать с предприятием могут предприятия-поставщики, вузы, готовящие специалистов, предприятия-партнеры, заказчики продукции, предприятия общественного питания, расположенные на их территории, и многие другие. Между ними заключаются договоры и соглашения.

Информационные связи предприятия, как правило, имеют двухсторонний характер. Связь считается эффективной, если она привела к взаимопониманию сторон и завершилась необходимыми действиями или решениями.

Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

• в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;
• во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передаче на хранение.

Так формируется документооборот предприятия.

Документооборот – это процесс продвижения документированной информации на предприятии.

В общем случае документооборот можно разделить на следующие этапы:

• обработка документов, поступающих на предприятие, в организацию или учреждение;
• рассмотрение документов службой управления и документационного обеспечения;
• движение документов внутри предприятия, организации или учреждения;
• обработка отправляемых адресату или на хранение документов.

Чем крупнее предприятие, тем больше документов циркулирует в нем. В документообороте участвуют руководители разного ранга, специалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, хранители, пользователи информации.

Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности управляющей информации.