О терминологии и особенностях российского делопроизводства

В любой сфере деятельности существует базовые ключевые понятия. Не является исключением и сфера управления организацией. К таким понятием следует отнести документ, документооборот и делопроизводства. Под документом понимается информация, зафиксированная на материальном носителе в соответствии с определёнными правилами. Документ обеспечивает сохранения информации, важной для одного человека или группы лиц. Чем крупнее организация, тем больше документов циркулирует в ней, то есть тем больше у него документа оборот. Документа оборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставка). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности управляющей информации.

Организацию работы с документами называют делопроизводства. Успешное взаимодействие между организациями или отдельными людьми в деловой жизни невозможно без документов и обеспечения необходимых информационных связей, которые призвано обеспечивать делопроизводство. Делопроизводство имеется в любой организационной структуре, независимо от её численности и назначения.

Процессы делопроизводства и документооборота могут рассматриваться как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как «документационное обеспечение управления» ( ДОУ ), то есть как систему вторичных процессов обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Документационное обеспечение управления состоит в решении следующих задач:

_ документирование (подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);

_ организацию документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

_ систематизацию архивного хранения документов (определение правил хранения информации, её поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений).

Делопроизводства реализуется в виде комплекса мероприятия по документационному обеспечению управления организацией.

Система государственного делопроизводства в любой стране имеет долгую историю, уходящую вглубь веков. За период своего развития эта система претерпела множество трансформаций. Изменялись формы ведения документов, появились и уходили со сцены, уступая место новым, разнообразные технические средства, изменялось законодательство.

К настоящему времени сложились 2-е технологии делопроизводства, условно называемые «российской» и «западной».

Российская технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:

_ вертикальный характер движения внутри организации (руководитель _ исполнитель _ руководитель);

_ централизованный контроль и отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах, куда заносятся все сведения о документах и их перемещениях, резолюции начальство, данные по контролю сроков исполнения, отчеты.

_ создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, концилярий;

_ высокая степень стандартизации, так как технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах инструкциях;

_ делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), отделопроизводственный персонал отслеживают их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек;

_ компьютерная технология делопроизводства обеспечивают сопровождение бумажного документооборота и снижение трудоемкости рутинных операций по обработки документов.

Западная технология процессов делопроизводства существенно отличается от российской. Основной особенностью «западной» технологии является моделирование реальных процессов документооборота в конкретной организации и настройка на эти модели программных систем.

В 1973 г. вышли «Основные положения ЕГСД» .

ЕГСД (Единая Государственная Система Делопроизводства) – это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив. ЕГСД действует до сих пор.

В семидесятых- восьмидесятых годах сложился блок ГОСТов (Государственных Стандартов) на управленческие документы.

Наше время характеризуется тем, что создание, обработка и хранение документации осуществляются при помощи компьютеров. Повсеместно осуществляется переход на компьютерные технологии работы с документами. Поэтому основные положения делопроизводства и ГОСТы претерпевают некоторые изменения.

Любая организация, учреждение, предприятие является сложной системой, представляющей собой взаимосвязанные элементы.

Организация - общественное или государственное объединение (союз ветеранов, Госстрах, политическая партия и т.д.).

Учреждение- организация, ведающая какой-либо отраслью работы (школа, научно-исследовательский институт, поликлиника и т.д.).

Предприятие - производственное учреждение (завод, фабрика, мастерские и т.д.).

Как видите, эти понятия определяются одно через другое. Достаточно часто одно понятие подменяется другим, например, учреждение называют предприятием, организацию - учреждением. Широко бытуют словосочетания торговое предприятие, научная организация, финансовое предприятие, научно-исследовательское учреждение, малое предприятие. В нашу жизнь вошло множество других терминов, имеющих сходное значение: фирма, холдинг, концерн, компания.

Во главе предприятия стоит администрация. Так называют руководящий персонал. Администрация, независимо от профиля и размера предприятия, осуществляет функции общего руководства и контроля деятельности всех его подразделений (отделов, служб, цехов, бюро и т.п.) в состав администрации входят директора, их заместители, советники, распорядители и другие ответственные работники.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.