Создание таблиц

Ввод данных в ячейку и в диапазон. В любой ячейке Excel может содержаться текстовая строка, число или формула. Тип данного определяется автоматически при вводе. Если ввод начинается со знака равенства, то процессором это понимается как формула. Далее мы подробно опишем правила построения формул, сейчас же заметим, что формулы содержат обычные арифметические операторы, например, + (плюс), — (минус), * (умножить), / (разделить). Кроме того, они могут использовать специально встроенные функции, которые облегчают процесс вычисления.

Число вводится в привычном виде со знаком или без него, в качестве разделителя целой и дробной части, используется запятая в соответствии с настройками Windows.по умолчанию. Любая другая последовательность символов понимается как текстовые данные.

Редактированиесодержимого ячейки можно произвести двойным щелчком по ячейке. При этом она переводит ее в режим редактирования содержимого, т.е. в поле ячейки появляется курсор, изменения вносятся с клавиатуры, как в текстовых редакторах. Завершаем редактирование нажатием клавиши Enter или щелчком на пиктограмме в строке формул.

Автозаполнение. Если необходимо продублировать какое-либо данное (числовое или текстовое) в ряд смежных ячеек в строке или столбце, то можно ввести одно данное, затем перетащить маркер заполнения ячейки с введенным данным по строке или столбцу, произойдет автоматическое копирование содержимого ячейки.

Иногда требуется заполнить смежные ячейки не одинаковыми, но похожими данными, например, «1 блок», «2 блок», «3 блок» или «ряд 1», «ряд 2», «ряд 3». Делается это также с помощью маркера заполнения, т.е. в ячейку вводится первое данное («1 блок»), затем ячейка протягивается за маркер заполнения.

Копирование ячеек, содержащих данные.Чтобы скопировать содержимое ячейки или диапазона, нужно активизировать ячейку или выделить диапазон, вызвать меню ПРАВКА ► КОПИРОВАТЬ или правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню пункт КОПИРОВАТЬ, активизировать ячейку, являющуюся началом диапазона, куда должны быть скопированы данные, меню ПРАВКА ► ВСТАВИТЬили контекстное меню пункт ВСТАВИТЬ, затем нажать клавишу [Enter].

Форматирование ячеек. Форматирование в Excel предполагает ряд действий по установке: форматов данных, параметров шрифтов и выравнивания, границ, заливки.

Форматируемые ячейки или диапазон должны быть выделены, затем меню ФОРМАТ ► ЯЧЕЙКИ вызывает диалоговое окно «Формат ячейки», имеющее шесть вкладок: ЧИСЛО, ВЫРАВНИВАНИЕ, ШРИФТ, ГРАНИЦА, ВИД, ЗАЩИТА устанавливаются необходимые параметры.

Вкладка ЧИСЛО позволяет установить формат ячейки как числовой. В поле «Числовые форматы» приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. Опишем числовые форматы.

«Числовой» — устанавливает число знаков после запятой, при необходимости разделитель групп разрядов (три разряда — пробел, начиная от запятой) удобен для представления чисел с фиксированной запятой, применимы все арифметические операции.

«Денежный» — как числовой, но число сопровождается знаком валюты р., $, €, ¥ и т.д. С точки зрения общего формата запись в ячейке 12,34$ является текстом, но если формат ячейки объявлен как денежный, то это число, с которым могут производиться арифметические действия. Удобен формат для денежных расчетов.

«Финансовый» — то же, что и денежный, но выравнивание в столбцах происходит по запятой; удобен тем, что длина записи числа отражает ее величину, это снижает вероятность ошибки при просмотре документа.

«Дата» — позволяет отобразить дату по одному из шаблонов. Дата есть число дней, прошедших от 1-го января 1900 г. С датой можно работать как с числом, т.е. если в ячейке А1 содержится дата 01.05.04, а в ячейке В1 мы наберем формулу = А1 + 1, то результат получится 02.05.04, но если ячейку А1 переформатировать в числовой формат, то получится 38108, т.е. количество дней, прошедших с 1-го января 1900 г.

«Время» — служит для отображения времени по одному из предлагаемых шаблонов. Допустима арифметика, но надо помнить, что время — это доля суток от 0 часов, т.е. число 0,25 в формате «дата-время» даст 6 часов утра, 0,5 - 12 часов.

«Процентный» - число в ячейке умножается на 100 и добавляется символ %.

«Дробный» — число представляется в виде обыкновенной дроби (приближенно) по шаблону.

«Экспоненциальный» — число представляется в виде мантиссы и порядка; удобен для приближенных вычислений с плавающей запятой в различных научно-технических расчетах.

«Текстовый» — содержимое, каким бы оно ни было, воспринимается процессором как текст. Арифметические операции недопустимы.

«Дополнительный» — то же, что и текстовый, но текст форматируется по маске (образцу): номер телефона, почтовый индекс и т.д.

Вкладка ВЫРАВНИВАНИЕ. Некоторые команды этой вкладки дублируются на панели инструментов «Форматирование», техника аналогична Word.

Вкладка ШРИФТаналогична диалоговым окнам выбора шрифта Word.

Вкладка ГРАНИЦА- позволяет установить толщину, форму, цвет линий границ любых ячеек. Сначала устанавливается «тип линии» и цвет, затем указывается, к каким границам выделенного диапазона их применить.

Вкладка ВИД — определяет цвет и узор заливки ячеек.

Вкладка ЗАЩИТА- позволяет снять защиту с выделенного диапазона. Обычно это делается перед тем как защищать весь лист, т.е. если на рабочем листе сделаны расчеты, то с исходных данных защиту снимают, а весь лист с формулами и промежуточными результатами защищается (меню СЕРВИС ► ЗАЩИТА ► ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ...).