ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

При работе с документами необходимо соблюдать следующие правила:

1.Необходимо иметь перечень дел, их обозначения и наименования

2.Указывать ответственного за каждое из дел. Установить перечень лиц, имеющих доступ.

3.Следует установить, на каких компьютерах и в каких папках должны храниться файлы документов каждого дела.

4.Удалять версии документа после его утверждения.

5.Оговорить период хранения документов.

6.Оговорить порядок временного изъятия документов из дел.

7.Порядок регистрации (номер, дата).

8.Копия документа, хранящаяся в деле, должна иметь подпись разработчика и все необходимые визы.

9.К правилам делопроизводства полезно приложить образцы оформления типовых документов.

Сумма всех достижений ИТ привела к возникновению корпоративных систем документооборота (КСД). Для создания такой системы необходимо, чтобы все сотрудники имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением.

КСД позволяет делать с документами все то, что делают с ними в любой системе делопроизводства и документооборота и включает в себя дополнительные принципиально новые возможности, доступные только компьютерам.

Например, в такой системе можно поставить документ на электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его к определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, на какой стадии обработки находится документ. Можно использовать статические и динамические изображения. КСД позволяет в рамках одной системы работать по единым правилам во все филиалах фирмы.