ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Существуют три формы организации делопроизводства:

централизованная -все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе, у секретаря;

децентрализованная -предполагает разделение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций (не путать с организационной структурой делопроизводства: машбюро, контролирующие службы);

смешанная - операции выполняются централизованно (прием, регистрация, размножение) и децентрализованной (справочно – информационное обслуживание, хранение, формирование дел).

Форму организации выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота. При большом документообороте вводится спец. структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство. Деятельность этого подразделения отражается в специально разработанном положении. При разработке используют типовое положение, которое дополняют и корректируют в соответствии с конкретными условиями. Для каждого работника разрабатывается должностная инструкция (ДИ). ДИ содержит следующие разделы:

общая часть – устанавливает основные задачи работника, порядок замещения, профессиональные требования;

функции работника – определяет участок работы, закрепленный за сотрудником;

обязанности работника – обязанности, связанные с обработкой документов (сроки, порядок исполнения поручений);

права работника – определяет права при выполнении порученных ему функций;

взаимоотношения – указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются.

оценка работы – перечисляет критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей.

ДИ подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ