ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы:

документы по общим и административным вопросам (общие вопросы руководства) – эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий.

документы по функциям управления –составляют работникифинансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются

по наименованию - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. – их оформление унифицировано, но по содержанию могут быть разными:

по месту составления – внутренние, внешние;

по содержанию – простые (посвящены одному вопросу), сложные;

по форме – индивидуальные - содержание имеет свои особенности, (докладная записка), трафаретные (часть отпечатана, а часть заполняется при составлении), типовые (для групп предприятий)

по срокам исполнения - срочные, несрочные (срок не установлен);

по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся интересов одного лица и являющиеся именными;

по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный первый раз.

Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке должностным лицом.

Выписка – указывается из какого документа. Правильность подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

Дубликат – имеет одинаковую юридическую силу с подлинником (пометка «дубликат»).

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ

Документы состоят из отдельных элементов – реквизитов. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, доказательством, подтверждением конкретных фактов, явлений. Постановлением Госстандарта России принят и введен в действие с 03.03.2003 ГОСТ Р 6-30.2003 УС организационно – распорядительной документации. В новом государственном стандарте 30 реквизитов.