Підготовка матеріалів для організації та проведення особистого прийому громадян

Під час проведення попереднього запису у телефонному режимі у громадян, які записуються на прийом, з’ясовується інформація, що вноситься до Картки обліку особистого прийому громадян. Відповідальні за організацію особистого прийому громадян працівники не пізніше, ніж за день до встановленого графіком дня прийому, письмово повідомляють відповідну посадову особу.

Для забезпечення здійснення особистого прийому Головою ДПА України та заступниками Голови:

Ø Структурний підрозділ, до функцій якого входить організація особистого прийому громадян готує Окреме доручення (додаток 5) за підписом заступника Голови, відповідальним за напрям роботи за зверненнями громадян.

Ø В установленому порядку Окреме доручення надається для виконання до відповідного структурного підрозділу.

Ø Структурні підрозділи за Окремим дорученням готують і надають протягом одного дня інформаційні матеріали в термін не пізніше двох днів до особистого прийому, а саме:

- аналіз законодавчої та нормативно-правової бази з порушеного питання громадян з наданням копій витягів із законодавчих та нормативно-правових актів, які не повинні містити інформації з обмеженим доступом;

- обґрунтування та проект відповіді громадянам за порушеним питанням;

- у разі якщо звернення громадян є повторними, готують та надають матеріали (копії матеріалів справи з цього питання як на регіональному, так і на рівні центрального апарату);

- повідомити прізвище, ім’я та по батькові посадової особи (керівника або заступника керівника структурного підрозділу), який має бути залученим до участі в особистому прийомі громадян “____”________________200__р.

Ø Підготовлені матеріали передаються до структурного підрозділу, який відповідає за організацію особистого прийому громадян супроводжуваним листом за підписом керівника структурного підрозділу або його заступника.

Ø На підставі отриманих від структурних підрозділів матеріалів готується інформаційна довідка (додаток 6), що надається посадовій особі, яка здійснює особистий прийом громадян.

Ø Для забезпечення організації особистого прийому керівниками структурних підрозділів ДПА України підготовка інформаційних матеріалів здійснюється відповідними підрозділами.