Про порядок надходження, зберігання, використання та обліку матеріалів Державного картографо-геодезичного фонду України

1. Це Положення, розроблене відповідно до Закону України "Про топографо-геодезичну і картографічну діяльність", встановлює порядок надходження, зберігання, використання та обліку матеріалів Державного картографо-геодезичного фонду України (далі - Укркартгеофонд).

2. До Укркартгеофонду передаються топографо-геодезичні та картографічні матеріали незалежно від їх виду, місця створення і форми власності на них, які знаходяться і зберігаються на території України, мають наукову, історико-культурну цінність, визначені такими відповідною експертизою і зареєстровані у порядку, передбаченому Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

3. Матеріали підлягають передачі до Укркартгеофонду за переліком згідно з додатком 1. Залежно від виду робіт матеріали передаються в цифровій або аналоговій формі.

4. Матеріали Укркартгеофонду є складовою частиною Національного архівного фонду, перебувають під охороною держави, призначаються для задоволення інформаційних, соціально-культурних, наукових, виробничих та інших потреб суспільства і не підлягають приватизації.

5. Систему органів виконавчої влади, організацій, підприємств, що формують Укркартгеофонд і взаємодіють з ним, становлять:

Держкомзем;

Міноборони;

суб'єкти підприємницької діяльності, які належать до сфери управління Держкомзему;

інші суб'єкти підприємницької діяльності, які отримали ліцензію на провадження топографо-геодезичної та картографічної діяльності;

органи виконавчої влади та їх структурні підрозділи, які здійснюють накопичення топографо-геодезичних та картографічних матеріалів, - управління містобудування та архітектури.

Укркартгеофонд взаємодіє з Держкомземом (та його місцевими державними органами земельних ресурсів), НКАУ та іншими центральними органами виконавчої влади, Геоінформом, а також з організаціями, які залучаються до виконання загальнодержавних топографо-геодезичних і картографічних робіт.

6. Суб'єкти підприємницької діяльності, які виконують на території України картографічні, геодезичні, гравіметричні, аерозйомочні роботи тощо, зобов'язані безоплатно передавати Укркартгеофонду копії матеріалів виконаних робіт для архівного зберігання. Копії матеріалів повинні бути виготовлені у формі і на носіях, що забезпечують довгострокове зберігання та подальше їх використання.

7. Підприємства Держкомзему, які виконують загальнодержавні топографо-геодезичні та картографічні роботи, зобов'язані передавати Укркартгеофонду на зберігання оригінали матеріалів виконаних робіт.

8. Матеріали топографо-геодезичних і картографічних робіт, що передаються на архівне зберігання, дозволяється використовувати лише з дотриманням вимог законодавства про авторські права.

9. Матеріали, які передаються Укркартгеофонду, повинні відповідати вимогам нормативно-правових та нормативно-технічних актів Держкомзему. Матеріали, які передаються в цифровій формі, повинні бути записані на магнітних чи оптичних або оптико-магнітних носіях, які забезпечують їх довгострокове зберігання.

10. Відбір матеріалів топографо-геодезичних та картографічних робіт для зберігання в Укркартгеофонді та встановлення термінів їх зберігання провадиться постійно діючими експертними комісіями Укркартгеофонду та суб'єктів підприємницької діяльності на основі цього Положення та нормативно-технічних актів Держкомзему.

Перелік матеріалів тимчасового зберігання (із зазначенням терміну) встановлюється постійно діючими експертними комісіями суб'єктів підприємницької діяльності.

11. Експертні комісії утворюються у складі керівника підприємства (голова) або головного інженера, керівників підрозділів, які забезпечують зберігання матеріалів, кваліфікованих спеціалістів, які в змозі правильно визначити наукову, історичну і практичну цінність матеріалів та встановити терміни їх зберігання.

Комісії утворюються у складі 5-7 чоловік наказом керівника підприємства або організації.

12. Суб'єкти підприємницької діяльності передають матеріали на зберігання до Укркартгеофонду один раз на півріччя.

Передача здійснюється згідно з актом приймання-передачі встановленої форми (додаток 2), який складається у двох примірниках і підписується керівниками.

Інші суб'єкти підприємницької діяльності, які зберігають матеріали виконаних робіт у фондах підприємств-виконавців, подають до Укркартгеофонду інформацію про ці матеріали (додаток 3).

13. Роботи, пов'язані з підготовкою матеріалів для передачі до Укркартгеофонду, в тому числі виготовлення копій та їх транспортування, здійснюються за рахунок підприємств, організацій та установ, що виконують відповідні роботи.

14. Укркартгеофонд та суб'єкти підприємницької діяльності зобов'язані забезпечувати такі умови зберігання переданих їм матеріалів, які виключають і заподіяння шкоди.

15. До Укркартгеофонду передаються матеріали на постійне, довгострокове (5 і більше років) та тимчасове зберігання (термін встановлюється за потребою).

В Укркартгеофонді створюються архівний фонд та фонд реалізації.

16. Матеріали, термін зберігання яких минув або які стали непридатними для використання, повинні своєчасно передаватися експертними комісіями на знищення згідно з актом встановленої форми відповідно до вимог нормативно-правових актів з питань топографо-геодезичної і картографічної діяльності.

17. Оригінали топографічних карт усіх масштабів та оригінали інших матеріалів постійного зберігання, які стали непридатними для використання, підлягають знищенню тільки з дозволу Держкомзему за погодженням з Головархівом.

18. Безпідставне знищення матеріалів постійного та довгострокового зберігання, порушення термінів зберігання матеріалів, встановлених цим Положенням, тягне за собою відповідальність, визначену законодавством.

19. Матеріали, які містять відомості, що становлять державну таємницю, підлягають знищенню відповідно до вимог нормативно-правових актів.

20. Матеріали, які не містять відомостей, що становлять державну таємницю, не дозволяється використовувати для господарських потреб.

Ці матеріали знищуються відповідно до вимог нормативно-правових актів з питань топографо-геодезичної і картографічної діяльності.

21. Матеріали, які надійшли на постійне, довгострокове та тимчасове зберігання, підлягають обліку відповідно до вимог Закону України "Про топографо-геодезичну та картографічну діяльність", нормативно-правових актів з питань топографо-геодезичної і картографічної діяльності та цього Положення, з урахуванням вимог Головархіву.

22. Організація обліку матеріалів повинна забезпечувати швидке їх знаходження та гарантувати збереження.

23. Облік матеріалів, які містять відомості, що становлять державну таємницю, ведеться відповідно до Закону України "Про державну таємницю" та нормативно-правових актів з питань топографо-геодезичної і картографічної діяльності.

24. Облік матеріалів, що надійшли на зберігання до Укркартгеофонду, ведеться з використанням автоматизованих або картково-облікових систем.

25. Для контролю наявності та фізичного стану матеріалів періодично проводиться їх інвентаризація:

архівного фонду - один раз на два роки;

фонду реалізації - щороку;

інших документів - один раз на два роки.

26. Матеріали Укркартгеофонду можуть використовуватися юридичними та фізичними особами за умови дотримання ними вимог Закону України "Про топографо-геодезичну і картографічну діяльність", Положення про Укркартгеофонд, цього Положення та інших нормативно-правових актів з питань топографо-геодезичної і картографічної діяльності.

27. Топографо-геодезичні, картографічні та інші матеріали Укркартгеофонду є об'єктами державної власності і надаються у користування:

- органам виконавчої влади та органам місцевого самоврядування без права використання в комерційних цілях - безоплатно, крім витрат на послуги та пересилку;

- юридичним та фізичним особам - на договірних умовах.

28. Для створення нових та оновлення топографо-геодезичних і картографічних матеріалів загальнодержавного призначення підприємствам Держкомзему та спеціальним підрозділам Міноборони вихідні матеріали надаються безоплатно.

29. Юридичним та фізичним особам, які користуються матеріалами Укркартгеофонду, забороняється:

застосовувати технічні засоби та виконувати інші дії, що можуть призвести до пошкодження матеріалів, переданих на зберігання;

здійснювати несанкціоноване копіювання топографічних, картографічних, аерозйомочних матеріалів і гравіметричних даних;

передавати вихідні матеріали (їх копії) іншим особам без спеціального дозволу, якщо це не передбачається умовами користування відповідними матеріалами;

використовувати матеріали, які містять відомості, що становлять державну таємницю, без належних умов забезпечення зберігання таких матеріалів відповідно до вимог нормативно-правових актів з питань топографо-геодезичної і картографічної діяльності.

30. Юридичні та фізичні особи, які втратили матеріали, що становлять державну таємницю, зобов'язані терміново повідомити про це Держкомзем або Міноборони (якщо воно виготовило ці матеріали) та інші державні органи.

31. Порушення умов користування топографо-геодезичними, картографічними та іншими матеріалами Укркартгеофонду тягне за собою відповідальність згідно із законодавством.