Организация аналитического учета товаров и их оценка на складе и в бухгалтерии

Товары - часть материально-производственных запасов организации, приобретенная или полученная от других юридических и физических лиц и предназначенная для продажи.

При организации учета товарных операций руководствуются как общими нормативными документами по организации бухгалтерского учета, так и специальными, отражающими особенности сферы торговли, в частности Правилами продажи отдельных видов товаров, утвержденными постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55.

Учет движения товаров осуществляется на основании коммерческих первичных документов: счетов-фактур, транспортных накладных (товарно-транспортных, железнодорожных, коносамента), закупочных актов, накладных, кассовых чеков и др.

Для учета товаров применяются следующие формы унифицированных документов: ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров», ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей», ТОРГ-3 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров», ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика», ТОРГ-5 «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика», ТОРГ-6 «Акт о завесе тары», ТОРГ-7 «Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары», ТОРГ-8 «Заказ-отборочный лист», ТОРГ-9 «Упаковочный ярлык», ТОРГ-10 «Спецификация», ТОРГ-11 «Товарный ярлык», ТОРГ-12 «Товарная накладная», ТОРГ-13 «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары», ТОРГ-14 «Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)», ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей», ТОРГ-16 «Акт о списании товаров», ТОРГ-17 «Приходный групповой отвес», ТОРГ-18 «Журнал учета движения товаров на складе», ТОРГ-19 «Расходный отвес (спецификация)», ТОРГ-20 «Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров», ТОРГ-21 «Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции», ТОРГ-22 «Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц», ТОРГ-23 «Товарный журнал работника мелкорозничной торговли», ТОРГ-24 «Акт о перемешивании тканей», ТОРГ-25 «Акт об уценке лоскута», ТОРГ-26 «Заказ», ТОРГ-27 «Журнал учета выполнения заказов покупателей», ТОРГ-28 «Карточка количественно-стоимостного учета», ТОРГ-29 «Товарный отчет», ТОРГ-30 «Отчет по таре», ТОРГ-31 «Сопроводительный реестр сдачи документов».

По приобретаемым товарам ведется складской учет и аналитический учет в бухгалтерии.

Порядок ведения складского учета товаров зависит от способа хранения товаров, который может быть партионным, сортовым или партионно-сортовым.

При любом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров на складе в натуральном или в натурально-стоимостном измерении.

При партионном способе хранения каждая вновь поступающая партия товара хранится отдельно. На каждую поступившую партию должна открывается партионная карта в двух экземплярах (унифицированная форма МХ-10). На основании приходных и расходных документов в партионном карте отражаются поступление партии товаров и их отпуск на продажу. После полного расхода товаров из партии один экземпляр партионной карты передается в бухгалтерию.

При сортовом способе товары хранятся по сортам. Складской учет в этом случае ведется материально ответственными лицами в журнале учета товаров (унифицированная форма ТОРГ-18 «Журнал учета движения товара на складе») по наименованиям, сортам, количеству и ценам. Записи в журнале делаются на основании приходных и расходных документов только по количеству товара. После каждой записи выводится остаток товара.

Для подтверждения правильности учета товаров на складах материально ответственные лица составляют товарные отчеты за определенный период (унифицированная форма ТОРГ-29 «Товарный отчет»). Период составления товарных отчетов - от одного до десяти дней. Конкретный срок устанавливается руководителем торговой организации.

В товарном отчете записывается каждый документ в отдельности с указанием поставщиков, покупателей, даты и номера документов, стоимости товара и тары, указываются остатки товаров и тары на начало и конец отчетного периода.

Стоимостная оценка товаров в товарном отчете указывается та, в которой ведется учет товаров (в оптовой торговле - по покупным ценам или по фактической себестоимости; в розничной торговле — по покупным ценам, по фактической себестоимости или по продажным ценам).

К товарному отчету прикладываются приходные и расходные документы, и он сдается в бухгалтерию для проверки и отражения в бухгалтерском учете торговой организации операций по оприходованию и выбытию товаров.

Учет товаров на складе исследуемого предприятия ведет материально от­ветственное лицо. Складской учет ведется в натуральных показателях по номенклатурным номерам товаров (тары). Порядок учета товара на оп­товом складе может быть различен в зависимости от способа хранения товара и от некоторых факторов: частота поступлений товаров на склад, совместимость товаров по условиям хранения, их натуральные характеристики, а также объем и ассортимент товаров и т. д.

На складе применяется сортовой способ учета товаров. Хранение товаров организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения (вновь поступившие то­вары складируются и учитываются вместе со старыми).

Номенклатуры в данном случае различаются не только по типу и марке товара, но и по сорту, единице измерения, цвету и т. п. (в случае, если по этим признакам необходимо вести отдельный учет).

При сортовом способе хранения экономично используется складская площадь, возможно более оперативное управление остатками товаров, однако трудно выделять товары одного сорта, поступившие по разным ценам.

Так как при сортовом способе учета отдельный аналитический учет по ценам и (или) партиям не ведется, а в условиях свободного рынка товар одного сорта поступает по разным ценам, то выбор товара для реализации осуществляется произвольно. При этом исполь­зуется метод средней цены для оценки товаров.

На складе материально ответственные лица ведут учет непосредственно в программе в специальном отчете.

Учет хранения товаров осуществляется материально ответственными лицами (кладовщик, заведующий складом), с которыми заключается договор о материальной ответственности.

Материальная ответственность наступает с момента оприходования поступившего товара на склад на основании приходных товаросопрово­дительных документов и длится до момента выбытия, передачи товаров по расходным документам. Ответственные лица ведут учет товаров в натурально-стоимостном измерении на основании соответствующих приходных и расходных документов.

В исследуемой организации применяется количественно-суммовой метод учета, составляются сопроводи­тельные реестры, представляющие собой простой перечень документов с указанием их наименований, номеров и количества (отдельно по при­ходу и расходу).

Отчет составляется на основании непосред­ственно счета-фактуры (или товарно-транспортной накладной) с при­ложением к нему накладных на товары, переданные покупателям.

Срок представления отчетности в бухгалтерию определяется ру­ководителем предприятия в зависимости от размера предприятия и других конкретных условий. Отчетность материально ответственных лиц в организации установлена раз в месяц.

Поступившие в бухгалтерию товарные отчеты и первичные докумен­ты в тот же день проверяются по форме, по существу и арифметически. При этом обращается внимание на ре­альность начальных остатков, аккуратность и правильность составления документов и самого отчета, наличие всех приложенных документов, своевременность и полноту оприходования товаров или списания их с учета и др. Несвоевременное отражение движения товаров искажает величину товарного остатка и позволяет некоторое время скрывать не­достачи и излишки. Обнаруженные при проверке отчетов ошибки ис­правляются корректурным способом и заверяются подписью бухгалтера и материально ответственного лица. Проверенные и принятые к учету товарные отчеты проходят бухгалтерскую обработку. Сальдо, получен­ное по данным бухгалтерского учета, сверяют с остатками товаров и тары по товарному отчету.

Аналитический учет товаров в бухгалтерии может вестись следующими методами (таблица 1):

- количественно-суммовым;

- оперативно-бухгалтерским (сальдовым).

Таблица 1