Документированная информация или документ

Документ – это понятие было впервые введено Петром I. Он перевел это как «письменное свидетельство». Под документом раньше подразумевался только письменный источник информации. Потом это понятие было расширено – материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.

С тех пор ,в отечественном законодательстве есть 2 трактовки документа – одни под ними подразумевает только письменные объекты; другие – любые объекты, несущие информационную функцию.

Тем не менее, информационная трактовка документа практически победила. Основные вехи:

1979 – микрофильмы стали документами;

1990 – в УПК были включены видео- и фотодокументы;

1994 г. – ФЗ об обязательном экземпляре документа, там появилась информационная трактовка документа. Ст. 1 – документ – материальный объект, с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Что тут хорошо – четко фиксируются формы. Но определение не идеальное.

1995 – ФЗ об информатизации и т.п. – было понятие документированной информации – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Ст. 5 данного закона – документ, полученный из автоматизированной информационной системы (легализован статус компьютерного документа).

Ст. 2 действующего ФЗ об информации – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленном в законодательстве РФ ее материальный носитель.

Реквизиты должны обязательно определять содержание информации, а в некоторых случаях – ее материальный носитель.

26 сентября

Документирование (ГОСТ-Р-51141-98 по делопроизводству и архивному делу) - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документированная информация = документ (ст.11 Закона об информации - в отношении электронного документа; ГОСТ-Р -51141-98). Законодатель не указал в законе, что информация и документ- это равнозначные понятия. В частности, в ст. 11 Закона об информации, которая говорит о документировании информации, говорится о необходимости документирования информации в соответствии с правилами делопроизводства и документооборота. В той же статье говорится, когда электронное сообщение признается электронном документом.

В ГОСТе документированная информация рассматривается как синоним документа.

Определение "документ" является общеправовым, в некоторых законах есть свои частные определения (например, архивный документ).

Документ состоит из трех частей:

Содержание - любая информация, сведения, сообщения, данные независимо от формы представления.

Материальный носитель – в законе об Информации нет определения.

индивидуально определенный предмет (вещь) (материальный носитель дактилоскопической информации - Закон о дактилоскопической регистрации) - отсюда информация в ЭВМ - не документ;

не только предмет, но и физическое поле (Закон о государственной тайне - материальные объекты, в том числе физические поля,...);

отсюда материальный носитель - материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация отображена в форме символов и сигналов, и имеющий реквизиты, позволяющие определить данную информацию или в определенных случаях материальный носитель.

Реквизиты – выполняют две функции

ü информационная (удостоверительная) функция (кто составил, от кого исходит)

ü защитная (сохраняет документ от подделки).

Ст.11 ФЗ об информации упоминает два таких реквизита - собственноручная подпись лица, электронная подпись;

ГК еще два - факсимильное воспроизведение подписи с помощью механического или иного копирования; иной аналог собственноручной подписи (код, пароль).

Печать не упоминается, но в силу обычаев делового оборота считается реквизитом.