А) Требования к российским документам, представляемым за границей

599. — Консульская легализация.Если международным соглашением РФ не установлено иное, российские нотариальные акты и иные официальные документы,предназначенные для использования за границей, подлежат консульской легализации. Порядок консульской легализации предусматривается Инструкцией о консульской легализации (утв. МИД СССР 6 июля 1984 г.). В настоящее время легализацию документов и актов, исходящих от организаций, учреждений и должностных лиц РФ и предназначенных для предъявления за границей, осуществляет Департамент консульской службы МИД РФ.

Легализация российских документов для использования за границей обычно осуществляется по следующей схеме:

1) нотариус заверяет копию документа и верность его перевода на иностранный язык;

2) Министерство юстиции РФ свидетельствует подлинность подписи и печати нотариуса;

3) Департамент консульской службы (ДКС) МИД России, подтверждает подлинность печати Минюста России и подписи должностного лица;

4) консул иностранного государства, где будут использоваться документы, подтверждает на основании имеющихся у него образцов подлинность подписи и печати уполномоченного сотрудника ДКС МИД России.

Безусловно, что основной этап в процедуре консульской легализации заключается в удостоверении документов консулом иностранного государства. Именно с ним связывается признание за рубежом действительности нотариальных и иных официальных документов, происходящих из Российской Федерации. Поэтому следует исходить, прежде всего, из процедуры легализации, установленной в соответствующем консульстве иностранного государства на территории Российской Федерации. Если она не предусматривает, например, требования предварительного удостоверения подписи и печати компетентного должностного лица в ДКС МИД РФ или Минюсте РФ, то нотариусу нет необходимости подвергать обратившихся к нему лиц дополнительным расходам и временным задержкам.

Согласно сложившейся международной практике не требуется легализацияпаспортов и заменяющих их документов, а также документов, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, таможенные декларации и т. п.). Не подлежат легализации документы и акты, которые противоречат российскому законодательству и могут по своему содержанию нанести вред интересам России или содержат сведения, порочащие честь и достоинство граждан.

Если легализация в иностранном консульстве обусловлена представлением перевода документа с русского языка на иностранный язык, документ может быть легализован в ДКС МИД России одновременно с его переводом. Российские документы легализуются, как правило, в нотариально заверенных копиях. Исключение составляют документы об образовании образца, установленного для использования за границей, которые легализуются в ДКС МИД России в подлинниках.

Учредительные документы российских организаций подлежат легализации при условии их государственной регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации. Например, устав российского акционерного общества легализуется в нотариально удостоверенной копии при условии, что данный документ

зарегистрирован в российском государственном органе и на нем имеются соответствующие отметки и печати о регистрации. Сертификат происхождения продукции может быть легализован в нотариально удостоверенной копии, если он выдан уполномоченным на то государственным органом, но не самим производителем на собственную продукцию.

За совершение легализации в ДКС МИД России взимается государственная пошлина и сборы в счет возмещения фактических расходов. Срок рассмотрения документов, представляемых на легализацию, составляет три дня.

600. — Договорной режим.Россия заключила с рядом государств мира соглашения, согласно которым официальные документы, происходящие из одного государства, принимаются на территории другого без легализации. Речь идет о следующих государствах: Азербайджан, Албания, Алжир, Болгария, Босния и Герцеговина, Венгрия, Вьетнам, Испания, Кипр, Киргизия, КНДР, Куба, Латвия, Литва, Македония, Молдавия, Монголия, Польша, Румыния, Словакия, Словения, Тунис, Хорватия, Чехия, Эстония, Югославия. Нотариальные акты и иные официальные документы, направляемые в одну из этих стран, не требуют легализации.

601. — Освобождение от легализации в соответствии с многосторонними договорами РФ.В соответствии со ст. 13 Минской конвенции о правовой помощи документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других Договаривающихся Сторон без какого-либо специального удостоверения. При этом документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон рассматриваются как официальные документы, пользуются на территориях других Договаривающихся Сторон доказательной силой официальных документов.

Здесь возникает вопрос, что понимать для целей Конвенции под официальными документами, так как ее текст не содержит никаких уточнений на этот счет. Полагаем, что при толковании данного термина следует исходить из его общепринятого в международном обороте значения25.

В отношении таких документов может быть потребован их нотариально заверенный перевод. Однако с учетом того, что стороны Минской конвенции 1993 г. в своих отношениях могут пользоваться также русским языком (ст. 17), полагаем, что при отсутствии возражений в государстве, где планируется использовать российский нотариальный акт, последний может представляться на русском языке26.

602. — Гаагская конвенция 1961г.27 по праву считается универсальным международным соглашением, заменяющим требованием консульской легализации иностранных официальных документов, представляемых на территории Договаривающихся Государств, на проставление апостиля.Согласно ст. 1 Конвенции официальными являются следующие виды документов:

1) документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

2) административные документы;

3) нотариальные акты;

4) официальные пометки, такие как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

В то же время положения Гаагской конвенции 1961 г. не распространяется на:

1) документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;

2) административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Апостиль — это специальный штамп, проставляемый на указанных выше документах в соответствии с образцом, прилагаемым к Конвенции. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ (ст. 5).

603. — Органы, компетентные на проставление апостиля.Каждое государство — участник Гаагской конвенции назначает органы,

компетентные на проставление апостиля (ст. 6). В Российской Федерации апостиль проставляют28 :

· Министерство юстиции РФ — на документах, исходящих от организаций и учреждений, непосредственно подведомственных Министерству;

· органы юстиции администраций субъектов РФ — на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в тех же субъектах Федерации;

· органы загсов администраций субъектов Российской Федерации — на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им органов загсов;

· отдел документально-справочной работы Комитета по делам архивов РФ — на документах, выдаваемых центральными государственными архивами Российской Федерации;

· архивные органы субъектов Российской Федерации — на документах, выдаваемых подведомственными им архивами;

· Управление делами Генеральной прокуратуры РФ — на документах, оформляемых по линии прокуратуры.

Таким образом, компетенция названных органов по проставлению апостиля имеет определенные территориальные пределы. Их должностные лица могут выполнять данную формальность только в отношении официальных документов, происходящих от организаций, учреждений и должностных лиц, находящихся в рамках их территориальной компетенции. Однако в интересах граждан и во избежание пересылки документов из одного региона в другой возможно проставление апостиля на копиях официальных документов, выданных в других регионах Российской Федерации, но засвидетельствованных нотариально по месту нахождения органа, проставляющего апостиль29.

604. — Гаагская конвенция 1961 г. не препятствует применению других международных соглашений, которые устанавливают еще более либеральный режим. Проставление апостиля не требуется, "если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами отменяют или упрощают

данную процедуру или освобождают документ от легализации". Так, соблюдение данной формальности не требуется, если Российская Федерация и государство, где представляется российский официальный документ, являются участниками двустороннего (см. список выше, № 600) или многостороннего (Минская конвенция 1993 г.) соглашения, освобождающего их от каких-либо удостоверительных процедур.

В то же время если международным договором РФ с иностранным государством, также являющимся участником Гаагской конвенции 1961 г., установлены более жесткие правила (требование консульской легализации), то применяется более либеральный режим Конвенции 1961 г. (ст. 8).

Например, в соответствии с Договором между СССР и Грецией о правовой помощи по гражданским и уголовным делам от 21 мая 1981 г., освобождаются от легализации лишь официальные документы, выданные или направляемые в связи с оказанием правовой помощи компетентными учреждениями Договаривающихся Сторон (ст. 15). Остальные документы подлежат консульской легализации. Аналогичное положение содержится в Договоре СССР с Финляндией о правовой помощи от 11 августа 1978 г. (ст. 11). Однако данное правило не может применяться, так как Россия и названные государства являются участниками Гаагской конвенции 1961 г., отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, которая будет иметь приоритет по сравнению с двусторонним договором.