Система управленческого учета текущего состояния ресурсов и задолженностей фирмы

Общее представление о системе учета и отчетности ресурсов фирмы дают следующие три положения, которые сформулированы в конструктивном стиле.

1. Занимаясь основной деятельностью, фирма регистрирует все события в специальных журналах учета хозяйственной деятельности.

2. Через равные промежутки времени (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) по данным журналов по направлениям деятельности составляются отчеты, в которых показана информация, относящаяся к данному направлению.

3. Регулярно (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) для высшего руководства составляются сводные отчеты, куда включается наиболее существенная информация из отчетов о хозяйственной деятельности.

Уже на первых этапах система управленческого учета и отчетности должна отсеивать лишнюю и ненужную информацию, а для этого требуется четкое определение, какая информация требуется для управления. Сам процесс отсеивания и упорядочения отличает исходные данные от информации, пригодной для принятия управленческих решений.

Рассмотрим примерную структуру системы управленческого учета и отчетности. В этой системе использованы два базовых понятия:

Сводка, или журнал регистрации — это документ (база данных), в котором отражаются все текущие изменения в состоянии соответствующего ресурса.

Отчет — это документ, в котором фиксируется состояние соответствующей сводки на определенный момент времени, например, на начало каждого месяца (или недели).

Система управленческого учета и отчетности должна охватывать все стороны деятельности фирмы, предоставляя менеджерам необходимую для управления информацию. Именно этим обстоятельством продиктован приводимый ниже перечень основных структурных составляющих системы:

• сводки и отчеты о продажах;
• сводки и отчеты о закупках.
• сводки и отчеты о дебиторской задолженности (отдельно указывается просроченная задолженность);
• сводки и отчеты о кредиторской задолженности;
• сводки и отчеты о запасах готовой продукции,
• сводки и отчеты о незавершенном производстве;
• сводки и отчеты о запасах сырья и комплектующих.
• сводки и отчеты о произведенной продукции;
• сводки и отчеты о бартерных сделках;
• сводный отчет;
• отчет о движении денежных средств;
• отчет о прибыли;
• баланс.

Важно отметить, что фирма разрабатывает форматы этих документов для себя, т. е. руководствуясь соображениями наибольшего удобства и учитывая принятые на фирме и зарекомендовавшие себя процедуры взаимоотношения по получению и обмену информацией.

Стратегия использования системы управленческого учета и отчетности такова, что:

• сводки (журналы регистрации) фиксируют состояние деятельности фирмы и регистрируют основные показатели этой деятельности в некоторых достаточно лаконичных числовых данных;
• отчеты фиксируют некоторые промежуточные итоги деятельности по отдельно взятым направлениям (например, состояние товарно-материальных запасов) и служат основой для принятия оперативных решений;
• сводные отчеты представляют комплексную информацию о результатах деятельности фирмы сразу по всем направлениям, и поэтому они служат основой для принятия стратегических решений высшим руководством фирмы.

Система учета издержек должна давать руководству точную, достоверную и оперативную информацию о расходовании ресурсов. Кроме общих сумм израсходованных ресурсов, хорошая система управления издержками отражает причинно-следственные связи между различными статьями издержек и отдельными бизнес-процессами фирмы.