Служебное поле документа

Служебное поле документа включает в себя поле для подшивки документа (20 мм с левой стороны листа и по 15 мм с остальных трех сторон), а также все свободные места на листе бумаги от реквизитов автора. На служебном поле размещаются следующие реквизиты (17,19, 28-30):

17. Резолюция. Автор резолюции дает указание по исполнению решения, постановления, инструктивного письма и т.д., зафиксированного в данном документе. В состав резолюции должны входить: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.

19. Отметки о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

28. Отметка об исполнении документов и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлений его в дело свидетельствует о том, что все поставленные в документе вопросы решены. По каждому документу должно быть видно, каким образом он исполнен. Если направлен ответ, то к документу прилагается копия ответа.

О других формах исполнения на документе исполнитель делает отметку, которая имеет юридическое значение и представляет собой справку об исполнении. Например:

1) "Вопрос решен по телефону с начальником планового отдела завода Никоновым О.С. 1999.05.12 (личная подпись исполнителя)".

2) "Дано устное разъяснение зав. канцелярией объединения Новиковой А.Г. 1999.10.02 (личная подпись исполнителя).

3) "Включено в отчет (наименование)".

Исполнитель, оформивший отметку, несет "ответственность за ее достоверность.

Слова "в дело" и номер дела, в которое должен быть подшит документ, дата направления и подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя документа завершают прохождение документа, например:

"В дело 10-07 (личная подпись исполнителя)"

29. Отметка о поступлении документа. Располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления и его индекс, при необходимости и время поступления документа (если документ пришел в день или после даты срока исполнения).

30. Идентификатор электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.