Этикет и его значение в деловых документах

Особая роль в деловых взаимоотношениях с партнерами отводится этикету. Этикет - перевод с французского языка (etiquette) – ярлык, этикетка. Этикет в деловых документах проявляется в обращениях и приветствиях, манерах составления документа и т.д. Соблюдать этикет – означает следовать особым нравственным нормам поведения.

Для успешного установления деловых контактов с людьми крайне важно соблюдать некие нравственные нормы, которые регулировали бы взаимоотношения с окружающими. В числе таких норм можно выделить: вежливость, корректность, тактичность, благородство и точность.

Первая из этих норм – вежливость – является выражением уважительного отношения к человеческому достоинству. Суть вежливости - доброжелательность. Доброжелательность проявляется и в приветствиях, и в пожеланиях.

Антипод вежливости – грубость. Грубые взаимоотношения являются не только показателем низкой культуры, но и экономической категорией. Подсчитано, что в результате грубого обхождения с партнерами деловые люди не реализуют до 20% своего экономического интереса. Это проявляется в виде незаключенных контрактов, расторгнутых и неподписанных соглашений, невыполненных договоренностей и т.п.

Сродни вежливости нравственная норма – корректность. Она означает умение держать себя в рамках приличий в любых ситуациях и, в первую очередь, в конфликтных. Корректное отношение проявляется в умении понять позицию и возражения оппонента, предъявить претензию, четко обосновать свою позицию, ответить отказом в заключении какой-либо сделки, конкретно и четко сформулировать причины и т.п.

Элементом вежливости является тактичность. Чувство такта – это чувство меры, границы в общении. Быть тактичным – это не унижать достоинство партнеров, оппонентов, все свои чувства (восторг или недовольство) сдерживать.

Этическая культура проявляется также в скромности. Она проявляется в уважении вкусов и привязанностей других людей, в небравировании своим служебным положением, сдержанностью в оценке.

Благородство – это еще одна этическая норма. Оно предполагает совершение бескорыстных поступков, не допускает унижение других ради своих выгод.

Важным в деловых отношениях является также норма этикета - точность. Без точности нельзя выполнить условие договора, взятых обязательств и т.д. Кто не выполняет взятых на себя задач – не вызывает доверия и уважения. Неточность граничит с обманом и ложью.

2.3. Особенности официально-делового стиля

Создание новых структур ведет к увеличению общего количества чисел документов, создаваемых в стране. Хотя это число точно не известно, но составляет примерно 500-600 млрд. только управленческих документов. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой, и использоваться только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций.

Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают также функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистической, научной, официально-деловой, художественно-литературной и т.д. Официально-деловой стиль – это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Смешивание стилей может привести и к расторжению деловых отношений и к очень смешным ситуациям. Например, если смешать лирический и деловой стили, может получиться как у П.Хмара в стихотворении "Деловое письмо о любви":

На Ваш исходящий с отказом

Я вам сообщить бы хотел,

Что слишком серьезно наказан

Таким состоянием дел.

Вопрос быть моею женою

Был в принципе вами решен.

Он был согласован со мною

И вами в тот день утвержден.

Когда, совещаясь в субботу,

Мы вечером шли из кино,

И я, проявляя заботу,

Купил вам одно эскимо.

В тот день вы давали зароки

О загсе, о свадьбе, но вот

Теперь вы срываете сроки

Намеченных прежде работ.

Теперь вы намерены даже

Нарушить былой договор…

Любовь нашу до арбитража

Я не доводил до сих пор, —

Я полон пока еще веры.

Без вас не могу я никак!

Примите конкретные меры

По части вступления в брак.

Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи – выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т.д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.

Две важнейшие особенности официально-делового стиля:

— выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения;

— официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем.

Эти особенности способствовали закреплению в ней традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи.

Официально-деловой стиль характеризуется:

— высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения);

— официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки);

— безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).

Официально-деловой стиль – это стиль договоров, контрактов, постановлений, приказов, государственных актов, доверенностей, заявлений, уставов, инструкций, докладных и объяснительных записок, протоколов и т.д.

Этот стиль обслуживает сферы отношений, возникающие между государственными органами, организациями и внутри их, а также между организациями и гражданами.

Выделяют следующие разновидности официально-делового стиля:

— канцелярский;

— юридический (язык законов и указов);

— дипломатический.

Для управленческих документов используется канцелярский стиль, это более распространенный вариант официально-делового стиля. Именно в нем наиболее четко и последовательно выражены основные специфические черты, присущие в целом этому стилю. К основным чертам официально-делового стиля относится также точность формулировок, не допускающая инотолкования.