Практическое занятие № 7

Тема: Работа в программе MS Access.

План:

1. Понятие о базе данных.

2. СУБД MS Access.

3. Работа с СУБД MS Access.

4. Практическое задание.

5. .

1. Понятие о базе данных.

База данных (БД) – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.

Структура (БД)–

большинство баз данных имеют табличную структуру.

В базе данных столбцы называются – полями (основа структуры база данных), а строки – записями (составляют информацию, которая в ней содержится).

Свойства полей

ü Размер или длина– выражается в символах илиусловно измеряется в байтах.

ü Имя поля–уникальное свойство. т.е. одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем.

ü Подпись – информация, которая отображается в заголовке столбца (подписывается под именем).

Типы полей

ü Числовое – служит для ввода действительных чисел.

ü Дата/время – для ввода календарных дат или времени.

ü Логическое поле – для ввода логических данных, имеющих только два значения (да или нет, 0 или 1 и т.п.).

ü Денежный–для хранения денежных сумм, содержит особенности, связанные с правилами округления.

ü Счетчик – для порядковой нумерации записей.

ü Текстовый – для хранения неформатированного текста, ограниченного размера (до 255 символов).

ü Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста.

База данных предполагает наличие комплекса обслуживающих средств, которые позволяют использовать содержащуюся в ней информацию.

2. СУБД MS Access.

Системы управления базами данных (СУБД) – это программная система, с помощью которой можно создавать базы данных, наполнять и работать с ними. Наиболее мощная, и простая в использовании СУБД – MS Access, исходное окно содержит шесть вкладок (видов объектов).

Объекты Access

ü Таблицы– основные объекты БД, в них хранятся данные; реляционная БД может иметь много взаимосвязанных таблиц.

ü Запросы– специальные структуры, с помощью которых данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, т.е. обрабатывают.

ü Формы – объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

ü Отчеты – выводят данные на принтер в удобном и наглядном виде.

ü Макросы – это макрокоманды. Несколько наиболее часто используемых команд можно объединить в один макрос и назначить его выделенной комбинацией клавиш.

ü Модули – программные процедуры и функции, написанные на языке VBA программистом для расширения возможностей системы.

По степени универсальности различают два класса СУБД:

• системы общего назначения;

• специализированные системы.

СУБД общего назначения не ориентированы на какую-либо предметную область или на информационные потребности какой-либо группы пользователей. Они позволяют существенно сокращать сроки разработки приложения, экономить трудовые ресурсы. Этим СУБД присущи развитые функциональные возможности, и даже определенная функциональная избыточность.

По способу доступа к данным СУБД можно классифицировать на:

• файл-серверные;

• клиент-серверные.

При работе с файлами современные СУБД предоставляют пользователю возможности создания новых объектов БД, создания и переименования ранее созданных объектов, модификации уже существующих объектов в БД.

3. Работа с СУБД MS Access.

1. Создание Базы данных

Запустить Access → меню «Файл» → команда «Создать…» → Новая база данных… (на панели задач) → Набрать имя → «Создать».

2. Создание таблицы

Таблицы – объект, который определяется и используется для хранения данных. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Одна таблица реляционной базы данных содержит информацию о совокупности экземпляров одного объекта базы данных. Работать с таблицей можно в двух режимах:

1) Режим конструктора, в котором задается структура таблицы, т.е. определяются типы и свойства полей, их число и название. В этом режиме каждая строка соответствует одному из полей определяемой таблицы. Здесь же задаются ключевые поля. Для этого нужно выделить поле и нажать кнопку Ключевое полена Панели инструментов . В MS Access допускается использование ключей четырёх типов: первичного, простого, составного и внешнего.

2) Режим таблицы, который используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки(сортировка записей в базе данных – это изменение отображаемого порядка следования записе) или удаления данных (записей).

3. Создание межтабличных связей

Межтабличные связи в реляционной базе данных необходимы для обеспечения целостности данных и автоматизации обслуживания базы. Таблицы связываются в специальном окне «Схема данных»:

а)находясь в главном окне БД Access, нажать кнопку «Схема данных» (на Панели инструментов ) – откроется соответствующее окно;

б)добавить нужные таблицы, расположить их в окне с помощью мышки по вашему усмотрению;

в)щелкнуть по связываемому полю одной таблицы и «перетащить» его на связываемое (одноименное) поле другой таблицы;

г)в появившемся окне установки параметров связи поставить флажок «Обеспечение целостности данных» → Создать.

4. Создание запроса на выборку

Запрос к базе данных представляет собой инструкцию на отбор записей в базе данных. Языком запросов к реляционным базам данных является SQL (Structured Query Language – язык структурированных запросов). Фильтрация записей в базе данных – это отображение в таблице только тех записей, которые соответствуют определённым условиям. Так же как и таблицы, запросы создаются в режиме конструктора, а в режиме таблицы – запросы просматриваются:

а)выбрать категорию Запросы, находясь в основном окне БД Access → Создание запроса в режиме конструктора(откроется окно построителя запросов);

б)добавить в запрос нужные таблицы → выбрать поля и установить условия отбора → Сохранить и дать имя запросу;

в)для выполнения запроса нажать кнопку Запуск.

5. Создание форм с помощью мастера

Мастер форм – специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком.

Для работы в режиме формы необходимо, чтобы структура таблицы была уже создана, тогда выбор вкладки Форма автоматически запускает Мастер форм с исходной структурой.

4. Практическое задание.

1. Создать БД «Список студентов».

2. В режиме конструктора создать три таблицы: «Адрес», «Успеваемость», «ФизДанные» и заполнить их (не менее 5 записей).

Адрес

Ключ	Имя поля	Тип поля	Примечание
	КодСтудента	Счетчик
	Фамилия	Текстовый
	Имя	Текстовый
	Город	Текстовый
	Улица	Текстовый
	Дом	Числовой
	Квартира	Числовой