Шаг за шагом приводят к цели

Эзоп

Большинство из нас в общих чертах знает, что нужно делать. Фактически же (это я знаю по собственному опыту) у нас много времени уходит на обсуждение того, что и как нужно делать, на размышления об этом и о возможных деталях исполнения, а работа при этом простаивает.

Планирование работ по теме — это, в сущности, раскадровка ваших жизненных и рабочих целей. Все мы знакомы с таким планированием в широком смысле слова. В качестве примера можно привести годовой финансовый план компании или подразделения и задачи, решение которых способствует его выполнению. Рассмотренный ранее подготовительный этап создания фильма также может служить примером плана разработки определенной темы. По сути дела, подготовка к съемкам или формирование бюджета складывается из многих индивидуальных планов. Проблемы и задачи, профессиональные и личные, решением которых мы занимаемся ежедневно, и отдельные действия, направленные на решение этих задач, можно назвать именно планами. Мне больше всего нравится определение проекта, данное моим коллегой из Великобритании Роном Хопкинсом:

Это последовательность взаимосвязанных действий, которые в случае их выполнения приводят к видимому, ощутимому результату.

Решение каждой задачи должно осуществляться по определенному плану.

«Раскадровка» (план работ по теме) представляет собой набор ясных мысленных зарисовок каждого отдельного действия, необходимого для последовательного достижения цели. Разработка такого плана позволяет понять, как, в какой последовательности, с использованием каких ресурсов, за какое время, с кем и вместе с какими другими проектами или операциями можно наилучшим образом выполнить работу.

Если ваши рабочие файлы в порядке, в них представлены материалы по всем работам, которые вам предстоит выполнить. Соответствующий план по каждой работе должен быть оформлен и помещен в каждый из ваших рабочих файлов. Должны быть указаны сроки решения каждой задачи, а также лица, ответственные за их решение. План подсказывает вам, что нужно сделать для достижения поставленных целей, потому что вы можете отчетливо представить себе и проанализировать работы, которые необходимо выполнить. Если задачи детально определены, каждая может быть решена в кратчайшее время, что станет очередным шагом к достижению конечной цели.

Составляя свой план работ на неделю, вы просматриваете планы всех работ из своих рабочих файлов и выбираете те задачи, которые должны решаться на следующей неделе. Вам не приходится снова и снова решать, что нужно делать по каждой теме, потому что часть процесса планирования уже выполнена. Понедельное планирование становится эффективной и быстро выполняемой операцией, позволяющей оптимизировать осуществление намеченных работ.

Образец плана работ по теме представлен в таблице 4. 3.

Критерии необходимости составления плана работ по теме

Ниже перечислены некоторые критерии оценки задач, позволяющие заключить, что их решение требует составления плана работ:

• задача комплексная;

• задача кажется трудной;

• решение задачи должно осуществляться несколькими исполнителями;

• решение задачи связано с освоением новой операции;

• для выполнения задачи установлены жесткие сроки;

• решение задачи связано с изменениями в характере работы.