Календарь

Месячное планирование формирует общее представление о предстоящей работе и повышает эффективность недельного планирования. Оно, как правило, сводится к простому перечислению ключевых событий предстоящего месяца.

И позволяет подготовиться к этим работам и помогает организовать их выполнение. Оно дает возможность воплотить ваши цели, задачи и стремление к реальной действительности.

В своей книге «How I Raised Myself from Failure to Success in Selling» («Как я достиг успеха в торговле») (Simon & Shuster, 1947) Фрэнк Беттгер, один из самых влиятельных торговцев этого столетия, назвал время, отведенное на недельное планирование, «самоорганизацией». Он писал:

Поразительно, как много я могу сделать, если я уделяю достаточно времени планированию, и как мало мне удается без этого. Я предпочитаю работать по строгому графику четыре с половиной дня в неделю и выполнить что-либо, чем работать всю неделю и не добиться ничего.

Ведение ежедневника и процесс месячного планирования для руководящих работников

Мой друг и партнер из Великобритании Джей Хервитц работал с руководителями высшего звена одной из крупнейших корпораций страны и предложил высокоэффективный метод планирования, который он назвал «Ведение ежедневника». Джей рекомендовал руководящим работникам формировать календарный план на следующий месяц один раз, обычно в середине текущего месяца. Месячное планирование больше всего необходимо руководителям высокого ранга, поскольку им приходится назначать важные встречи заранее. В то же время у них значительно меньше неожиданных повседневных дел.

Вот что он предложил делать каждому руководителю.

1. Взять чистый лист бумаги и начертить следующую таблицу:

2. Разбить в процентах, не более чем на восемь общих категорий, виды выполняемых операций так, чтобы в сумме получилось 100%. Например:

• совещания руководства;

• управление работой прямых подчиненных;

• кадровые вопросы;

• финансовые вопросы;

• посещение подразделений, филиалов, клиентов;

• работа с входящими документами;

• работа по темам;

• прочее.

3. После составления такой классификации определить (в процентах) время, затрачиваемое на каждую категорию, и занести эти данные в столбец «Сейчас». Цифра эта должна быть приблизительной. Не беда, если сначала у вас получится в сумме больше 100%. Пишите так, как вам представляется. После предварительного определения процентов откорректируйте данные, чтобы в сумме получилось 100%.

4. Задайтесь вопросом, нет ли какого-либо аспекта деятельности, который вы не выполняете или не занесли в свой список, но полагаете, что ему нужно уделить время (например, время на обдумывание, обзоры или планирование). Добавьте их в список.

5. Продумайте, как бы вы хотели в идеале распределять свое время в будущем.

• Если вы добавили какие-то операции, выполняя пункт 4, начните с него. Какой процент вашего времени вы намерены им посвятить? Зафиксируйте его в колонке «В будущем».

• Обдумайте все остальные действия, откорректируйте соответствующие проценты и занесите их в колонку «В будущем».

• Старайтесь смотреть на вещи реалистично. Если у вас сейчас уходит 25% времени на совещания у руководства, нереально предположить, что в будущем на эти совещания можно отвести 0%. Вероятнее всего, отказ от посещения этих совещаний не в вашей власти.

6. Отметьте на вашем календаре промежутки времени в предстоящем месяце (или в следующем за ним, если предстоящий уже полностью расписан) для тех действий, на которые вы отвели в колонке «В будущем» больший процент своего времени, чем в колонке «Сейчас». Это позволит вам убедиться, что вы выделили на эти виды работ время и внесли все необходимые изменения.

Не отводите точного времени на все операции, которые вам предстоит выполнить. Это сделает ваш календарь чересчур жестким и не позволит маневрировать в случае возникновения непредвиденных ситуаций.

Планирование работ по теме

Мы уже обсудили процесс недельного планирования работ. Перейдем теперь к детальному рассмотрению другого типа планов, называемых планами работ по темам.

Касаясь вопросов, связанных с созданием рабочих файлов, мы обсуждали, как в этих файлах следует представлять основные задачи и темы, над которыми вы работаете. В каждом файле могут содержаться материалы, требующие сотни часов упорной работы.

Приходилось ли вам слышать вопрос: «Как съесть слона? » Один человек ответил: «Для этого понадобится очень много кетчупа». В этом шуточном ответе — один из секретов наращивания продуктивности любой деятельности. Если вы выберете время на то, чтобы разбить большую сложную работу на обозримые детальные задачи — как при стратегическом и тактическом планировании, — это даст вам возможность повысить свою персональную продуктивность независимо от того, идет ли речь о долгосрочной или краткосрочной работе или о сложных, многоплановых задачах. Трудно переоценить важность этого утверждения, когда речь идет о продуктивности работы и решении жизненно важных задач.