Система хранения материалов, касающихся долгосрочных работ

При наличии и ежедневном контроле системы хранения материалов, касающихся долгосрочных работ, вас подстраховывает простая и надежная система напоминаний. Допустим, например, что я — ваш клиент и мы договорились встретиться 15 декабря. В вашем файле содержится пометка, напоминающая вам о необходимости позвонить мне 13 декабря, чтобы убедиться в том, что все готово. В файле, в разделе на 13-е число, есть также отметка о необходимости подтвердить все наши договоренности. Кроме того, в соответствующем разделе, относящемся к декабрю, есть такие пометки, как «Проверить расписание авиарейсов» и «Связаться с клиентом из Чикаго», наряду с пометкой, напоминающей вам о необходимости проконсультировать помощника по поводу отчета фирмы Lyman, с тем чтобы он заменил вас на переговорах с этой фирмой, назначенных на 15 декабря.

Папки материалов, касающихся долгосрочных работ, могут использоваться, чтобы не загромождать корзину (лоток) для бумаг, ожидающих рассмотрения. Предположим, например, вы должны что-то написать и на это уйдет несколько часов. У вас есть всякие бумаги, возможно, первый набросок того, что должно быть написано к определенному сроку. Этот вариант не обработан, потому что вы по опыту знаете, что это займет не менее двух часов, а у вас не найдется этих двух часов до четверга. Тогда вы намечаете в своем календаре выделить в четверг два часа и помещаете черновик в папку на четверг, 11 декабря, когда, как вы полагаете, у вас будет время сесть за эту работу. Впоследствии, благодаря своей привычке каждое утро просматривать папку, в файле с датой 11 декабря вы обнаружите черновик и проверите свой ежедневник. Конечно же, вы выделили время между 9 и 11 часами утра для работы над этим докладом. Когда окончательный вариант будет готов, вы поместите его в вашу корзину (лоток) для исходящих документов и направите по назначению.

Все, что здесь сказано о папках с материалами, касающимися долгосрочных работ, в полной мере относится и к аналогичным электронным системам. Это может быть программное обеспечение, специальная программа или персональный карманный органайзер, подобный известному Palm Pilot. Такие программы нередко включены в систему электронной почты. Для тех, кто работает без секретаря или помощника, электронные системы оказываются более эффективными и удобными в употреблении, чем бумажные подсказки.

Вы можете убедиться в том, как важно проверять папку с файлами ежедневно. Это ключевой компонент философии Сделайте это сейчас же. Регулярно обращаясь к материалам, касающимся долгосрочных работ, расписанных во времени, вы каждый день будете точно знать, что нужно сделать, чтобы не выбиться из графика, и какие задания надо выполнить для завершения проекта.