Рабочие материалы

Однажды человек, на чьем столе громоздились невероятные горы бумаг, уверенно сказал мне, что он всегда помнит, где что у него лежит. Я спросил: «Значит, вы считаете, что иметь систему бесполезно?» Он указал на хаос на своем столе и ответил: «У меня есть система».

Через некоторое время зазвонил телефон. На другом конце провода спросили о письме, полученном моим собеседником несколько дней назад. «Одну секунду», — ответил он и стал листать кучу бумаг, потом перелистал другую кучу, сконфуженно глянул на меня, покраснел и занялся еще одной кучей. Затем смущенно сказал в трубку: «Извините, я вам перезвоню».

Я присел и посмотрел на него. Тогда он сказал: «Вообще-то, может быть, ваша программа и полезна, но, честное слово, эта бумажка лежала как раз под голубым листом в этой папке».

Многие думают, что знают, где что лежит. Однако им часто приходится терять драгоценное время на поиски, потому что на самом деле они этого не знают. Да и смешно было бы надеяться на то, что человек будет помнить, куда положил каждую бумажку.

Если ваш босс требует, чтобы вы в любой момент могли найти нужную бумагу, вы, наверное, возмущаетесь. А ведь именно для этого предназначены ваши папки с рабочими материалами.

На рисунке 2. 3 показано, какие виды информации содержатся в рабочих файлах.

1. Справочная информация. Это файлы с телефонами, адресами, компьютерными кодами, правилами внутреннего распорядка компании и другой информацией, которой вы пользуетесь постоянно и хотите в случае необходимости иметь под руками.

2. Материалы «Для обсуждения». Создайте файлы для деловых встреч и для каждого сотрудника, с которым вы взаимодействуете.

3. Рутинные операции. Эти файлы содержат информацию, которая касается задач, выполняемых ежедневно, еженедельно, ежемесячно.

4. Текущие дела. Это материалы по проектам, над которыми вы работаете сейчас. Создайте отдельные папки для каждого проекта и поместите в них все необходимое для вашей текущей работы. Теперь просмотрите эти папки и менее срочные материалы переложите в папку со вспомогательной информацией.

5. Долгосрочные работы. В этой папке должно быть два раздела: один нужно разбить на части, пронумеровав их от 1 до 12 по месяцам; другой — на части от 1 до 31 по дням месяца. Папки с этими материалами используются при решении задач, находящихся в процессе длительного рассмотрения и завершения.