Оснащение вашего офиса

Давайте обратимся к тем средствам, которыми вы пользуетесь в вашей работе. Если вы читаете эту главу не за своим столом, вообразите, что вы сидите за ним. Как скомпоновано ваше рабочее место? Чем вы пользуетесь?

1. Тройной лоток для бумаг. Прежде всего, для повседневного потока бумаг (не для хранения!) у вас должны быть три корзинки или лотка: для входящих документов, для документов, ожидающих рассмотрения, и для исходящих документов. Система лотков выглядит так, как показано на рисунке 2. 1.

2. Ваш набор канцелярских принадлежностей. Такими вещами, как степлеры, ручки, карандаши, клейкая лента, футляры для визиток, может быть, точилки для карандашей, калькулятор, скрепки, дискеты и т. п., вы пользуетесь на работе каждый день.

Мне приходилось видеть людей, у которых на столах и в ящиках было по два или три степлера, как они полагали, сломанных. На самом деле они сломаны не были, просто скрепки застряли в механизме, но никто не удосужился их вытащить. Каждый раз, когда требовался степлер, приходилось просить его у соседа по столу! Какой бы мелочью ни казался степлер, это один из основных инструментов конторского служащего, и если этот и другие основные орудия вашего труда на месте, вам удастся работать более эффективно и продуктивно.

Убедитесь, что у вас есть все, что нужно для работы, что все это исправно и вам не придется каждый раз просить у кого-то ножницы или степлер. Найдите время, чтобы осмотреть все свои принадлежности. По окончании этого маленького мероприятия у вас будут степлер, ручки, карандаши, точилки, блокноты, скотч, футляр для визиток, скрепки, дискеты, папки, карточки и все прочее, чем вы пользуетесь в повседневной работе, и все это будет в рабочем состоянии. Такого рода принадлежности должны храниться в среднем или боковых ящиках вашего стола, но не на его поверхности.

Старайтесь ничего не терять. В бухгалтериях компаний мне часто приходится слышать о невероятных потерях. Люди рассказывают: «Как только мы навели порядок, мы обнаружили, чем располагаем в действительности, сколько нам требуется и сколько расходуется напрасно». Иногда размеры потерь просто пугают.

Однажды я занимался внедрением программы ОПД в одной средних размеров брокерской фирме. Я по очереди обошел все столы и попросил сотрудников собрать лишние принадлежности, чтобы сдать их на центральный склад. Я это сделал из-за жалоб на то, что на складе часто не бывает нужных принадлежностей. А малым компаниям не хватает квартальных средств на недостающие канцтовары. И вот, поработав по программе ОПД со 120 сотрудниками компании, я собрал все лишние принадлежности, которые нашлись в ящиках рабочих столов. Их оказалось столько, что до конца года не понадобилось закупать ни одной вещи. Нужно было только собрать все, что валялось в ящиках. Это обычная история. Если вы хотите в корне изменить свой подход к работе, осмотрите собственный стол, поройтесь в его ящиках и как следует изучите свое рабочее место. Бьюсь об заклад, вы найдете полдюжины лишних ручек и кучу других вещей, о существовании которых даже не подозревали.

То же с уверенностью можно сказать и об информации в ваших папках и файлах: вы не знаете, что у вас есть, и, естественно, не пользуетесь этим. А без организации и поддержания в рабочем состоянии того, что у вас есть, вы даже не знаете, чем располагаете. Вы не используете своих возможностей. Представьте себе людей, спасающихся после кораблекрушения на резиновом плоту в океане. Первое, что они должны сделать, — подсчитать все запасы, чтобы ничего не потерять. В их ситуации любая потеря может стоить им жизни.

3. О копировании. С понедельника до пятницы миллионы людей в офисах используют копировальную технику. Это может показаться мелочью, но неумение обращаться с ксероксом может стоить дорого. Мой приятель рассказал мне такую историю. Ему понадобилось поехать в Калифорнию проконсультироваться с клиентом. Встреча с директором-распорядителем и президентом компании проходила в конференц-зале. Когда мой приятель представил им свой обзор на одной странице, директор-распорядитель захотел снять с него копию. Он прервал беседу, вызвал специалиста-копировальщика и стал ждать. Через двадцать минут специалист возвратился с листом бумаги. Позже, просто из любопытства, мой приятель спросил, почему понадобилось так много времени, чтобы сделать ксерокс одной страницы. Помощник директора-распорядителя провел его через длинный холл, и, пройдя через несколько дверей, они попали в помещение для копирования. Там стоял огромный ксерокс — монстр со множеством кнопок и несколькими дюжинами отсеков разного назначения. С помощью этого чудовища можно было с одинаковым успехом не только сделать копию с листа бумаги, но и запустить космический корабль. Около 90% сотрудников офиса не имели представления, как им пользоваться.

4. Факсы. Вы должны уметь пользоваться факсом, принтером и всеми другими техническими средствами офиса. Аппаратура должна быть исправна и снабжена расходными материалами и сменными частями. Рядом должны быть вывешены краткие инструкции по ее использованию. И вы должны найти время ознакомиться с ними.

5. Компьютеры. Часто люди, умеющие обращаться с компьютерами, не полностью используют их возможности. Например, иногда они прибегают только к программам для обработки электронных таблиц, игнорируя такие функции, как обработка текстов, выписка счетов, отслеживание и сопровождение информации, календарное планирование и т. п. Компьютер может использоваться по-разному, но многие умеют выполнять только одну функцию. С помощью компьютера можно отправлять и получать факсы, проводить банковые операции, оплачивать счета и заказывать театральные билеты — все это не выходя из офиса и не пользуясь почтой. Когда нам приходится работать с клиентами из крупных корпораций, часто оказывается, что половина персонала не знает азов своей собственной системы электронной почты, установленной для повышения продуктивности их труда. Использование всех доступных нам возможностей компьютерной техники имеет большое значение. Может быть, еще важнее постоянные поиски новых методов ее применения.