Не пренебрегайте мелочами

Очень часто, стараясь сделать нашу работу более интенсивной, мы пренебрегаем простыми вещами. Пытаясь решить сложные проблемы, мы упускаем главное. А главное в организации работы в офисе — это вещи, с которыми люди сталкиваются каждый день, включая рабочий стол, степлер, ручки, клейкую ленту, скрепки, лампы, файлы и папки, стул, компьютер, компьютерные диски и многое другое. Нередко в офисах все эти веши содержатся в беспорядке: ножницы лежат не на месте, степлер заклинен, диспенсер для клейкой ленты пуст, бумаги разбросаны как попало. И мы еще хотим хорошо работать в таких условиях, не понимая, насколько беспорядок на рабочем месте мешает в повседневных делах!

Тривиально? Возможно, но в «The Wall Street Journal» были приведены данные о том, что работники офисов тратят в среднем шесть недель в году на поиски разных вещей в офисе! Вам это кажется невероятным? Но мой опыт подтверждает это.

Я как-то посетил крупного руководителя банка, под началом которого работали 2500 человек. Этот солидный бизнесмен сделал карьеру благодаря умению руководить и деловой сметке. Но он был очень перегружен и попросил меня помочь ему разобраться. Увидев груду бумаг на его столе, я поинтересовался, что это за бумаги. Он ответил, что для их обработки ему нужен дырокол, но он до сих пор не сходил за ним. Я мог бы спросить, почему он держит эти бумаги прямо перед собой, но решил преподать ему урок Сделайте это сейчас же и поэтому предложил сразу скрепить их. «Ладно», — сказал он и вышел из кабинета. Я вышел за ним следом, мы миновали его помощников, пересекли холл, открыли дверь, спустились на один лестничный пролет и вошли в подсобное помещение. Он взял дырокол, вернулся обратно в кабинет, проколол бумаги и сложил их в скоросшиватель. Каждый раз, когда ему нужен был дырокол, он проделывал этот путь. Я спросил: «Почему бы вам не завести собственный дырокол? » Он глянул на меня и сказал: «Что за прекрасная мысль! » Она ему просто не приходила в голову.

Однако важно не только сделать доступными веши, которыми вы часто пользуетесь. Взгляните на обстановку в вашем офисе как бы со стороны. Удачно ли расположен ваш стол? Не холодно ли вам зимой, не жарко ли летом? Удобен ли ваш стул?

Когда-то я внедрял программу ОПД в компании Philips Electronics. При посещении офиса одного из ее руководителей я заметил, что он испытывает неудобства и постоянно ерзает на стуле. Я поинтересовался, в чем дело, и он ответил: «Спина болит».

Я осмотрел его стул и увидел, что он сломан. «Почему вы не возьмете себе другой стул? » — спросил я.

Когда я пришел в следующий раз, у него был другой стул. Он сказал: «Поразительно. Я взял себе новый стул, и спина больше не болит. Благодаря новому стулу я стал лучше работать».

Другой человек, стол которого стоял напротив двери, значительно повысил продуктивность своей работы, поставив его лицом к окну. Дело в том, что дверь постоянно открывалась, и проходящие люди отвлекали его внимание. Встретившись с ним взглядом, они здоровались и подходили поболтать. В результате он был вынужден постоянно отрываться от дела. После того как он переставил стол и стул, посетители стали видеть вместо его лица противоположную стену и больше не отрывали его от работы.

Исследованию воздействия на людей окружающей обстановки посвящена особая наука. Несколько лет назад Digital Equipment Corporation (теперь это дочерняя компания Compaq Computer Corporation) разработала в Швеции концепцию офиса, назвав ее «Офис будущего». Во внимание были приняты все аспекты обстановки в офисе — планировка помещений, оснащение компьютерами и программным обеспечением, цвет стен, мебель для более удобного положения спины работника и т. д.

Compaq учла даже то, как культурные различия влияют на определение удобной обстановки. Например, в шведском «офисе будущего» обстановка напоминает типичный шведский загородный дом. Почему? Потому что шведы считают, что будут работать более продуктивно в обстановке загородного дома, чем в обстановке стандартного офиса.

Ведущие производители мебели, такие как Steelcase Inc. , фирмы, занимающиеся дизайном помещений, например Gensler, и консалтинговые фирмы, занимающиеся программным обеспечением, такие как Cap Gemini, открыли отделения, специализирующиеся на создании в офисах большей мобильности. В своем Институте технологии бизнеса мы тоже помимо простой помощи в улучшении организации и повышении продуктивности работы людей стали помогать им переходить от традиционной обстановки в офисе и стандартного оборудования к новому дизайну, облегчающему мобильность на рабочих местах и обеспечивающему успешную работу коллектива в целом.