Организационная структура службы персонала

В качестве примера, который поможет ответить на этот вопрос, рассмотрим структуру департамента по работе с персоналом крупной компании (рис. 4.1).

Департамент по работе с персоналом

Рис. 4.1

Из неё видно, что департамент состоит из трех управлений, а именно: управления перспективного планирования, управления оперативной кадровой работы и управления профессионального развития. Кроме этого, в него входят самостоятельные подразделения: отдел труда и заработной платы, группа охраны труда, отдел социальных программ и группа трудовых отношений. Каждое из трех управлений подразделяется на соответствующие отделы и группы, которые в этом случае уже не считаются самостоятельными.

Давайте перечислим возможные функции этих подразделений, т.е. те задачи, которые вы, как руководители компании, возложите на них.

Департамент по работе с персоналом. Формирование и реализация кадровой политики

компании.

Управление перспективного планирования.

Отдел проектирования и сопровождения организационных изменений.

- Разработка концепции развития организационной структуры компании.

- Маркетинговый анализ целесообразности создания, реорганизации или ликвидации структурных подразделений, рабочих мест, изменения штатной численности подразделений.

- Оценка наличных ресурсов и определение потребностей в рабочей силе.

- Определение задач, места, функций структурных подразделений, прав и обязанностей отдельных работников, разработка положений о подразделениях компании, штатного расписания, должностных инструкций.

- Отслеживание и ведение постоянного мониторинга всей организационной структуры, особенно с учетом территориальной разобщенности компании, на предмет исключения дублирования функций, параллелизма и оптимизации численности.

Группа корпоративной диагностики.

- Социально-психологические исследования сплоченности в структурных подразделениях, выявление неформальных объединений и потенциальных лидеров.

- Изучение и анализ морально-психологического климата и группового взаимодействия в структурных подразделениях.

- Анализ социальных, моральных, психологических и функциональных качеств сотрудников и коллектива с целью определения характера, способов и форм трудового поведения.

- Формирование и осуществление программ, направленных на создание общественного мнения, имиджа компании, относительно целей и задач организации, развитие у сотрудников чувства преданности ее интересам, преодоление разобщенности.

- Систематическое психологическое тестирование и социологическое анкетирование персонала с целью выявления изменений в мотивации, эффективного использования на различных должностях внутри организации.

Разработка и реализация концепции развития корпоративной культуры.

Управление оперативной кадровой работы.

Группа подбора персонала.

- Разработка и использование методологии приема на работу в компанию, инструкции по подбору персонала.

- Сотрудничество с агентствами по найму, использование альтернативных источников подбора персонала (внутренние источники, СМИ, работа с вузами, колледжами, "охота за головами", Интернет и др.).

- Составление квалификационных требований к кандидатам на вакантные должности.

- Набор, отбор и расстановка персонала (собеседования-интервьюирования, оценка деловых качеств, тестирование, предварительная ориентация и т.п.).

- Создание резерва потенциальных кандидатов по всем должностям организации с учетом будущих потребностей как кратко-, так и долгосрочных.

Отдел кадров.

- Ведение кадрового делопроизводства.

- Разработка правил, методов и процедур приема, учета, перемещения и увольнения персонала, а также сбор и обработка статистических данных по персоналу.

- Разработка форм кадрового документооборота.

- Документальное оформление кадровых решений (приказы, распоряжения и т.п.).

Группа кураторов персонала.

- Контроль исполнения структурными подразделениями своих функций согласно положениям о подразделениях, а работниками - своих должностных обязанностей согласно должностным инструкциям.

- Курирование прохождения вновь принятыми сотрудниками испытательного срока, проведение мероприятий по адаптации сотрудников.

- Проведение аттестаций (регулярной оценки) персонала - его мониторинг.

- Создание кадрового резерва, создание программ регулярной работы с персоналом.

- Планирование карьеры сотрудников организации.

- Ведение единой информационной базы данных по персоналу, включая заработную плату,

оценку сотрудников руководителями, коллегами, клиентами и пр., ведение "Паспорта специалиста

компании".

Управление профессионального развития.

Отдел развития персонала.

- Разработка и внедрение программы профессиональной подготовки персонала.

- Формирование планов и организация обучения, подготовки и переподготовки персонала,

повышения квалификации, организация стажировок.

- Инструктаж новых сотрудников компании.

- Создание института преподавателей-наставников.

- Работа с вузами и другими учебными заведениями.

- Ведение "Паспорта профессиональной подготовки сотрудника".

Учебный центр.

- Создание конкретных программ обучения сотрудников компании.

- Подбор преподавателей и организация непосредственного процесса обучения по конкретным темам и дисциплинам.

- Использование адекватных технических средств.

Отдел труда и заработной платы.

- Проведение маркетинговых исследований по имеющимся системам нормирования труда, тарификации работ, оплате труда, льгот и компенсаций в сравнении с организациями аналогичного профиля и уровня.

- Разработка предложений по корректировке оплаты труда в зависимости от изменения условий на рынке труда.

- Разработка долгосрочных мотивационных программ для персонала компании в целом, персонала структурных подразделений, групп и отдельных работников.

- Начисление заработной платы сотрудникам компании и выдача ее.

- Учет затрат на персонал или инвестиций в персонал.

Группа охраны труда.

- Разработка и реализация мероприятий по обеспечению соблюдения сотрудниками техники безопасности труда, противопожарной безопасности, а также соблюдению коммерческой тайны.

- Проведение расследований несчастных случаев и мероприятий по их предотвращению в будущем.

Отдел социальных программ.

- Планирование, экономическое обоснование и реализация программ дополнительных социальных льгот (питание, страхование жизни, здоровья от несчастных случаев, медицинское обслуживание, пенсионное обеспечение).

- Разработка программ организации отдыха сотрудников: социальные и спортивно-оздоровительные мероприятия.

- Разработка и реализация программ выдачи сотрудникам материальной помощи, ссуд и кредитов.

Группа трудовых отношений.

- Рассмотрение жалоб и трудовых споров, создание в компании конфликтных и согласительных комиссий.

- Юридическое обеспечение (в соответствии с действующим законодательством РФ, Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными документами).

- Разработка проектов контрактов, соглашений и договоров, связанных с трудовой деятельностью.

Обеспечение связи с профсоюзной организацией компании, если таковая в ней создана.

Обратите внимание на этот длинный перечень обязанностей современных кадровых служб (кстати, они фиксируются в соответствующих положениях о подразделениях компании (см. п. п. 4.2 и 4.3)). Сравните с тем, какие функции возлагались в недалеком советском прошлом на кадровые подразделения организаций. Тогда они выполняли лишь функции учета личного состава, да еще иногда посредничества между администрацией и профсоюзами. И все. А что теперь? Вы уже видите на рассмотренном нами примере, что сейчас компании, по сути, сводят воедино все стадии "полного жизненного цикла человеческих ресурсов", начиная от поиска и найма сотрудников до отправки их на пенсию или увольнения.

Таким образом, особенности той или иной организации (главным образом, ее размер) определяют видоизменения оргструктуры системы управления персоналом. Варианты видоизменения оргструктуры могут зависеть от возможностей организации (в первую очередь финансовых) сформировать то или иное подразделение. Кроме того, важную роль играет достигнутый методический, кадровый потенциал, который влияет на степень участия внешних консультативных фирм в реализации той или иной целевой задачи (см. табл. 2.1.).

Таблица 2.1.

Особенности построения системы управления персоналом в организациях различных организационных форм

По мнению специалистов, вопрос о создании службы управления персоналом встает, когда число работников приближается к 50. Различные исследования дают весьма разноречивые результаты о том, на сколько сотрудников организации приходится один специалист по персоналу, – эта цифра колеблется от 30 до 2000. В настоящее время установился примерный норматив: на 1 тыс. работающих – 10 работников СУП, из которых 6 должны иметь высшее специальное образование, а 4 – неполное высшее (или среднее специальное). В то же время четко прослеживается следующая тенденция: число сотрудников организации на одного работника СУП увеличивается по мере ее развития и совершенствования.

Для определения численности персонала СУП российских предприятий могут быть использованы Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров.

По мнению американских исследователей отношение числа специалистов по управлению персоналом к количеству занятых на предприятии служащих различно в разных отраслях (см. табл. 2.2.).

Таблица 2.2.

Примечание: Штатная норма – среднее число работников в штате на каждого сотрудника СУП. Условно все сотрудники СУП могут быть разделены на 3 группы (см. схему 2.8.).

Схема 2.8.