Делегування повноважень

Делегування – це процес, завдяки якому менеджер передає завдання і владу підлеглим, які приймають на себе відповідальність за ці види діяльності [32, 33, 34].

Основні причини важливості делегування повноважень:

1. Розширює здібності і компетентність менеджерів. Шляхом делегування різних задач ключовим службовцям менеджер здатний братись за більш амбіційні проекти, краще планувати свою діяльність;

2. Делегування повноважень забезпечує гарні можливості для навчання і тестування потенційних можливостей. Коли вище керівництво делегує деякі управлінські обов’язки, підлеглі отримують можливість більше дізнатися про дії виробничих одиниць і розвивати свою управлінську майстерність;

3. Делегування дозволяє використовувати унікальний досвід і знання підлеглих в будь-якій особливій галузі;

4. Делегування дозволяє впровадити спеціалізацію в роботу менеджера.

Повноваження, що передаються підлеглим, бувають трьох типів: лінійні; штабні; функціональні.

Лінійні повноваження – це повноваження, які передаються від начальника безпосередньо його підлеглому і далі іншим підлеглим. Делегування лінійних повноважень утворює ієрархію рівнів управління в організації. Така ієрархічна будова називається "скалярним принципом організації". Отже, повноваження лінійного керівника знаходяться у прямому ланцюгу команд від вищого керівника до виконавця.

Штабні повноваження (апаратні, адміністративні) – це повноваження, що передаються особам, які здійснюють консультативні, обслуговуючі функції щодо лінійних керівників. Повноваження штабного керівника пов’язані з експертизою, підготовкою рекомендацій, підтримкою лінійних керівників. Суть штабних посадових зв’язків полягає у їх дорадчому характері.

Функціональні повноваження – це повноваження, що дозволяють особі, якій вони передаються, в межах її компетенції пропонувати або забороняти певні дії підлеглим лінійних керівників. Іншими словами, функціональні повноваження дають право контролю за окремими видами діяльності інших підрозділів. При цьому слід зауважити, що функціональні повноваження є обмеженою формою повноважень. Вони охоплюють лише окремі специфічні види діяльності (наприклад, робота з кадрами, організація обліку тощо). Разом з тим, така обмеженість порушує принцип єдиноначальності. Підлеглий, на якого розповсюджуються дії функціонального керівника, має одразу двох начальників - лінійного та функціонального. Це часто спричинює конфлікти між центральним апаратом управління компанією та керівниками лінійних підрозділів.

Делегування повноважень від менеджера до підлеглих включає 3 основних елементи:

1. Скласти перелік обов’язків (завдань) безпосереднім підлеглим;

2. Дати владу підлеглим, необхідну для виконання цих обов’язків;

3. Встановити обов’язки (обов’язки частини підлеглих) виконувати свою роботу успішно.

Основні джерела перешкод в делегуванні повноважень: 1) керівники, 2) підлеглі; 3) організація (рис. 2.6).

Рисунок 2.6 – Перешкоди в делегуванні повноважень

Для ефективного делегування корисно використовувати рекомендації, запропоновані німецьким фахівцем у галузі менеджменту Л. Зайвертом:

Ø рішення про те, що і кому делегувати, слід приймати відразу після складання плану особистої праці;

Ø делегувати необхідно відповідно до можливостей і здібностей працівників, делегування має здійснюватися з урахуванням потреби мотивації і стимулювання працівників;

Ø виконання завдання слід делегувати цілком, а не у вигляді окремих ізольованих доручень;

Ø інформувати працівника про тривалість делегування;

Ø однорідні завдання делегувати тому ж самому працівнику;

Ø пересвідчитися у тому, чи хоче і може працівник виконати завдання;

Ø не доручати ту ж саму роботу двом працівникам (для надійності), які не знають про це;

Ø разом з роботою обов'язково передавати працівнику повноваження і компетенцію, необхідні для її виконання;

Ø давати повні і точні інструкції та інформацію про завдання, пересвідчитися у тому, що делеговане доручення зрозуміли правильно;

Ø важливі завдання доручати у формі наказу, якщо необхідно — письмово; нові і складні завдання делегувати за методом, що включає п'ять етапів:

1) підготовка працівника;

2) пояснення завдання;

3) докладне роз'яснення, як виконувати роботу;

4) коригування дій працівника;

5) здійснення контролю за виконанням завдання;

Ø працівнику слід надавати можливість для професійного розвитку з метою якнайкращого виконання доручених йому відповідальних завдань;

Ø забезпечувати доступ до необхідної інформації;

Ø уникати втручань у робочий процес без важливих причин, тому що це «перекреслює» делегування;

Ø разом із попередньою рекомендацією у працівника слід створити впевненість у тому, що в разі виникнення труднощів і проблем він завжди може звернутися до менеджера за порадою і підтримкою;

Ø періодично вимагати від працівника звіт про хід виконання завдання;

Ø конструктивно схвалювати успіхи і критикувати недоліки у роботі підлеглого.