Координація

В організації, яка складається з багатьох частин, повинна здійснюватись координація їх діяльності.

Координація – це процес стикування дій різних посад та підрозділів організації. Головна мета координації полягає в тому, що підрозділи організації та робочі групи взаємозалежні — вони залежать одна від одної через інформацію і ресурси для проведення відповідної діяльності [6, 34, С. 205].

Якщо на підприємстві існує тісний взаємозв’язок між відділами, то більшою є потреба в координації для забезпечення ефективної роботи підприємства.Виділяютьтри форми взаємозалежності: пряма, послідовна і зворотна.

Пряма взаємозалежність – це найнижчий рівень взаємозалежності. Вона існує між підрозділами, які мало взаємодіють, оскільки результати їхньої діяльності об'єднують на організаційному рівні.

У послідовній взаємозалежності результат діяльності одного підрозділу є початковим для іншого у послідовному порядку. Наприклад, на заводі, де виробляється солодка вода, в одному підрозділі відбувається дуття пляшок, в іншому виробляється вода і здійснюється наповнення цих пляшок. Рівень взаємозалежності в цьому випадку односторонній, тому що підрозділ, на якому виготовляють пляшки, не залежить від заводу, де здійснюється наповнення їх водою.

Зворотна взаємозалежність існує тоді, коли діяльність між підрозділами відбувається в обох напрямах. Ця форма взаємозалежності є найскладнішою. Наприклад, будівництво будинку через інвестиційний фонд, коли будівельна компанія і інвестиційний фонд тісно між собою пов’язані. Якщо хоча б один підрозділ не буде якісно виконувати свою роботу не – буде закінчено будівництво.

Існує багато методів координації, які залежать від особливостей діяльності організації. Якщо на підприємстві існує чітка ієрархія зв’язків, тоді призначається один керівник, який координує роботу між взаємозалежними відділами. В деяких випадках порядок координації дій фіксують у правилах і стандартах, але даний метод є неефективним у складних і нестандартних ситуаціях. У випадках, коли одна особа не в змозі координувати діяльність кількох підрозділів, може створюватись спеціальна комісія. До складу комісії входять представники з кожного підрозділу, які відповідають за координацію всієї діяльності. Інколи для координації використовують інтеграційні відділи. Вони дещо нагадують спеціальні комісії, однак відрізняються терміном дії. Такі відділи, зазвичай, мають постійних членів та тимчасових представників. Інтеграційний відділ має більше повноважень, ніж спеціальна комісія, і йому можуть делегувати навіть певне бюджетне керування організацією [34, С. 206].

Механізми координації. Аби організація функціонувала як єдиний організм, необхідно налагодити взаємодію між створеними організаційними одиницями та окремими виконавцями. Це досягається шляхом створення механізмів координації.

Координація робіт – це процес узгодження дій усіх підсистем організації для досягнення її цілей.

Координація роботи здійснюється:

1) або шляхом підпорядкування (вертикальна координація);

2) або шляхом встановлення горизонтальних зв’язків між підрозділами, які знаходяться на одному організаційному рівні (горизонтальна координація).

Вертикальна координація ґрунтується на вказівках, які проходять по ланцюгу команд. В межах вертикальної координації менеджер узгоджує роботу своїх підлеглих. Одночасно робота даного менеджера узгоджується його начальником з роботою паралельних підрозділів.

На практиці вертикальна координація реалізується:

1) шляхом взаємної комунікації - безпосередні неформальні контакти між членами організації;

2) шляхом прямого контролю (надання керівникові повноважень розподіляти завдання та контролювати їх виконання), тобто через використання їєрархії управління;

3) шляхом стандартизації діяльності, тобто через визначення способу, за допомогою якого операція (завдання, дія) повинна бути виконана.

Стандартизація здійснюється через застосування: правил; стандартних операційних процедур; опрацювання графіків роботи.

Горизонтальна координація ґрунтується на взаємних контактах співробітників, які знаходяться на одному рівні в ієрархічній структурі.

Горизонтальна координація здійснюється у чотирьох основних формах:

1) взаємодопомога;

2) оперативні групи (тимчасові робочі групи);

3) комісії (постійні робочі групи);

4) збори за участю співробітників різних підрозділів організації.

Взаємодопомога(особисті взаємозв’язки, взаємні комунікації) – це найпростіша форма координації (безпосередні неформальні контакти між співробітниками організації). Вона можлива за умови розвинутих неформальних зв’язків в організації та слугує методом збагачення роботи та зменшення кількості контролерів.

Оперативна група(тимчасова робоча група) – це організаційна група, яка створюється з працівників різних підрозділів для виконання спеціального завдання або вирішення специфічної короткострокової проблеми. Оперативна група – це засіб керування спеціальними проектами із залученням багатьох людей із різних підрозділів. Одночасно вона слугує засобом підвищення гнучкості організації та прискорення реакції на зміни.

Комісія – це постійна група, яка сформована з представників різних підрозділів організації з метою вирішення певної довгострокової проблеми або виконання довгострокового завдання.

До методів горизонтальної координації відноситься також організація зборівза участю співробітників різних підрозділів організації.

Існують також так звані нетрадиційні механізми координації, до яких, зокрема, відносяться:

а) організаційна культура – це комплекс цінностей, пріоритетів, неписаних правил, що впливають на ведення справ організацією та в організації;

б) неформальна організація – це система взаємозв’язків між співробітниками організації, які виникають і розвиваються спонтанно (несанкціоновано). Внаслідок цього в організації формуються неформальні центри влади, тобто такі, які не відображені в організаційній схемі.