Пошук потенційних постачальників

Конкурсні торги (тендери) проводять у випадку, якщо передбачається закупити сировину, матеріали на велику грошову суму або передбачається налагодити довгострокові зв'язки між постачальником і споживачем. Конкурсні торги зручні як постачальнику, так і споживачеві. Постачальник одержує точне уявлення про умови роботи із споживачем. Споживач суміщає рішення проблем отримання необхідної пропозиції і вибір якнайкращого в усіх відношеннях постачальника.

Проведення тендеру включає наступні етапи:

- реклама, тобто залучення учасників

- розробка тендерної документації

- публікація тендерної документації

- прийом і розгляд тендерних пропозицій (правила участі)

- оцінка тендерних пропозицій

- вибір претендентів на поставку

- остаточні переговори і укладання контракту.

Тендерна документація, як правило, має досить великий об'єм і виконує ряд важливих функцій:

- інструктує учасників торгів про процедуру торгів;

- дає опис потрібних товарів або послуг;

- встановлює критерії для оцінки пропозицій;

- визначає умови майбутнього контракту.

Оцінка тендерних пропозиційведеться в суворій відповідності з критеріями, приведеними в тендерній документації. Основні правила процедури оцінки такі:

- попереднє призначення членів тендерного комітету, який проводить оцінку пропозицій;

- розгляд тільки тих пропозицій, які відповідають вимогам, висловленим в тендерній документації;

- безумовне користування оголошеним в тендерній документації процедурам оцінки;

- відсутність яких-небудь переговорів з учасниками торгів.

Тендерний комітет складає звіт про оцінку тендерних пропозицій, в якому повинно бути показано, як оцінювалися тендерні пропозиції, обґрунтовані причини відхилення пропозиції і дані рекомендації щодо присудження контракту.

Переможцем конкурсних торгів признається учасник, який надав найкращу, з точки зору кваліфікаційних вимог, тендерну пропозицію.

Письмові переговори між постачальником і споживачем. Перший варіант письмових переговорів – коли ініціатором виступає постачальник продукції. Він надсилає листи передбачуваним споживачам в яких описує свої пропозиції, які називаються оферти. Ці документи аналогічні пропозиціям, одержуваним від постачальників при проведенні конкурсних торгів. На відміну від конкурсних торгів, де форми пропозицій строго визначені, оферти у разі письмових переговорів можуть мати різну форму і зміст. Оферти включають:

1) найменування фірми-постачальника

2) найменування матеріалів

3) ціну

4) кількість можливих постачань (партії), їх якість

5) умови обслуговування і терміни доставки

6) характеристику тари і упаковки

7) порядок прийомки-здачі

8) відповідальність сторін

9) юридичні адреси сторін.

Оферти можуть бути твердими і вільними (ініціативними).

Тверда оферта прямує тільки одному покупцю з вказівкою терміну дії оферти, впродовж якого продавець не може змінити свої умови. Неотримання відповіді впродовж цього терміну рівноцінно відмові покупця від покупки та звільняє продавця від викладеної пропозиції.

Якщо покупець приймає пропозицію, то він направляє продавцю в межах терміну дії оферти підтвердження про ухвалення пропозиції. Продавцю можуть бути направлені і контрумови покупця. Якщо контрагентам не вдається дійти згоди впродовж терміну дії пропозиції, то переговори продовжуються без урахування зобов'язань продавця, узятих їм по твердій оферті.

Тверді оферти висилаються, як правило, традиційним партнерам.

Вільна оферта не містить ніяких зобов'язань продавця по відношенню до покупця. Вона може висилатися необмеженому числу потенційних споживачів і включати як перераховані вище реквізити, так і рекламно-інформаційне забезпечення.

При другому способі організації письмових переговорів між постачальником і споживачем ініціатива вступу до переговорів виходить від покупця. Він розсилає потенційним постачальникам комерційний лист або запит, головною метою якого є отримання пропозиції (оферти). У листі вказуються всі необхідні реквізити (найменування товару, необхідна якість, умови і терміни постачання, платежу тощо), окрім ціни, яка з'явиться у відповідній пропозиції.

Оцінка пропозицій, які поступили до потенційного споживача, може вестися різними способами. Це може бути суворо регламентований процес, як у разі конкурсних торгів, або вільна процедура. Найчастіше основним критерієм для відбору пропозиції є вища якість в комплексі з мінімальною ціною.

Кажучи про економіко-організаційне середовище, в якому споживач вирішує логістичну задачу вибору постачальника, треба також відзначити ще одну вельми істотну її особливість в порівнянні з раніше діючими умовами. Додаються ще й нові канали придбання продукції – ярмарки, аукціони, а також товарні біржі. Кожен канал придбання ресурсів обслуговує певні сегменти ринку і характеризується своєю специфікою. Так, ярмарки, на яких може реалізуватися практично будь-яка продукція масового споживання, дозволяють споживачеві однаково ознайомитися із зразками і каталогами продукції, вступивши в безпосередній контакт з представниками постачальників, визначити умови цього постачання (об'єми, ціну і терміни постачання партії, відвантаження) і на цій основі вибирати собі постачальника. Товарні біржі, які повинні спеціалізуватися на реалізації стандартної продукції (головним чином сировини і матеріалів), дають можливість споживачеві набувати окремих її партій з урахуванням вартісного чинника. Через аукціонний продаж можуть бути придбані одиничні екземпляри або дрібні партії продукції, що йде на ремонтно-експлуатаційні потреби, виробничий або соціальний розвиток підприємств.

Таким чином в ринкових умовах за наявності альтернативних варіантів придбання продукції перетворюється для покупців у вибір каналів придбання, орієнтуючись на вартість виконання постачальниками замовлень і рівень його обслуговування.