Редактирование таблиц

После того как новая таблица создана, может потребоваться внести в нее измене­ния. Структуру таблицы и свойства колонок можно редактировать непосредст­венно в представлении, но некоторые ее свойства (например, формат дат) можно изменить только в окне определения свойств таблицы (см. рис. 19).

Для быстрого изменения высоты всех строк таблицы во время ее просмотра нужно выделить всю таблицу (щелкнув на заголовке первой колонки, если она зафиксирована), а затем изменить высоту любой из ее строк, перетащив мышью одну из ее границ. Все строки таблицы автоматически примут тот же размер, что и изменяемая строка.

Для того, чтобы открыть это окно для редактирования свойств существующей таблицы, нужно сначала открыть диалоговое окно со списком таблиц, используя команду меню View > Table > More Tables (Вид > Таблица > Другие таблицы), а затем выбрать в списке необходимую таблицу и щелкнуть на кнопке Edit (Изменить).

Редактирование данных в таблицах

Теперь рассмотрим основные приемы редактирования данных внутри них. Редактирование таблиц Project осуществляется почти так же, как в Excel. Удобно, что во многих полях можно выбирать значения из списка пользоваться стрелками для увеличения и уменьшения значений, кроме того, данные можно вводить с помощью строки ввода.

Помимо стандартных средств ввода и редактирования данных MS Project содержитряд расширенных возможностей.

С помощью команды Fill (Заполнить) можно быстро заполнять данными из одной ячейки несколько других ячеек таблицы. Для этого нужно выделить ячейку таблицы с исходными данными (установив в нее курсор и щелкнув мышью), затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкнуть по тем ячейкам, в которые нужно поместить данные из исходной ячейки. При этом все ячейки должны быть в одном столбце. Затем нужно выбрать команду меню Edit > Fill (Правка > Заполнить) и в появившемся списке - пункт, соответствующий направлению заполнения: Вниз (Down), если ячейка с исходными данными находится выше других выделенных, или Вверх (Up), если ниже.

Если ячейки, в которые нужно поместить значения, находятся прямо под исход­ной или над ней, то можно воспользоваться «ручным заполнением». Для этого нужно щелкнуть по исходной ячейке и навести курсор на квадратик в ее правом нижнем углу. Затем квадратик нужно потянуть по направлению к ячейкам, в ко­торые нужно поместить данные, так чтобы они попали в зону выделения. После того как вы отпустите кнопку мыши, выделенные ячейки примут значения ис­ходной.

Для удаления данных из таблицы служит клавиша Delete. Если выделить всю строку и нажать эту клавишу, то строка будет удалена. Если выделить всю строку и нажать эту клавишу, то строка будет удалена. Если же нажать эту клави­шу, когда курсор находится в одной из ячеек таблицы, то ячейка будет очищена, а рядом с ней появится меню (рис. 20).

Рис. 20Удаление в таблице

Это меню состоит из двух пунктов: Only clear contents of... Cell (Очистить содержимое поля ..., где многоточие заменяется названием столбца) и Delete the entire task (Удалить всю задачу) или Delete the entire resource (Удалить весь ресурс).

Форматирование данных в таблицах

Возможности форматирования содержимого таблиц в MS Project довольно развиты. Во-первых, есть возможность изменять шрифт и цвет данных в ячейках столбцах. Для этого нужно выделить ячейку (установив в нее курсор и щелкнув мышью) или столбец (щелкнув по его заголовку), а затем вызвать диалоговое окно определения свойств шрифта (рис. 2.15) через меню Format > For (Формат > Шрифт). Это диалоговое окно можно вызвать и выбором команды Font (Шрифт) в контекстном меню, которое появляется при щелчке правой кнопке мыши по выделенной ячейке или столбцу.

Диалоговое окно определения свойств шрифта содержит несколько полей, с помощью которых можно задать тип шрифта (поле Font), его начертание (поле Font style), размер (счетчик Size) и цвет (список Color), а также добавить эффект подчеркивания (флажок Underline(Подчеркнуть)). В области Sample (Образец) отображается пример применения выбранных настроек шрифта.

Для быстрого изменения параметров шрифта можно воспользоваться пане­лью инструментов Formatting (Форматирование) (рис. 2.16). На ней распо­ложены элементы для быстрого изменения любого параметра оформления данных в ячейке, кроме цвета шрифта. Кроме того, некоторые параметры оформления можно менять с помощью стандартных для программ Microsoft сочетаний клавиш: Ctrl+B выделяет данные полужирным шрифтом, Ctrl+I - курсивом и Ctrl+U - подчеркиванием.

Рис. 21Диалоговое окно определения свойств шрифта

Рис. 22Панель форматирования данных в ячейке

Во-вторых, MS Project позволяет одновременно форматировать строки таблицы, носящиеся к задачам или ресурсам определенного типа. Для этого нужно вызвать команду меню Format > Text Styles (Формат > Стили текста) или воспользоваться командой Text Styles (Стили текста) контекстного меню, которое отображается при щелчке правой кнопки мыши по выделенной колонке таблицы.

Диалоговое окно изменения текстовых стилей (рис. 23) является аналогом диалогового окна определения свойств шрифта (см. рис. 21). Единственное отличие - это присутствие списка Item to Change (Изменяемый). Выбрав нужный элемент из этого списка, можно затем изменять его шрифт, стиль, размер и ис-пользовать дополнительные эффекты.

Список приведенных в списке элементов зависит от типа таблицы, открытой в текущем представлении. Например, диалоговое окно на рис. 23 вызвано щелч­ком по таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта), поэтому в списке элементов приведены различные типы задач.

В списке элементов, доступных для форматирования, всегда есть пункт Row & Column Titles (Заголовки строк и столбцов), выбрав который, можно изменить шриф­товое оформление заголовков колонок и данных в первой колонке (если она за­блокирована).

Рис. 23Диалоговое окно определения свойств текстовых стилей

Возможность форматирования стилей текста полезна, когда нужно выделить в группу строк на основании типа размещенных в них данных. Это пригодится при формировании разнообразных распечаток и при работе с представлениями, не содержащими диаграмм.

В некоторых случаях для вычленения нужной информации из множества строк в таблице более удобны другие средства, имеющиеся в MS Project: сортировка, фильтрация и группировка данных.

Сортировка, группировка и фильтрация данных в таблицах

Несмотря на то, что проектные данные распределены по представлениям, каждое представление может содержать слишком большой объем информации. Поэтому очень важно уметь отбирать из данных, отображаемых в представлениях, только нужные.