Процесс закупок

«Организация должна обеспечивать соответствие закупленной продукции установленным требованиям к закупкам. Тип и степень управления, применяемые по отношению к поставщику и закупленной продукции, должны зависеть от ее воздействия на последующие стадии жизненного цикла продукции или готовую продукцию.

Организация должна оценивать и выбирать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями организации. Должны быть разработаны критерии отбора, оценки и повторной оценки. Записи результатов оценивания и любых необходимых действий, вытекающих из оценки, должны поддерживаться в рабочем состоянии (4.2.4)» (ГОСТ Р ИСО 9001-2008).

Необходимо выявить те закупаемые на стороне материалы и услуги, которые способны повлиять на качество производимой организацией продукции и услуг. Выбирать следует из числа поставщиков, способных выпол­нять требования организации. Следует отобрать тех, у кого организация действительно будет заку­пать соответствующие материалы или услуги.

Нельзя забывать о том, что необходимо проверить продукцию или услуги, которые организация закупает на стороне или получает по субконтракту, например проекты, услуги по транспортированию и поставкам, услуги по поверке и др., потому как они могут повлиять на качество вашей продук­ции.

Предприятия обычно могут указать множество причин, по которым они имеют дело с определенными поставщиками. При созда­нии системы менеджмента качества такое партнерство может продолжать­ся. Стандарт лишь требует, чтобы отбор поставщиков был под контролем.

Если организация выбирает конкретного поставщика, то должны быть зафик­сированы письменно критерии и основания для такого выбора. При отборе поставщиков организации может потребоваться получить ответы на один или ряд вопросов из перечисленных ниже.

Насколько надежны эти поставщики?

Способны ли они поставлять то, что вам необходимо?

Действительно ли они обладают необходимыми ресурсами, напри­мер, оборудованием и персоналом?

Приемлемы ли для вас предлагаемые сроки поставок и цены?

Имеются ли у них системы менеджмента качества?

Имеется ли у вас с ними успешный опыт работы?

Пользуются ли они хорошей деловой репутацией?

Если требуется закупать патентованную продукцию или продукцию известных торговых марок, то источником поставок может быть оптовая или розничная торговля, предлагающая товары со склада или продаваемые методом самообслуживания. Так можно закупать широкий ассортимент продукции, например электротехнические товары, комплектующие для во­допроводных сетей, строительные материалы общего назначения, продук­ты питания для кафе и т. д. В этих случаях критерии отбора поставщиков и соответствующая отчетность могут быть сведены к минимуму.

Организация может по желанию приобретать продукцию с испытательным сроком и проводить в конце этого срока анализ пригодности поставленно­го товара или услуги для своих целей или оценивать поставщика.

Наряду с ведением отчетности, касающейся выбора поставщиков и оснований для выбора, необходимо на постоянной основе осуществлять мониторинг их работы, чтобы убедиться, что поставщики продолжают со­ответствовать критериям отбора.

Следует иметь в виду, что в условиях малого бизнеса закупочные возможности обычно ограничены, и поэтому угрозы исключить того или иного поставщика из системы закупок организации могут оказаться малоэффек­тивными. Это особенно справедливо в тех случаях, когда закупки произво­дятся в очень крупных национальных или международных компаниях. Руководства по качеству организации должны отражать реальное положение ве­щей.

Глубина, с которой осуществляется мониторинг деятельности по­ставщиков, зависит от того, насколько велико влияние поставляемых ими товаров и услуг на качество конкретной продукции. Например, в типо­графском бизнесе важную роль играет бумага. Для качества печатной про­дукции и услуг по ее изготовлению требуется очень тщательно отслежи­вать работу поставщиков бумаги. В то же время туристическое агентство может пользоваться обычной писчей бумагой, имеющейся в широкой про­даже.