Систематизированная подача своей информации

В одной организации было принято периодически создавать для первого исполнительного лица документ, который назывался меморандумом (лат. memorandum – то, что нужно помнить). В нем на 30–50 страницах описывалась определенная проблема, а затем излагались предложения специалистов по ее возможному решению. Когда эту должность занял новый руководитель, он удивился неэкономной подаче информации в меморандуме. Была предложена и выбрана другая схема, экономично-систематизированная:

• четкая формулировка проблемы (прежде в одну формулировку нередко «втискивали» две-три проблемы, поэтому трудно было понять, в чем же заключается обсуждаемая проблема);

• характеристика проблемы, которая включала не только ее словесное описание, но и ключевые цифры;

• предлагаемые меры по решению данной проблемы с краткой оценкой прогнозируемых последствий.

Так, по сути, возник шаблон меморандума, по которому в дальнейшем в систематизированном виде на 3–5 страницах подавалась необходимая информация.

При овладении данной техникой следует исходить из содержания (контента) информации и поставленной задачи. Далее выбирается такой формат ее подачи, который позволит любому пользователю быстро понять проблему, ее ключевые характеристики и предлагаемые меры.

Превращение информационной «мухи» в информационного «слона»

Обычно таким умением обладает «человек пишущий». Достаточно ему где-нибудь «поймать» ценную для него идею, как она немедленно начинает обрастать информацией.

Как-то А. С. Пушкин рассказал историю о том, как один проходимец приехал в город, выдал себя за важную птицу, собрал с околпаченной знати деньги и уехал. Н. В. Гоголю понравилась идея и, следуя законам жанра, он написал знаменитую пьесу «Ревизор».

Писатель, пользуясь этой техникой, превращает свои идеи в формат рассказа, повести, романа, пьесы.

Информационный культурист из мира науки или преподаватель может превратить свои идеи в такие формы подачи информации, как статья, брошюра, коллективная или индивидуальная монография, учебное пособие, учебник.

Специалисты предполагают, что в будущем удастся создавать художественные и научные произведения с помощью машин, закладывая в них определенные идеи.

Превращение информационного «слона» в информационную «муху»

Современному человеку некогда читать объемные документы, являющиеся своеобразными произведениями бюрократизма, созданные по принципу «чем объемнее, тем лучше».

В Московском институте управления им. С. Орджоникидзе по дисциплинам, которые вела кафедра теории управления, для студентов было установлено правило: пропустил семинар – подготовь и сдай преподавателю реферат по пропущенной теме. Был у меня студент, который в начале семестра пропустил два семинара. Затем он сдал мне два реферата. Прочитав их, я был поражен краткой и четкой подачей информации.

– Где и кто вас этому научил? – полюбопытствовал я.

– Никто меня этому не учил, – ответил он. – Просто у меня это хорошо получается.

Он обладал природным талантом сжатия информации. Позже мне довелось еще несколько раз убедиться в этом.

Техника сжатия информации заключается в том, что нужно выбрать главную (стержневую) информацию, а затем еще несколько раз сжать ее, чтобы в итоге получился исключительно «полезный осадок».

Одно из центральных российских издательств издает для студентов вузов так называемые шпаргалки по целому ряду учебных дисциплин. Они «изготовлены» мастерами своего дела, которые берут объемный учебник и, пользуясь этой техникой, доводят его до 40–50 страниц самой важной и нужной информации.

Используя данную технику, я создаю для своих авторских семинаров учебные буклеты объемом до 30 страниц, состоящие не из сплошного текста, а из таблиц, рисунков и схем, которые содержат наиболее существенную информацию. Слушателю не надо тратить время на ведение конспекта, и в процессе обучения акцент делается на аналитико-оценочных методиках и действиях через тренинги.