ЛИС как спутник информкультуриста

В самом начале обучения в аспирантуре я интуитивно почувствовал, что мне не хватает так называемой личной информационной системы (ЛИС), основное назначение которой заключалось бы в получении информации в нужное время и в нужном месте.

Регулярно посещая книжные магазины, я купил книгу профессора Г. Попова «Техника личной работы». Она произвела во мне организационный переворот. Теперь, оглядываясь на то время, понимаешь: чтобы стать информационно сильнее, одного мозга недостаточно, нужна еще личная информационная система.

Следует иметь в виду, что ЛИС – страшный джинн. Незаметно увеличиваясь в размерах, он может поглотить своего создателя и сделать из него «информационного раба». В этом случае уже не человек управляет информацией, а информация управляет человеком.

В связи с этим отметим ряд важнейших принципов организации ЛИС.

Принцип первый: содержание информации соответствует текущим и перспективным задачам, которые решает и планирует решить ее владелец (пользователь).

Для систематизации информации используется система файлов, которые имеют хорошую обзорность с помощью ключа файлов для быстрого поиска.

Принцип второй: скорость нахождения нужной информации должна быть достаточно высокой.

Если на поиск требуемой информации затрачивается много времени, значит, ЛИС организована неэффективно. Если требуемую информацию можно быстрее создать «с помощью головы», чем найти в процессе поиска, это явный показатель низкого уровня организации ЛИС.

Принцип третий: поддержание равновесия в информационной системе.

Если по трубе А информация только «вливается» в ЛИС, то рано или поздно она станет неуправляемой. Поэтому если по трубе А влился определенный объем информации, то по трубе Б примерно такой же объем информации необходимо вылить. «Генеральная чистка ЛИС» – это приведение личной информационной системы в управляемый вид.

Куда бы ни забрасывала судьба информационного культуриста, первое, что он берет с собой, – это ЛИС. В ней находят отражение его профессиональные интересы, цели, задачи и увлечения.

Например, моя личная информационная система состоит из следующих частей.

1. Библиографии по тематическим направлениям. Во время обучения в аспирантуре я начал выписывать еженедельную газету «Книжное обозрение», где в определенных рубриках публикуются выходные данные сигнальных экземпляров. Я отмечаю источники, представляющие для меня профессиональный интерес, и ввожу их в свои тематические рубрикации: «Администрирование», «Аутсорсинг», «Банковское дело», «Банкротство», «Биржевое дело», «Бюрократизм», «Гендерный менеджмент», «Государственная служба», «Деловое общение» и т. д. Таким образом, отслеживаются выходящие источники и по некоторым из них делается пометка «ВП» (возможная покупка). Регулярное посещение книжных магазинов лично или в Интернете позволяет принимать окончательное решение о покупке. Купленная книга прорабатывается, и этот факт фиксируется в системе «Прочитанные источники».

Некоторые надеются на Интернет, рассчитывая, что им предоставят возможность скачать библиографию по интересующей их тематике. Однако на Интернет надейся, а сам не плошай. За несколько секунд моя система позволяет получить необходимые библиографические сведения по имеющимся в ней рубрикам за последние 15 лет, а иногда и за более продолжительный период.

2. Файлы в электронной и бумажной форме. Создавая ЛИС в процессе обучения в аспирантуре, я не подозревал, в какого монстра она превратится со временем. В первые годы она работала на основе правила постоянного вливания в нее информации в соответствии с тематикой файлов. В результате система слишком «разбухла» и стала неоперативной. Появилось ощущение, что не я управляю ЛИС, а она мною. Пришлось посадить ее на «информационную диету»: удаляемая информация, измеряемая количеством страниц, превосходила вводимую. Кроме того, проводилась периодическая чистка файлов. Теперь ЛИС стала управляемой и, главное, более оперативной. Баланс в ЛИС поддерживается за счет известной формулы: информация, вводимая по трубе А, равна информации, удаляемой по трубе Б.

В свое время А. Гастев, видный отечественный деятель НОТ и бессменный директор Центрального института труда, сказал: «Хочешь быть организатором? Хочешь быть ХОРОШИМ ОРГАНИЗАТОРОМ? Хочешь быть уверенным организатором? – Облюбуй небольшой участок работы, участок с аршин, и построй каждую мелочь с расчетом до минуты, до дюйма»[6].

А. Гастев считал, что нужно приучить себя овладевать малым пространством и малым временем, и меньше говорить о чем-то объемном или глобальном.

3. Конспекты лекций, сценарии тренингов, деловых игр и авторских семинаров. Эта часть ЛИС находится в самом активном состоянии, поскольку мне приходится много преподавать в самых разных аудиториях различные организационно-управленческие дисциплины.

4. Специальные материалы под намечаемые статьи и книги. Это фактологическая часть ЛИСа, представляющая большую ценность. Для нее характерна цепочка: цели, задачи – идеи – сбор и обработка различной информации – ее систематизация – пробы пера.

5. Собственные публикации в форме статей, брошюр, индивидуальных и коллективных монографий, специальных буклетов, которые являются результатами творческого труда.