Изменение сведений о работе

Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен в пунктах 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Порядок внесения изменений зависит от того, какие именно сведения меняются. Способы оформления изменений могут быть разными. Рассмотрим основные случаи и способы внесения изменений о работе в трудовую книжку работника.

Оформление изменений (исправлений) в ранее совершенных записях, содержащих сведения о выполняемой работником работе

Прежде всего отметим, что в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление в соответствии с п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Внесение исправлений (изменений) в ранее совершенную в трудовой книжке запись о выполняемой работником работе согласно п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек производится в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела "Сведения о работе" трудовой книжки, следующим образом:

- в графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи;

- в графе 2 указывается дата внесения записи;

- в графу 3 вносится запись: "Запись за номером таким-то недействительна".

После этого делается правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)";

- в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Разъяснения о порядке исправления ошибки, допущенной при заполнении трудовой книжки, приведены в письмах Роструда от 30.04.2008 N 1027-6, от 23.06.2006 N 948-6.

Пример.

Миронова Г.А. принята на работу в ООО "Алиса" на должность бухгалтера с 23 марта 2009 г. (приказ от 23.03.2009 N 12). Однако в ее трудовую книжку была внесена ошибочная запись: "Принята на должность бухгалтера-кассира". Ошибка исправлена 30 марта 2009 г.

В трудовую книжку Мироновой Г.А. были внесены следующие записи:

Допустим, что работника Алексеева А.А. согласно медицинскому заключению необходимо перевести на другую работу. Однако последний отказывается от предоставленной ему работы. Специалист кадровой службы сделала ошибочную запись в трудовой книжке работника. Вместо записи о расторжении трудового договора на основании п. 8 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением) она сделала запись об увольнении по п. 3 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию).

В данном случае в трудовой книжке работника должна быть сделана следующая запись:

В аналогичном порядке исправляется запись об увольнении работника (о переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Если же необходимо исправить запись об увольнении или переводе работника, то сначала надо указать, какая запись недействительна, затем написать: "Восстановлен на прежней работе".

Внесение изменений (исправлений) в трудовую книжку в случае, если неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи

При возникновении такой ситуации изменения (исправления) вносятся следующим образом: после последней по хронологии записи ставится следующий порядковый номер, например 8, под этим номером делается запись о недействительности записи под номером, скажем, 3 и воспроизводится правильная запись. В графе 4 трудовой книжки делается ссылка на соответствующий приказ; если же изменения вносятся на основании копии приказа другого работодателя, то необходимо указать, на какой приказ сделана ссылка.

Если неверная запись в трудовой книжке обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение сотрудника, то соответственно блок записей, произведенных в организации, закрыт печатью и подписями. Если запись вносится без наименования организации, то будет непонятно, кто произвел эту запись.

В такой ситуации можно порекомендовать кадровым работникам поступать следующим образом.

В трудовой книжке нужно создать новый блок, т.е. вновь вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставятся порядковый номер по хронологии (в данном случае - номер, следующий за номером записи об увольнении) и дата. Далее вносятся необходимые изменения и блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении.

Пример.

Миронова А.А. 26 марта 2009 г. устроилась главным бухгалтером в ОАО "Чайник". Руководитель организации подписал приказ N 23-к о приеме на работу. В июле Миронова А.А. подала заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом от 20.07.2009 N 25-к она была уволена на основании п. 3 ст. 77 ТК РФ.

После увольнения в трудовой книжке Мироновой А.А. была обнаружена неверная запись (27 июля 2009 г.). За это время она устроилась на работу в ООО "Каир" на должность главного бухгалтера (приказ от 25.07.2009 N 16-н). В трудовую книжку Мироновой А.А. были внесены следующие записи: