Сведения о приеме на работу

Правила заполнения раздела "Сведения о работе" трудовой книжки подробно расписаны в Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Однако на практике очень часто возникают вопросы о порядке заполнения данного раздела и встречаются ошибки в его заполнении.

Остановимся подробно на правилах заполнения этого раздела.

Порядок оформления приема на работу приведен в ст. 68 ТК РФ, требования которой обязательны как для работодателя - юридического лица, так и для работодателя - индивидуального предпринимателя (письмо Роструда от 31.10.2007 N 4414-6).

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, согласно ст. 65 ТК РФ предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, квалификации или о наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Если трудовой договор заключается впервые, то трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

Приказ издается по форме N Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Таким образом, изданию приказа предшествует заключение трудового договора.

Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в течение трех дней со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Записи в трудовую книжку вносятся в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

При этом в графы трудовой книжки, предназначенные для отражения сведений о работе, вносится информация, которая касается не только непосредственно трудовой деятельности работника, но и других обстоятельств (например, наименование работодателя или сведения о периоде повышения квалификации).

Рассмотрим подробнее, как правильно сделать записи в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки.

В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки согласно п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек указываются (в виде заголовка) полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком производятся следующие записи:

- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

- в графе 2 указывается дата приема на работу;

- в графу 3 вносится запись о принятии работника или назначении его в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

При этом отметим, что у кадровых работников часто возникает вопрос: обязательно ли наименование должности, специальности, профессии и т.д. надо вносить строго на основании квалификационных справочников?

На него можно ответить так: подобным образом эти наименования заполняются в тех случаях, когда при выполнении работ по этим должностям, специальностям или профессиям федеральный закон предусматривает предоставление льгот либо наличие ограничений.

Рассмотрим этот вопрос более подробно.

Так, согласно ст. 57 ТК РФ, обязательными для включения в трудовой договор является условие о трудовой функции (работе по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретном виде поручаемой работнику работы).

Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

В пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек сказано: запись о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации в трудовой книжке производится, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

На основании сказанного можно сделать вывод, что работодатели не обязаны делать запись в трудовой книжке о наименовании должности, руководствуясь Квалификационным справочником должностей, специалистов и других служащих, а также Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих.

Исключение составляют только вышеназванные случаи, указанные в ст. 57 ТК РФ и п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Иначе говоря, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках.

Отметим, что при несоблюдении этих требований трудности в первую очередь могут возникнуть при назначении пенсии. Чаще всего это касается вопросов зачета периода работы на должностях, связанных с "вредностью" в качестве льготного периода, когда работнику при оформлении пенсии отказывают в зачете определенного периода в качестве льготного на том основании, что в списках должностей, специальностей и профессий, дающих право на льготное начисление, данной специальности нет.

Решить эту проблему можно так: первоначальный приказ с неправильным наименованием должности необходимо заменить на новый, сделанный задним числом. После этого необходимо переделать остальные документы, в которых есть неправильное название должности работника.

Следует обратить внимание читателя на то, что найденное в процессе практики решение этой проблемы, возможно, не совсем корректно, но позволяет исправить допущенную ошибку. При своевременном обнаружении подобной ошибки исправить ее будет гораздо легче, но исчисление льготного стажа начнется только после переименования должности работника;

- в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого внесена запись.

При этом дата проставляется арабскими цифрами: число и месяц - двумя знаками, год - четырьмя знаками (например, 11.05.2009). Не допускается сокращение слов.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовую книжку.

В трудовой книжке отмечается также и установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда. В этом случае в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки:

- в графе 1 ставится порядковый номер записи;

- в графе 2 указывается дата установления второй профессии;

- в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда";

- в графе 4 указываются название соответствующего удостоверение, его номер и дата.

В случае изменения наименования организации за время работы работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" отдельной строкой делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляются основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер (п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Записи об изменениях наименования организации, структурного подразделения или должности могут быть внесены на основании свидетельств о регистрации, актов органов исполнительной власти, актов Президента Российской Федерации (например, указа Президента РФ от 09.03.2004 N 314 "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти"), приказов вышестоящих организаций или приказов данной организации.

Аналогично вносятся записи в трудовую книжку и в том случае, когда меняется организационно-правовая форма организации или происходит ее реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование), если при этом меняется наименование организации.

С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работодатель обязан знакомить сотрудника под роспись в его личной карточке, где эта запись дублируется.

Пример.

Никонов И.Н. принят на работу в ОАО "Автомобилист" на должность инженера по безопасности дорожного движения, приказ от 16.09.2009 N 54-к.

В данном случае кадровый работник организации обязан заполнить раздел "Сведения о работе" трудовой книжки следующим образом:

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится запись по месту работы о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж.

Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

Делается это в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки следующим образом:

- в графе 1 ставится порядковый номер записи;

- в графе 2 - дата внесения записи;

- в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж";

- в графе 4 указываются основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданные в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер (п. 3.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В трудовую книжку работника по последнему месту работы в раздел "Сведения о работе":

- в графу 3 вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года";

- в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер - в случае восстановления в установленном порядке непрерывного трудового стажа. Это установлено п. 3.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

В трудовой книжке не указываются сведения об испытательном сроке при приеме на работу, а также о том, на каких условиях принят работник: по срочному трудовому договору или на неопределенный срок.

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Напомним: в соответствии со ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство).

В этом случае:

- в графе 1 ставится порядковый номер записи;

- в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя;

- в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации;

- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Такие записи необходимы чаще всего для подтверждения:

- периода работы в особых условиях труда;

- стажа по определенной специальности, профессиональной деятельности.

Запись о работе по совместительству может быть внесена по желанию работника как при внешнем, так и при внутреннем совместительстве.