Описание технологии работы подсистемы (рекомендации)

• Классификаторы и справочники являются основой для работы подсистемы «Отель». Ответственный за ведение данных задач должен знать, что изменение данных или значений классификатора «Константы Портье» может привести к некорректной работе системы.

В качестве справочников при установке и настройке системы заполняется список значений для разделов:

- Типы документов удостоверяющих личность, Кратность визы, Список типов виз – возможные значения, используемые при заполнении паспортных данных;

- Типы гостей, возможные для поселения (типы Простой и Сервис должны присутствовать, помимо существующих для поселения, для корректного начисления стоимости штрафа за незаезд по брони или опоздание, а также для начисления дополнительных услуг на заявку);

- Цели приезда – статистические данные, указываемые для каждого гостя с возможностью в дальнейшем сформировывать отчеты.

- Типы тура – показатели указываемые для заявок, в дальнейшем формируются статистические отчеты по данному показателю (Например, Индивидуалы, Группы или например, данные, откуда заявка - Интернет, Реклама и т.д.);

- Единицы измерения – возможные значения. Используются при заполнении классификатора услуг.

• Информация о структуре гостиницы (коды корпусов, секций, этажей) используется при формировании формата идентификатора номера, поэтому изменение этих данных также может привести к неправильному отображению номерного фонда. Достоверность сведений о количестве основных и дополнительных мест в номерах влияет на работу при выборе вида размещения гостя при вводе планового обслуживания заявок и поселении гостей.

• Своевременное изменение информации в справочнике валют необходимо, если стоимость оказываемых гостиницей услуг исчисляется в У.Е. Однако все цены рекомендуется устанавливать в рублях.

· Информация об услугах необходима при ведении справочника тарифов, при продаже услуг на кассе и добавлении в долг на гостя. Нужно обращать внимание на вид валюты, способ предоставления, время предоставления, список налогов на данную услугу, список доступных касс для работы с данной услугой. От этих параметров зависит стоимость проживания гостя и стоимость дополнительных услуг при оформлении счетов. Если используется большое количество услуг, то возможно использовать задачу «Прейскурант на дополнительные услуги» - удобный интерфейс для изменения цен.

· В справочнике тарифов содержится информация о стандартных тарифах. Кроме этого существует возможность ввода тарифа на конкретную заявку, а также ведение договорных тарифов. Тарифы необходимы для определения стоимости проживания гостя. Настройкой тарифов является настройка тарификации и настройка дополнительных условий. Указанный способ выбора интервала калькуляции действует для всей подсистемы «Отель». Тариф может быть Гостиничный или Санаторный (Для гостей по тарифу с типом Санаторный возможно не перерасчитывать сумму оказанных услуг при досрочном выезде). Дополнительные условия могут быть выбраны для каких-то определенных услуг в калькуляции. При вводе калькуляции интервала тарифа таблица цен вводится для каждого вида оплаты. Таблицы цен для разных типов гостей и гостей разных возрастных категорий, а также для будних дней и выходных могут отличаться.

· Группы тарифов формируются при необходимости формировать статистические данные отчетов ФЭО относительно сгруппированных тарифов (например, смотреть доход).

· В справочнике Стран содержится полный список стран. Можно сгруппировать страны по Регионам Мира. Данный показатель используется при формировании статистических отчетов, если на гостей заполнять поле Гражданство в паспортных данных.

· Список договоров для фирм создается в случаях когда:

- для каждой фирмы используются особые тарифы, не присутствующие в списке стандартных, а также нужна настройка для привязки тарифа к типам тура для более удобного ввода заявок;

- для фирмы используется квота;

- для фирмы используется работа с комиссией.

· При использовании квот формируется список квот. Квоты возможны 2х вариантов: на Номера (указаны конкретные номера комнат) и на Классы номеров (указано кол-во в квоте номеров по выбранному классу).

· При работе с путевками (БСО – бланками строгой отчетности) заполняются соответствующие справочники, и создается список путевок в журнале.

· Возможно поступление в систему заявок из интернета. Реализован стык с сайтом www.tourlink.ru , системой бронирования Nota Bena, а также возможна реализация стыка с существующим сайтом гостиницы.

· На основании гарантийных писем от организаций или заявок на размещение от отдельных граждан, Начальник службы приема и размещения вводит заявки. Заявка может быть по письму или по договору. При работе с путевками используются заявки на путевки, также возможны варианты по путевке по письму или по путевке по договору. Необходимо заводить плановое обслуживание с указанием вида размещения и количества гостей. Наличие данной информации позволяет правильно оформлять предоплату на заявку за наличный расчет, влияет на баланс гостей групп по безналичному расчету, а также позволяет формировать предварительный счет, который можно отправить по факсу фирме для согласования, а возможно и для оплаты. Предварительный счет может быть сформирован в виде документа счета-фактуры, при этом данный счет автоматически попадает в бухгалтерию. Например, количество гостей по плану в отчете по питанию формируется на основании информации из планового обслуживания групп, здесь учитываются гости с тарифом, содержащим услуги питания. При изменении какой-либо информации, можно откорректировать заявку до поселения гостей. При возникновении ситуации, когда гости уже поселены по заявке за безналичный расчет, и плановое обслуживание не соответствует поселению, можно либо откорректировать заявку и выполнить операцию пересчета б/н долгов гостей либо произвести начисление б/н оплаты гостям заявки в соответствии с фактическим обслуживанием. Также возможно добавлять дополнительные услуги для заявки. По безналичному расчету возможен как вариант добавления на заявку, так и услуги для каждого гостя. Для заявки за наличный расчет – добавление услуг возможно только для каждого гостя заявки. Для заявки есть возможность проставлять признак частичной или полной оплаты. При взятии предоплаты для заявки за наличный расчет признак устанавливается автоматически. Для заявок по безналичному расчету признак необходимо устанавливать самостоятельно. При ведении Бухгалтерского учета в системе Intellect Style можно просматривать Состояние взаиморасчетов с фирмой, от которой поступила заявка.

· Рекомендуется, по крайней мере, за сутки бронировать номера. При выполнении данного условия в таблице перспективной загрузки содержится наиболее правильная информация, а также значительно упрощается работа при поселении, т.к. нет необходимости работать со свободным номерным фондом. В системе существует возможность выставить счет организации за простой номеров.

Есть 2 способа бронирования номеров: бронирование на гостя или бронирование номеров.

- При бронировании на гостя вводится вся необходимая информация о госте, и он получает статус «непоселен». В плановом обслуживании группы можно ввести список фамилий гостей, не бронируя номерной фонд, данные об этих гостях указываются в списке заезжающих.

- Бронируя номерной фонд - занимаем номер (место), но без ввода информации о госте. В задаче «Резервирование» (при вводе планового обслуживания группы) можно пользоваться и первым и вторым способом. В задаче «Бронирование» используется только занятие номеров без ввода данных о гостях. На основании данной информации формируется лист заезда на дату.

· Размещение гостей осуществляет Администратор.

· Если на гостей были забронированы номера, то при поселении появляется список гостей с указанным номером комнаты и со статусом «Непоселен». Проверив правильность всех параметров гостя, нужно нажать кнопку «Поселить».

• Если при вводе заявки указали список гостей, без привязки к номерному фонду, то при нажатии кнопки «Поселить» появляется окно поселения нового гостя со всеми параметрами гостя, указанными ранее. Нужно только выбрать номер комнаты и вид размещения и нажать кнопку «Поселить».

• При отсутствии списка гостей на группу, открывается окно поселения нового гостя. Если на группу были забронированы номера, то в окне поселения, отметив поле «Бронь группы» появляется список этих номеров.

• После размещения группы Администратор формирует «Отчет о поселении группы». В случае обнаружения ошибок, исправляет их и получает отчет еще раз. Данный отчет хранится в Службе приема и размещения до отъезда группы.

• При свободном поселении заявку на группу не заводят, Администратор при поселении выбирает номера из свободного номерного фонда. Важно знать, что гостей без заявки нельзя селить за безналичный расчет.
  
  

• При поселении гостей для каждого рекомендуется указывать цель приезда, паспортные данные (ввод данных также возможен и позже, после заселения). На основании этих данных возможна печать анкет, регистрационной карточки, формы уведомления о прибытии иностранного гражданина (для иностранных гостей), а также формируются отчет в ОВИР и статистические отчеты.

• Все изменения, связанные с проживанием гостя, осуществляются в задаче «Корректировка». Можно также произвести корректировку сразу после поселения гостя в окне списка гостей заявки. Есть возможность изменить дату выезда, параметры оплаты, переселить гостя, изменить информацию о самом госте, а также выполнить перевод гостя в другую группу. Можно корректировать параметры на весь период проживания («История проживания гостя»), и разделяя проживание («Корректировка переменных параметров»). При корректировке переменных параметров система позволяет перезаписать всю историю проживания, если поселение было произведено в текущие сутки.
  Дату заезда изменить невозможно!!!

• Оформление выезда гостей группы/заявки и гостей свободного поселения производится в задаче «Выселение». При оформлении выезда гости, не являющиеся должниками, переводятся в статус «выселен», а освобожденные номера в статус «грязный».
  Корректировка параметров выселенного гостя невозможна!!!

• Формирование счетов по безналичному расчету и счетов-фактур выполняются в задаче «Резервирование» службой портье. Документы формируют для каждой выезжающей группы, в случае какого-либо несоответствия, выясняются его причины, и, если необходимо, данные корректируются, т.е. перед тем как выселить гостей рекомендуется проверить правильность формирования б/н счета.
  Есть возможность оформлять счета-фактуры на гостей, поселенных за наличный расчет. При передаче смены, полученные документы передаются в бухгалтерию.

• Оплата проживания и всех видов услуг, предоставляемых в гостинице, производится Администратором-Кассиром или в рабочем месте Касса.

• Перед началом работы, в момент приема смены, Кассир выполняет загрузку данных и открытие смены с подтверждением начального остатка.
  
  
• Прием оплаты за проживание, дополнительные услуги, услуги телефонной связи, услуги интернет, или внесение депозита на телефонные переговоры может осуществляться в задачах поселения, корректировки и выселения. Оплату гостя за проживание (услуги по тарифу, начисляемые кратно продолжительности проживания) можно взять до выбранной даты, но не более чем установленная дата выезда гостя. Для оплаты телефонных переговоров (задачи «Корректировка» и «Выселение»), из списка неоплаченных переговоров отмечают те, которые нужно включить в счет и, далее производят оплату. Есть возможность рассчитать список гостей. В общем счете для отмеченных гостей можно указывать весь список проживающих или только гостя, который производит оплату всей суммы.

• Дополнительные услуги можно включить в счет при расчете за проживание, а можно включить услуги в долг гостя, при работе с балансом. В данные по доходам в статистических отчетах попадают только те услуги, которые были добавлены в баланс гостя. Услуги, реализованные на кассе, без привязки к гостю, в отчетах по системе Отель не учитываются (данные есть в отчетах по Кассе).

• Прием оплаты за дополнительные услуги для клиентов, не проживающих в гостинице, Кассир осуществляет в задаче реализации товаров и услуг. Суммы по услугам, реализованные на кассе, без привязки к гостю, в отчетах по системе Отель не учитываются (данные есть в отчетах по Кассе).

• Возврат денег (при оплате проживания за наличный расчет) в связи с досрочным выездом оформляется в «Расчете гостя» после корректировки даты выезда. На печать выдается документ возврат (возможен образ расходного ордера). На экземпляре(ах), который остается у Кассира, гость вносит свои паспортные данные, расписывается и указывает дату получения возврата.
  Возврат денег за дополнительные услуги выполняется или в задачах расчета с гостем, после удаления услуги из баланса, или в задаче реализации товаров и услуг по работе «Возврат за дополнительные услуги».

· При передаче смены необходимо выполнять формирование рублевого баула, оформлять сдачу кредитных карт и формировать кассовый отчет. При наличии подсистемы «Бухгалтерский учет» выполняют работу «Экспорт данных в бухгалтерию». Все документы, полученные в течение смены, передаются в бухгалтерию. Кроме этого Кассир может распечатать из системы «Журнал кассира - операциониста», в котором указан реестр документов, оформленных в течении выбранного периода (смены).

• Регистрацию паспортных данных гостей можно осуществлять непосредственно при поселении, в задаче «Корректировка», а также в задаче «Паспортный стол». Ввод паспортных данных можно осуществить и при поселении. Существуют 2 типа паспортных данных: Российский и Иностранный. После ввода всех обязательных для заполнения полей, паспортным данным присваивается уникальный регистрационный номер. Регистрационные номера присваиваются последовательно, а также имеют различную нумерацию для российских и иностранных граждан. В задаче «Отчет паспортного стола», изменяя параметры отчета, можно формировать списки гостей для различных печатных форм (например, «Журнал зарегистрированных гостей за смену», «Журнал иностранных гостей»). Можно экспортировать полученные данные в различные форматы. Реализован стык с программой «Электронный курьер». На основании внесенных данных формируются статистические отчеты.

• Ответственный по службе приема и размещения контролирует состояние номерного фонда гостиницы для выявления ошибок ввода и своевременного исправления их. Ежедневно рекомендуется формировать отчет «Ночной аудит», в котором программа по различным параметрам формирует списки данных для проверки по установленным параметрам.

• При передаче (приеме) смены Администраторами, рекомендуется получать следующие печатные формы: «Список выезжающих», «График заезда» или «Лист заезда», «Список свободных номеров», «Список должников за проживание» или «Должники на дату», «Список должников за телефонные переговоры», «Сводка по питанию», формируется список заезжающих гостей, а также «Сводка заселения этажа», где содержится вся информация о состоянии номерного фонда.