Чарльз Диккенс 3 страница

77. Тексты документов оформляют в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

78. Текст-трафарет - форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста - это грамматически связный текст.

В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, справок и т.д. Текст может содержать подстрочные пояснения о характере информации, которую следует вносить в пробелы.

Трафаретные тексты удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, как в пределах одной организации, так и системы однородных организаций одного ведомства. Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.

Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, т.к. исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено.

Фактически заполняется заранее составленный документ, поэтому исключается стадия черновика, а фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

79. В настоящее время широкое распространение получили анкеты - опросные листы для получения каких-либо сведений. Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. С помощью анкетирования удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное, например: "структурное подразделение", "последнее место работы" и др.

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа "да - нет", развернутым ответом, числовыми показателями.

Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет, например, личный листок по учету кадров.

80. Для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей применяют таблицы. Таблицы в тексте оформляют в соответствии с Техническим кодексом установившейся практики 1.5-2004 "Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и государственных стандартов" (далее - ТКП 1.5-2004).

ТКП 1.5-2004 отражает построение таблиц в стандартах, однако изложенные в таблицах требования распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе и на организационно-распорядительную.

81. Таблица - это форма представления унифицированного текста, содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации. Таблица позволяет представить информацию в более компактном виде. Применяют таблицы для лучшей наглядности и удобства сравнения числовых значений, показателей (параметров, размеров и т.п.).

Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

В ТКП 1.5-2004 указываются обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (рисунок 1).

Таблица _______ - _____________________________________________

номер наименование таблицы

_____________________________________________

продолжение наименования таблицы

┌────────────────────┬─────────┬─────────┐

Головка │ │ │ │ Заголовки граф

│ ├────┬────┼────┬────┤

│ │ │ │ │ │ Подзаголовки граф

├────────────────────┼────┼────┼────┼────┤

│ │ │ │ │ │ Строки

├────────────────────┼────┼────┼────┼────┤ (горизонтальные ряды)

│ │ │ │ │ │

├────────────────────┼────┼────┼────┼────┤

│ │ │ │ │ │

├────────────────────┼────┼────┼────┼────┤

│ │ │ │ │ │

└────────────────────┴────┴────┴────┴────┘

Боковик (графа для Графы (колонки)

заголовков строк)

Рисунок 1

Головку таблицы отделяют от остальной части таблицы двойной линией.

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Слева над таблицей размещают слово "Таблица". После него приводят номер таблицы. Точка после номера таблицы не ставится.

Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложения, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами. При необходимости краткого пояснения и / или уточнения содержания таблицы приводят ее наименование, которое записывают с прописной буквы над таблицей. В конце заголовка точка не ставится. Переносы слов в наименовании таблицы не допускаются.

82. Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков граф и строк точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе (рисунок 2).

Таблица

Таблица

Рисунок 2

83. При приведении заголовка боковика или заголовков (подзаголовков) других граф не допускается разделение граф в головке таблицы диагональными линиями.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается располагать заголовки граф перпендикулярно строкам таблицы.

84. Таблицы, как правило, следует располагать на странице вертикально. Помещенная на отдельной странице таблица может быть расположена горизонтально, при этом ее головка должна размещаться в левой части страницы, номер страницы проставляют в установленном порядке.

85. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы, то ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом. В каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик.

При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

86. Слово "Таблица" указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова "Продолжение таблицы" или "Окончание таблицы" с указанием номера таблицы в соответствии с рисунком 3.

Таблица

В миллиметрах

Окончание таблицы

Рисунок 3

87. Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, отделяя их друг от друга двойной линией. При этом повторяют головку таблицы в соответствии с рисунком 4.

Таблица

┌────────────────┬───────────────┐┌───────────────┬────────────────┐

│Диаметр стержня │Масса 1000 шт. ││Диаметр стержня│ Масса 1000 шт. │

│ крепежной │стальных шайб, ││ крепежной │ стальных шайб, │

│ детали, мм │ кг ││ детали, мм │ кг │

├────────────────┼───────────────┤├───────────────┼────────────────┤

│ 1,1 │ 0,045 ││ 2,0 │ 0,192 │

├────────────────┼───────────────┤├───────────────┼────────────────┤

│ 1,2 │ 0,063 ││ 2,5 │ 0,350 │

├────────────────┼───────────────┤├───────────────┼────────────────┤

│ 1,4 │ 0,111 ││ 3,0 │ 0,553 │

└────────────────┴───────────────┘└───────────────┴────────────────┘

Рисунок 4

88. При делении таблицы на части допускается головку (при ее большом размере) во второй части (и последующих частях) не повторять, заменяя ее соответствующими номерами граф, если это не затруднит понимание содержания таблицы. При этом графы нумеруют арабскими цифрами в соответствии с рисунком 5.

Таблица

Окончание таблицы

Рисунок 5

89. Нумерацию граф рекомендуется проставлять, если в тексте документа имеются ссылки на номера граф.

90. Нельзя включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку". Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковик таблицы непосредственно перед их наименованием (рисунок 6).

Таблица

Рисунок 6

91. При обозначении марок, типов продукции, а также перед числовыми значениями величин порядковый номер не ставится. Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается текстом, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии отдельных данных в таблице проставляется прочерк (тире) (рисунок 7).

Таблица

┌─────────────────────────────────────────┬──────────┬─────────┬──────────┐

│ Наименование показателя │ 2002 │ 2003 │ 2004 │

└─────────────────────────────────────────┴──────────┴─────────┴──────────┘

Фарфорово-фаянсовая посуда, млн.шт. 536 420 321

Посуда из стекла и хрусталя, млн.руб. 101,3 - 54,9

Рисунок 7

92. Если в таблице отсутствуют горизонтальные линии, текст, повторяющийся в строках одной и той же графы и состоящий из одиночных слов, чередующихся с цифрами или буквенно-цифровыми обозначениями, заменяют кавычками в соответствии с рисунком 8.

93. Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении его заменяют словами "То же", а далее кавычками в соответствии с рисунком 8.

Если повторяется лишь часть фразы, то допускается эту часть заменять словами "То же" с добавлением дополнительных сведений, как показано на рисунке 8.

При наличии горизонтальных линий текст необходимо повторять.

94. Не допускается заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов и типоразмеров продукции.

Таблица

┌─────────┬──────────────────────────────────┬────────────────────────────┐

│ Оружие │ Характеристики пули │ Характеристика броневой │

│ ├──────┬───────────────┬───────────┤ защиты │

│ │Масса,│Тип сердечника │ Скорость, │ │

│ │ г │ │м/с, +/- 10│ │

├─────────┼──────┼───────────────┼───────────┼────────────────────────────┤

│Автомат │ 3,5│ Стальной │ 880│Защита автомобиля при │

│АК-74 │ │термоупроченный│ │круговом обстреле │

├─────────┼──────┼───────────────┼───────────┼────────────────────────────┤

│Автомат │ 7,9│ То же │ 715│То же, а также защита крыши │

│АК-74 │ │ │ │при обстреле под углами от │

│ │ │ │ │20° до 30° к горизонту │

│ │ │ │ │ │

│Винтовка │ │ │ │ То же │

│СВД │ 9,6│ -"- │ 825│ │

├─────────┼──────┼───────────────┼───────────┼────────────────────────────┤

│Винтовка │ 4,5│ Свинцовый │ 890│ -"- │

│МЛ6А2 │ │ │ │ │

└─────────┴──────┴───────────────┴───────────┴────────────────────────────┘

Рисунок 8

95. Цифровые значения в графах таблиц проставляют так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю (параметру, размеру). В одной графе соблюдают, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

96. Горизонтальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

97. Порядок приведения физических величин и их числовых значений устанавливается по ТКП 1.5-2004 (04100).

98. На документах формата А4 текст печатают через 1,5 межстрочного интервала (на пишущей машинке) или одинарный (на компьютере).

На документах формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт.

99. Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

100. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков (на пишущей машинке) или 73 мм (на компьютере). Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал или точно 14 пт.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера и назначения документа.

101. При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесения - принтерных текстов.

Практика оперативного использования и архивного хранения показывает возможность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании документов, их перевозках, аварийных ситуациях, реставрации.

Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски.

Приложение 1

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О ВНЕДРЕНИИ СТБ 6.38-2004

ОАО "Промстрой"

ПРИКАЗ

10.07.2005 N 25

г. Минск

О внедрении СТБ 6.38-2004

В целях совершенствования организации работы с документами, в соответствии с утвержденным и введенным в действие с 1 июля 2005 г. постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. N 69 Государственного стандарта СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внедрить в действие и использовать при оформлении организационно-распорядительных документов СТБ 6.38-2004.

2. Начальнику организационно-технического отдела А.П.Максимовичу подготовить план мероприятий по внедрению СТБ 6.38-2004 в ОАО "Промстрой".

3. Считать утратившим силу приказ генерального директора ОАО "Промстрой" от 10.08.1996 N 15 "О внедрении СТБ 6.38-95".

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора С.Ф.Васильева.

Генеральный директор Подпись Н.И.Ивашин

ОАО "Промстрой"

Визы

В дело N 1-3

Подпись

Дата

Приложение 2

ОБРАЗЕЦ ПЛАНА МЕРОПРИЯТИЙ ПО ВНЕДРЕНИЮ СТБ 6.38-2004

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО "Промстрой"

Подпись Н.И.Ивашин

15.07.2005

План

мероприятий по внедрению СТБ 6.38-2004

"Унифицированные системы документации Республики Беларусь.

Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов"

Начальник организационно-

технического отдела Подпись А.С.Максимов

Приложение 3

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, ИЗДАВАЕМЫЙ СОВМЕСТНО

ДВУМЯ И БОЛЕЕ ОРГАНИЗАЦИЯМИ

(макет)

Полное наименование Полное наименование

организации организации

(сокращенное наименование (сокращенное наименование

организации) организации)

Название вида документа

Дата N __________ / _______

Место издания

Заголовок к тексту