ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. 2 страница

Формулируется заголовок составителем документа.

Заголовок должен указывать краткое содержание текста документа, точно называть управленческое действие и грамматически согласовываться с названием вида документа.

Пример:

приказ (о чем?) о совершенствовании структуры аппарата управления;

положение (о чем?) о канцелярии;

протокол (чего?) собрания акционеров;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

должностная инструкция (кому?) секретарю-референту;

акт (о чем?) о выделении документов к уничтожению;

акт (чего?) ревизии;

письмо (о чем?) об изменении сроков выполнения договора...

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.

Пример:

Об утверждении отчета

и проведении выборов ревизионной комиссии

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.

Пример:

О внедрении СТБ 6.38-2004

Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатают строчными буквами (кроме заглавной), без кавычек и не подчеркивают.

Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Место размещения заголовка на документе допускается отмечать уголками при изготовлении бланка.

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5 (148 x 210 мм), текст которых не превышает пять - семь строк.

45. Отметка о контроле (реквизит 20) располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой "К" или словом "Контроль". Отметка проставляется от руки цветным карандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Место размещения отметки о контроле на документе допускается отмечать уголками при изготовлении бланка.

46. Отметка о наличии приложения (реквизит 22) располагается ниже текста документа перед реквизитом "Подпись". Слово "Приложение" печатается с прописной буквы от нулевого положения от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Пример:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 8 мая 2005 г.

N 12-7/184 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес посылается приложение.

Пример:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в третий адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, указано название приложения или нет.

Пример:

Приложение: в 3 экз.

Приложение: Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных

дел работников в 3 экз.

К нормативным правовым или распорядительным документам могут прилагаться документы, которые утверждены или вводятся в действие. Приложениями могут быть документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа. В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте.

47. Подпись (реквизит 23) - обязательный реквизит официального документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Если документ оформлен на бланке, в название должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.

Пример:

Директор института Подпись Т.А.Ларионов

Если документ оформлен не на бланке, название должности включает полное наименование организации.

Пример:

Директор Белорусского

научно-исследовательского

института документоведения

и архивного дела Подпись В.В.Федосов

В научных и учебных организациях в составе реквизита "Подпись" могут указываться ученые степени и звания.

Пример:

Директор института

доктор исторических наук,

профессор Подпись А.И.Новиков

Если документ подготовлен двумя и более организациями, его подписывают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

Пример:

Директор ЗАО "Орион" Директор ОАО "Электрон"

Подпись А.А.Иванов Подпись Б.В.Егоров

При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Пример:

Директор Подпись Б.Г.Морозов

Главный бухгалтер Подпись Г.А.Егорова

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Располагаются подписи членов комиссии по алфавиту фамилий.

Пример:

Председатель комиссии Подпись А.Г.Лавров

Секретарь комиссии Подпись А.П.Иванова

Члены комиссии: Подпись Л.Е.Сидорцов

Подпись Т.А.Тарасова

Подпись А.Г.Уралова

Документы коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарем.

Пример:

Председатель Подпись В.И.Кириллов

Секретарь Подпись А.А.Купрейчик

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ. Исправление можно сделать чернилами или машинописным способом, поставив "И.о." или "Зам.". Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии.

Если подписываются распорядительные документы, то допускается подписание только первых экземпляров. При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.

48. Гриф приложения (реквизит 24) проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкция, положение и др.). Гриф приложения располагают в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова "Приложение", его порядкового номера, указанного арабскими цифрами без знака N, названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса, печатается от пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Пример:

Приложение 2

к постановлению

Министерства здравоохранения

Республики Беларусь

30.06.2005 N 55

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

Пример:

Приложение

к приказу директора

ЗАО "Маяк"

18.02.2005 N 8

49. Гриф согласования (реквизит 25) - реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, утверждения) подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" слева и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Директор государственного учреждения

"Национальный архив Республики Беларусь"

Подпись В.Д.Селеменев

25.01.2005

Если согласование осуществляется отдельным документом (письмом, решением, постановлением и т.д.), гриф согласования оформляют по форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства финансов

Республики Беларусь

30.01.2005 N 12-34/41

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

Министерства образования

Республики Беларусь

20.01.2005 N 1

Если документ имеет два грифа согласования, они располагаются на одном уровне.

Пример:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции Председатель Верховного Суда

Республики Беларусь Республики Беларусь

Подпись А.А.Ветров Подпись В.Г.Бондарь

14.06.2005 14.06.2005

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования прилагается

Подпись

Дата

Заполненный лист согласования прилагается к проекту документа (Приложение 5).

50. Визы (реквизит 26) - это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.

Реквизит "Визы" включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. Слово "Виза" не входит в состав реквизита.

Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирнов

25.06.2005

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными правовыми актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается.

При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: "Замечания прилагаются".

Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирнов

25.06.2005

С проектом не согласен

Замечания прилагаются

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования.

Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись Н.Б.Скворцова

20.06.2005

Зав. отделом документоведения

Подпись А.В.Сидорцова

20.06.2005

Зав. отделом архивоведения

Подпись Т.И.Боброва

21.06.2005

Юрисконсульт

Подпись Н.С.Швец

22.06.2005

Главный бухгалтер

Подпись Л.М.Левентова

23.06.2005

Реквизит "Визы" используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами: "С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен". Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Пример:

С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров

10.07.2005

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника.

Пример:

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Подпись В.И.Гришина

20.07.2005

Экономист планового отдела Подпись А.С.Маслова

21.07.2005

Менеджер отдела рекламы Подпись С.Н.Рязанов

22.07.2005

Визы располагают ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе.

51. Печать (реквизит 27). На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

В организации используются разные по назначению печати - гербовые и простые.

Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государственные органы и иные государственные организации в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. N 301-З "О государственных символах Республики Беларусь".

В негосударственных организациях используются печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Пример:

┌──────────────────┐

│ │

Директор институт│а П│одпись С.А.Сидоров

│ │

└──────────────────┘

В организации могут использоваться простые печати. Они воспроизводят наименование соответствующего учреждения или его структурных подразделений.

Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении (отделе кадров, управлении делами и др.). Иные простые печати имеют узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.д.). Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.

Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.

52. Отметку об исполнителе (реквизит 28) располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

В состав отметки об исполнителе включаются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, который печатают без знаков препинания.

Пример:

Иванов 220 40 51

При оформлении документа на компьютере реквизит "Отметка об исполнителе" выполняется шрифтом Times New Roman, Cyr обычный, размер 9 пунктов и может быть дополнен информацией:

в первой строке - индекс структурного подразделения, в котором готовился документ;

во второй строке указываются инициалы (для машинисток), дата создания документа и имя файла.

Пример:

2 Иванов 220 40 51

ТН 15.02.2005 с1-3 об-1

53. Отметка о заверении копии (реквизит 29). Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в ее деятельности. Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита "Подпись" и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят слово "Верно" с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Пример:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов

25.01.2005

Если копия документа выдается на руки работнику или пересылается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии - гербовой), в негосударственных организациях - печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Пример:

Верно

Подпись А.П.Германович

54. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 30) располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов "В дело", номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя, даты.

Пример:

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2005 N 11-10/130

Подпись

16.05.2005

или

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.02.2005

Этот реквизит проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устной договоренности). Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: "Направлено, дата, N", "Учтено при составлении заявки", "Дан устный ответ", "Вопрос решен по телефону" и т.п.

55. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) (реквизит 31) проставляется на поступающих документах и располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа. Для проставления отметки используют штампы.

Пример:

┌───────────────────────────────┐

│ ЗАО "Маяк" │

│ 26.02.2005 │

│ N 342 │

└───────────────────────────────┘

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учета количества поступивших документов.

56. Отметка о переносе данных на машинный носитель (реквизит 32) включает запись: "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса, располагается на нижнем поле первого листа документа. При сканировании документов с целью создания автоматизированной информационно-поисковой системы организации, имеющей локальную сеть, целесообразно проставлять на документе отметку о переносе данных на машинный носитель. При использовании персонального компьютера в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для исключения повторного введения данных о документе в память машины.

Глава 4

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

57. Текст - главный смысловой реквизит документа, он выражает содержание управленческого действия.

Текст документа печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Абзацы в тексте печатают от первого положения табулятора после пяти печатных знаков от границы левого поля (на пишущей машинке) или 12,5 мм (на компьютере).

58. Приступая к составлению документа, необходимо уточнить цель документа и круг вопросов, подлежащих решению. Это позволит правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого решения, во многом определяющий стиль и характер изложения текста.

59. К текстам организационно-распорядительных документов предъявляется ряд требований. Главные из них - достоверность и объективность, максимальная краткость при полноте информации и точность, не допускающие различных толкований.

60. Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем, предназначенным для общения в сфере управления. Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул.

61. Текст документа может быть представлен в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих форм.

62. Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии.

Такой текст используется при составлении уставов, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, докладных, объяснительных, служебных записок, справок, писем и т.д.

63. Текст документов может состоять из двух или трех смысловых частей.

Если текст документа состоит из двух смысловых частей, то в первой излагаются причины, основания и цели создания документа, во второй - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, рекомендации.

В тексте документа могут быть три смысловые части: первая - введение, где излагаются причины создания документа, вторая - доказательство, в которой описываются события, факты, следствия, и третья - заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами.

В отдельных случаях документ может состоять из одной заключительной части, если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, например, приказы, распоряжения содержат распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения.

64. Если основанием для создания какого-либо документа послужил другой документ, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид, дата, номер и заголовок.

Пример:

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. N 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь" разработаны общий бланк, бланк приказа и бланк для письма...

65. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями, которые способствуют упорядочению терминологии.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений.

66. При изложении требований в тексте документа применяют слова: "должен", "следует", "подлежит", "необходимо", "требуется", "разрешается только", "не допускается", "запрещается", "не следует", "не должен", "не подлежит", "не могут быть" и др.

67. Приводя в тексте документа требования к наибольшим и наименьшим значениям величин, применяют словосочетания: "должно быть не более (не менее)" или "не должно превышать".

68. При изложении в тексте документа требований, допускающих отступления, применяют слова: "могут быть", "как правило", "при необходимости", "допускается", "разрешается" и др.

69. Использование сокращенных слов и словосочетаний уменьшает объем текста и ускоряет его восприятие. При первом употреблении сокращения в скобках необходимо указать его расшифровку.

70. Тексты документов, сложных по содержанию и больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.), делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

При делении текста документа на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт (подпункт) содержал законченную информацию и составлял его отдельное положение.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами с точками и записывают с абзацного отступа. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы.

Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста документа.

Пример:

1, 2, 3 и т.д.

Номер подраздела включает номера раздела и подраздела, разделенные точкой (1.1, 1.2, 1.3 и т.д.), а номер пункта - номера раздела, подраздела и пункта (или номера раздела и пункта), разделенные точкой (1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 и т.д.).

Номер подпункта включает номера раздела, подраздела (при его наличии), пункта и подпункта, разделенные точками (1.2.3.4, 1.2.3.5 и т.д.).

Если текст основной части документа разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не нумеруют, а выделяют абзацным отступом.

71. Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь заголовки при необходимости. Допускается в разделе совмещать подразделы с заголовками и подразделы без заголовков.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание соответствующих разделов, подразделов, пунктов.

Заголовок раздела (подраздела или пункта) печатают с прописной буквы, не ставя точку в конце и не подчеркивая. При этом номер раздела (подраздела или пункта) следует печатать после абзацного отступа.

В заголовках следует избегать сокращений (за исключением общепризнанных аббревиатур, единиц величин и сокращений, входящих в условные обозначения продукции).

В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

72. В тексте документа (как правило, внутри пунктов или подпунктов) могут быть приведены перечисления.

Перечисления выделяют в тексте абзацными отступами, которые используют только в первой строке. Вторую строку в перечислении приводят без абзацного отступа.

Перед каждой позицией перечисления дефис не ставят.

После каждого перечисления, кроме последнего, ставят точку с запятой.

73. В тексте документа не допускается применять:

обороты разговорной речи, техницизмы и профессионализмы;

для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на белорусском (русском) языках;

произвольные словообразования;

сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами.

74. В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается применять:

математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово "минус");