Перевірка дотримання порядку видачі готівки під звіт та її використання

Метою перевірки є здійснення контролю за дотриманням підприємствами вста­новленого порядку видачі готівкових коштів під звіт (у тому числі на відрядження) та їх використання відповідно до вимог Положення та Інструкції про службові від­рядження в межах України та за кордон (із змінами), затвердженої наказом Мініс­терства фінансів України від 10.06.99 № 146 і зареєстрованої Міністерством юстиції України 29.06.99 за № 418/3711.

Під час проведення перевірок аналізується порядок видачі підприємствами сум під звіт, їх цільове використання, виявляються факти неправомірної видачі готівки під звіт працівникам, які повністю не розрахувалися за попередньо видані їм кошти, несвоєчасного звітування, а також випадки передавання підзвітних коштів одним працівником іншому тощо.

Під час перевірки можуть аналізуватися дані бухгалтерських регістрів, а саме: по рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами", де за дебетом відображаються кошти, видані з каси під звіт, і відшкодування перевитрат за авансовими звітами, а за кредитом — суми витрат за авансовими звітами, підтверджені бухгалтерією, та по­вернення невикористаних авансів. Дебетове сальдо зазначає суму заборгованості підзвітних осіб підприємству, кредитове — суму перевитрат підзвітних осіб за авансо­вими звітами. Такий аналіз дає змогу визначити напрями використання підзвітних сум, виявити порушення під час їх видачі.

При перевірці авансових звітів про використання одержаної під звіт готівки для ви­рішення господарських питань особлива увага приділяється дотриманню вимог підзвіт­ними особами встановлених термінів складання та подання до бухгалтерії відповідних звітів, своєчасність повернення до каси підприємств залишку невикористаних коштів (одночасно з авансовим звітом), наявність оригіналів підтверджувальних документів, їх погашення, цільове витрачання підзвітних сум тощо. Крім того, враховується те, що представлення авансових звітів про використання підзвітних сум із порушенням установлених термінів може дозволятися лише у зв'язку з тимчасовою непрацездатніс­тю підзвітної особи або за інших обставин, що мають документальне підтвердження.

До уваги також береться те, що згідно з пунктом 2.15, 2.16 Положення підзвітні особи повинні звітувати про використання виданих їм коштів для вирішення госпо­дарських питань не пізніше наступного робочого дня, на закупівлю сільгосппродук­ції та заготівлю вторсировини — через 10 робочих днів із дня видачі готівки під звіт на ці цілі, за відрядженнями — не пізніше ніж три робочих дні після повернення з відрядження. Так само звіти подають особи, які використали у відрядженні власні готівкові кошти для потреб, що виникли в процесі функціонування підприємства.

Під час перевірки правильності оформлення видач готівки під звіт як на відряд­ження, так і на інші потреби встановлюється достовірність підтверджувальних доку­ментів, що додаються до авансових звітів.

Також слід звертати увагу на повне і своєчасне звітування підзвітних осіб у разі використання ними під час відрядження значних сум підзвітних коштів для вирішен­ня господарських питань.

При проведенні перевірки правильності організації видачі готівки під звіт на від­рядження встановлюється наявність розпорядчого документа (наказу, розпоряджен­ня) на службові відрядження, правильність ведення записів у журналі реєстрації по­свідчень на відрядження, дотримання граничної тривалості службового відрядження, наявність відміток у посвідченні про відрядження, своєчасність звіту­вання за витрачені під час відрядження кошти, правильність відшкодування витрат працівникам тощо.

Також потрібно враховувати те, що в разі виявлення порушення видачі конкрет­ному працівнику під звіт готівкового авансу за наявності в нього раніше одержаних підзвітних коштів, за якими в установленому порядку не був складений авансовий звіт, то незалежно від того, чи закінчився термін, на який ці кошти були видані, штраф за таке порушення (25% від одержаної під звіт суми) має розраховуватися, ви­ходячи із суми попередньо одержаних і не повернених до каси підприємств підзвіт­них коштів, щодо яких не був складений звіт. У разі своєчасного повернення лише частини підзвітних коштів штраф розраховується щодо суми не повернених до каси підзвітних коштів.

Факти подання авансового звіту до бухгалтерії в установлені строки без одночас­ного повернення до каси підприємства невикористаних підзвітних сум є порушен­ням порядку видачі готівки під звіт і її використання.