КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ

Когда я только начинал карьеру генерального директора, некоторые вопросы были для меня особенно трудны. Один из них мы уже рассмотрели — это НДС. Второй по трудности относился к наличным деньгам организации. И особенно тяжело было заполнять чековую книжку. Но обо всем по порядку.

Вся деятельность с наличными деньгами организации относится к кассовым операциям, в том числе и деньги по чековой книжке (далее — по чекам). Кассовые операции не так сложны, сколько требуют скрупулезности и ответственности. Рассмотрим мы их схематично, для понимания принципа. Я на них потратил достаточно много времени. Кассовые операции относятся к бухгалтерскому учету, и ему лучше обучиться. Еще раз напоминаю, что по бухгалтерскому учету много хорошей литературы. Купите и изучайте.

Давным-давно из-за незнания самых простых основ работы с наличными деньгами мы в начале деятельности в течение двух месяцев просто складывали наличные в тумбочку, потому что не знали, как вести кассу предприятия. Это серьезное нарушение, повторять которое не рекомендую. Наше государство трепетно относится к чужим наличным и наказывает за ошибки в работе с ними.

Мы коснемся ознакомительно обычной работы торгового предприятия. Для правильного заполнения документов, ведения отчетности обязательно прочтите соответствующую литературу. Существуют брошюры, которые так и называются «Кассовые операции». Этот раздел даст вам лишь общие понятия.

В процессе деятельности вам придется иметь дело с официальными наличными деньгами организации. Они будут фигурировать в виде выручки, подотчетных сумм и зарплаты. Сейчас все чаще зарплату перечисляют на пластиковые карточки, и в наличном виде ее получают не везде, но на текущие траты наличные деньги все равно нужны.

Наличные деньги приходят и уходят. Приходят от клиентов через кассовый аппарат. В момент отпуска товара или услуги по кассовому чеку вы можете выписать товарный чек, что обязательным требованием не является. Товарный чек содержит информацию о данном товаре или услуге. Его можно заверить обычным штампом предприятия или круглой печатью. Товарный чек без кассового чека недействителен. Кассовый чек сам по себе служит документом строгой отчетности и несет на себе все необходимые данные о вашем предприятии. Заверять его не нужно.

В конце дня деньги, прошедшие через кассовый аппарат, приходуются в кассу предприятия через приходный кассовый ордер (ПКО). Образец ПКО находится в приложении 7. Через ПКО принимаются и деньги, не потраченные на хозяйственные расходы, остатки от командировочных, различные взносы, займы. Далее необходимо эти деньги сдать в ваш банк. Деньги, сданные в банк, зачисляются на ваш расчетный счет в этот же день. Если установлен лимит остатка кассы и есть разрешение банка, можно деньги не сдавать и тратить наличные на нужды предприятия (зарплата, хозяйственные расходы, командировочные расходы, автомобильное топливо и т. п.).

На все деньги, уходящие из кассы предприятия, будь то хозяйственные расходы, выдача зарплаты, командировочные, сданные в банк и прочие, оформляется расходный кассовый ордер (РКО). Образец РКО находится в приложении 8.

Обратите внимание на формулировки. Существуют понятия «касса предприятия» и «кассовый аппарат» вашего предприятия. Они различны. Первична касса предприятия. Кассовый аппарат — это просто механизм приема наличных денег, а касса предприятия — это отражение движения наличных денег предприятия вообще, на настоящий момент, день.

В кассе предприятия в том числе учитываются деньги, прошедшие через кассовый аппарат. В течение дня у вас могут отсутствовать наличные продажи, т. е. не будет никакого движения по кассовому аппарату. При этом в кассе предприятия могут приниматься и выдаваться деньги на хозяйственные расходы, зарплату, командировочные и пр. Организация вообще может не иметь кассового аппарата и работать только с безналичными расчетами. Кассовая книга при этом все равно ведется.

Отчет по движению денег по кассовому аппарату и по кассе предприятия ведется отдельно. Данные по наличным деньгам, поступившим через кассовый аппарат, вносятся в кассовую книгу организации.

Чтобы работать с наличными деньгами, понадобится так называемый «лимит остатка кассы». Это величина суммы наличных денег, которая может оставаться в кассе вашего предприятия по окончании рабочего дня.

Лимит остатка кассы запрашивается в банке. При открытии расчетного счета обычно сразу дается бланк на запрос лимита. Если не дали, попросите. Там все достаточно просто: выводим среднее арифметическое число за определенный период по приходу сумм наличных денег и получаем текущую величину лимита. У новой организации такой статистики нет, поэтому ставится планируемая величина. Маленькую просить не стоит, придется ездить в банк слишком часто. При заявлении лимита остатка кассы вы одновременно можете заявить и трату выручки на цели предприятия. Лимит, установленный новому предприятию, пересматривается через первые три месяца работы, далее устанавливается на календарный год. По вашему желанию может быть пересмотрен раньше.

Отнеситесь к лимиту остатка кассы серьезно. При превышении лимита вас оштрафуют. Если на конец дня в кассе остается денег больше, чем позволяет лимит, а сдать не успеваете, то необходимо выдать деньги под отчет, утром возвратить. Оформлять лучше на себя, бухгалтера, кассира. Деньги можно даже и не забирать. Главное, чтобы по документам не было превышения. Старайтесь подобного не допускать, меньше путаницы.

Подводим итог: деньги пришли — оформляем приходный кассовый ордер, деньги ушли — оформляем расходный кассовый ордер. Причем если они пришли из банка по чековой книжке и тут же ушли на зарплату или были выданы подотчетным лицам, то все равно оформляем приходный и расходный ордера.

Сдача наличных денег в банк осуществляется по специальному бланку «Объявление на взнос наличными». Его можно заполнить как вручную, так и на компьютере. В некоторых банках такой бланк заполняют операционисты (сотрудники банка, работающие с вашим расчетным счетом). Деньги к сдаче необходимо подготовить, разложить по номиналам и одинаковой стороной вверх. Неразложенные деньги могут не принять либо взять с вас процент за пересчет купюр.

Внимательно пересчитывайте деньги при подготовке к сдаче. Пачку обязательно подпишите. Я наблюдал случаи, когда сдавали не те суммы. По инструкции кассир не может вернуть полученные при сдаче деньги. Хорошо, если сдали меньше, а если больше?

А теперь о самом для меня волнующем — заполнении чековой книжки.

Для начала банковская инструкция по заполнению чеков. Инструкция дана в точности по оригиналу. Если что-то непонятно, это сочинял не я.

Правила заполнения чеков.

1. Денежные чеки должны быть заполнены в один прием от руки с сохранением всех реквизитов бланка, аккуратно, без исправлений и помарок, ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

2. Денежные чеки действительны в течение 10 дней с момента выписки, не считая дня выписки.

3. Сумма цифрами должна начинаться с начала строки, без разделителей в виде точек или пробелов, оставшееся свободное место после суммы цифрами прочеркивается двумя линиями, в реквизите «копеек» прочерки не допускаются.

4. В реквизите «дата» числа до 10 указываются с нулем (например «03»), месяц указывается словами («июня»), год — цифрами («2004»).

5. Фамилия, имя и отчество получателя денежных средств указываются в дательном падеже с начала строки, с заглавной буквы. Прочерки в свободном месте не допускаются.

6. Сумма прописью заполняется в именительном падеже, должна начинаться с начала строки, с четко выраженной заглавной буквы, не выходить за рамки реквизита «сумма прописью», между словами не допускается большое расстояние. Слова «рублей» и «копеек» должны указываться полностью вслед за суммой прописью без оставления свободного места; копейки в сумме прописью указываются цифрами. Свободное место после суммы прописью прочеркивается двумя линиями, которые не должны перечеркивать буквы верхней строки.

7. Если реквизиты «ФИО получателя денежных средств» и «Сумма прописью» не помещаются на одной строке, их заполнение следует производить, не оставляя свободного места в конце строки, без соблюдения правил переноса (знак переноса также не проставляется). Все надписи должны находиться в пределах синего поля.

8. Подписи лиц, имеющих право первой и второй подписи, должны соответствовать их заявленным образцам в карточке с образцами подписей и оттиска печати и не выходить за рамки поля «подписи».

Применение аналогов собственноручной подписи (факсимиле) не допускается.

9. Печать ставится на специально отведенном месте «место печати чекодателя», оттиск печати должен быть четким, соответствовать заявленным карточкам с образцами подписей и оттиска печати и не заходить на другие реквизиты денежного чека.

10. Сумма цифрами на оборотной стороне денежного чека заполняется с начала графы, рубли отделяются от копеек знаком тире. Свободное место после копеек прочеркивается двумя линиями.

11. На оборотной стороне чека подписи лиц, имеющих право первой и второй подписи, не должны заходить на другие реквизиты чека.

12. Подпись получателя денежных средств ставится сразу после фразы «Указанную в настоящем чеке сумму получил».

13. Документом, удостоверяющим личность получателя средств по денежному чеку, для граждан РФ является паспорт гражданина Российской Федерации (паспорта старого образца с 01 января 2004 г. недействительны).

Для иностранных граждан — документ, удостоверяющий право иностранного гражданина на постоянное проживание в Российской Федерации в соответствии с федеральным законом, регулирующим правовое положение иностранных граждан в Российской Федерации.

Образец заполнения вы найдете в приложении 9, но лучше взять его в вашем банке. Притом, что чеки одинаковые и заполняются по одним правилам, возможны незначительные различия.

Прочитали? А теперь перевод на русский, комментарии и личные переживания.

Заполнение чековой книжки было для меня одним из наиболее нелюбимых и трудных занятий. Заполнять ее необходимо аккуратно, хорошо пишущей ручкой, не торопясь, в один прием. Если ручка мажет, чек могут совершенно спокойно не принять, приняв мазок за исправления. Выходить за поля нельзя, печать необходимо ставить аккуратно, подписывать разборчиво и не перепутать, где одно, а где два подчеркивания. Руки у меня дрожали, я потел, путался, ошибался. Такой инструкции в нашем банке нам не давали, и чеки я переписывал по несколько раз. Правда, наличие инструкции все равно помогает мало.

Самое главное — не бойтесь испортить чек. Если допущена ошибка или чек не приняли, приняв точку за запятую в неположенном месте, то подклеиваете чек обратно в чековую книжку (если успели отрезать), перечеркиваете его, пишете «Аннулирован» и спокойно выписываете следующий. Именно этого мне сразу никто не сказал. Поэтому, когда я испортил свой первый чек (это был третий по счету выписываемый чек), у меня было ощущение идущего на казнь. Оказалось, что все не так страшно, за подобные ошибки не сажают и не наказывают. Так что не бойтесь, пишите смело.

Сразу заполняйте корешок чека. Он остается в чековой книжке. Заполняется с двух сторон. С лицевой стороны вносятся данные получателя чека, с обратной — данные по при-ходованию суммы в кассу предприятия.

Использованную чековую книжку храните до положенного срока. Срок хранения уточните в банке. При закрытии расчетного счета, если есть неиспользованные чеки, чековая книжка сдается в банк. Неиспользованными считаются чеки только с записями банка, без любых ваших помарок.