ОСНАЩЕНИЕ И КОМПЛЕКТАЦИЯ БИЗНЕСА

Краткий список необходимого для оснащения конторского помещения:

· столы по количеству персонала. Бухгалтеру желательно выделить самый большой стол. Хорошо иметь стол для клиентов, особенно если их ожидается много;

· стулья для персонала и посетителей;

· компьютеры (минимум одна штука);

· принтер. Возможен один на офис при использовании сетевого варианта;

· факс;

· копировальный аппарат. До определенного момента может быть заменен факсом либо принтером с приставкой копирования;

· вместо факса, принтера, копира и сканера можно использовать многофункциональный центр (подробнее далее по тексту);

· кассовый аппарат (по потребности);

· настольный бухгалтерский калькулятор;

· часы настенные (обязательно!);

· канцелярские принадлежности: ручки, карандаши, ластики, линейки, клей канцелярский, корректор текста, тексто-выделитель (маркер), скрепки канцелярские, степлер, скобы к степлеру;

· бумага офисная (формат А4), бумага для факса, тетради для записей.

Это список действительно необходимого. Назван кратким, так как все вышеуказанное действительно должно быть в офисе. Следом могут понадобиться чайник, зеркало, офисная АТС. Далее список можно расширять до бесконечности.

Продумать оснащение офиса и сумму затрат на него надо уже во время составления бизнес-плана. В нем вы должны предусмотреть величину вложений на оборудование конторы. От нее и отталкивайтесь. Планируйте и покупайте только то, что вам нужно. Не стесняйтесь покупать б/у. Это касается прежде всего оргтехники и мебели. Определитесь, для чего вам необходимы компьютеры и сколько. Не пытайтесь купить самые лучшие. Возьмите самые подходящие. Компьютеры устаревают так быстро, что можно купить весьма хорошую машину за относительно небольшие деньги. А самая новая крутая машина через полгода станет самой обычной. Учитывая, что на основной части компьютеров только печатают письма и приказы и установлена программа серии «1С» (наиболее распространенная программа бухгалтерского и складского учета), покупать надо самый простой. Ни в коем случае не берите компьютеры с мультимедиа. Звук только будет отвлекать вас от работы (доказано, в тишине работается гораздо эффективнее). Дополнительно появится соблазн поставить игрушку, и все, делами заниматься уже некогда. Наиграетесь дома, когда появятся деньги. А персонал вообще до конца проконтролировать невозможно, поэтому не вводите его в искушение!

С бывшими в употреблении мониторами, принтерами и копировальной техникой несколько сложнее. Мониторы обычно эксплуатируют долго, что приводит к ухудшению изображения, но и срок жизни у них большой (не менее 10 лет). Принтеры и копировальные аппараты могут оказаться сильно изношенными, несмотря на короткий период эксплуатации и прекрасный внешний вид. Подобрать в хорошем состоянии все это можно, но лучше покупать в организациях после проведения дефектации и с какой-нибудь гарантией.

Сейчас все большее распространение начали получать так называемые ногофункциональные устройства. Это один аппарат, который совмещает в себе в различных сочетаниях функции факса, принтера, сканера, копировального аппарата. Бывшие в употреблении экземпляры пока редкость. Недостатком можно считать только то, что дешевые модели оснащаются струйным печатающим устройством. Фактически это струйный принтер. При большом количестве печатаемых (копируемых, получаемых) документов затраты на картриджи с чернилами будут велики. При большом документообороте выгоднее становится лазерная печать. С лазерной печатью они уже ощутимо дороже. Все это необходимо будет сравнить и посчитать вам самостоятельно. Что лучше, удобнее, выгоднее. И, конечно, кроме вас, никто не может решить, что наиболее подходит вашему делу: отдельные устройства или многофункциональный центр.

Бывшую в употреблении мебель подобрать можно, только необходимо этим заниматься.

Из канцелярии покупайте только необходимое и в необходимом количестве. Заработаете — будете покупать с запасом.

Если вы сэкономили на чем-либо (например, арендовали помещение дешевле плана), не покупайте на радостях остальное дороже либо больше, чем запланировали. Сэкономленные деньги вам еще пригодятся. Этого правила нужно придерживаться неукоснительно.

Особый момент — кассовый аппарат (сокращения: контрольно-кассовая машина — ККМ, контрольно-кассовая техника — ККТ). При розничных продажах (так называемой «рознице») без него работать вообще нельзя. Но при работе с организациями вы можете планировать только безналичные операции. Так бывает очень редко. Наличные деньги все равно будут нести. И у вас будет соблазн их взять. И возьмете. А организовать контрольную закупку не так сложно. Те же конкуренты могут этим воспользоваться. Кроме того, возникают определенные сложности в бухгалтерии с легализацией наличности либо со списанием товара. Зачем? Есть недорогие модели кассовых аппаратов, рассчитанных на небольшую проходимость. Купите такой. В текущей работе это все не так сложно, как может на первый взгляд показаться, зато будете спокойны. Понервничать вам придется и без этой ерунды. Если же в работе окажется, что ККМ вам действительно не нужна, то спустя какой-то срок вы ее продадите, и все. Снять с учета ККМ несложно. Необходимы лишь точность и порядок в ведении документов по деятельности ККМ. Их будут проверять. Потери в деньгах при продаже ККМ, естественно, будут, но небольшие. Покой стоит гораздо дороже. Надеюсь, что я вас убедил. Ну и, конечно, попытайтесь купить б/у. Продают ККМ исключительно специализированные центры обслуживания,поэтому б/у машину вы купите только работоспособную.

При покупке ККМ уточните у продавца, в течение какого срока вы можете ее перепродать и что для этого нужно сделать. Полученную информацию уточните в налоговой инспекции при постановке на учет кассового аппарата. Мы столкнулись с ситуацией, когда, купив новую контрольно-кассовую машину, через год ее не могли перепродать. Эксплуатировать в своей организации ее можно было еще семь лет (срок, указанный ГНИ в реестре допуска ККМ в эксплуатацию), а продать как ККМ нельзя, так как не соответствует требованиям по фискальной памяти. Что самое смешное, если бы мы перед новым годом поставили дополнительный штамп в налоговой инспекции, то перепродажа была бы возможна. Такая своеобразная модернизация фискальной памяти по методу ГНИ.

При покупке кассового аппарата необходимо представлять, какое количество кассовых чеков будут пробивать в вашей организации за день или месяц. Кассовые аппараты отличаются по производительности. К сожалению, как и в остальной жизни — чем дороже, тем лучше. Дешевые модели не рассчитаны на большое количество чеков, интенсивную длительную эксплуатацию. Если на дорогую модель у вас нет денег, то сразу планируйте заменить кассовый аппарат в определенный момент. ОПРЕДЕЛИТЕ ЭТОТ МОМЕНТ и меняйте аппарат при его наступлении. Не оттягивайте время, обойдется дороже. Кассовый аппарат — это серьезно. Некоторые организации без него работать вообще не могут. Этой организацией может оказаться ваша.

При покупке ККМ сразу купите несколько запасных лент.

Еще один большой вопрос — это связь. В него входят телефония и Интернет. Когда вы будете просчитывать свой бизнес, попытайтесь определить, сколько телефонных линий или номеров вам потребуется, понадобятся ли мобильные телефоны. Если вы приобретаете многоканальный телефон, то номер один, а линий несколько. Деление на линии и номера условное, так как для номеров, конечно, тоже нужны линии. Многоканальные телефоны мне лично кажутся удобнее, но я на этом не настаиваю, все зависит от потребностей. Программирование офисной АТС с многоканальным телефоном сложнее. Мы подобрали работоспособный вариант примерно через два месяца работы с третьей-четвертой попытки.

Возможности подключения к Интернету тоже различаются. Наибольшую скорость передачи данных обеспечивает оптико-волоконная линия, следующей идет выделенная линия связи. Варианты выделенных линий различны, скорости обмена данными тоже разные. В любом случае, скорость несоизмеримо выше, чем при модемном подключении через телефонную линию. При подключении через выделенную линию телефон остается свободным и им можно пользоваться. Телефонный модем дает гораздо меньшую скорость обмена данными. К тому же скорость подключения на модеме через телефонную линию может во много раз различаться на разных линиях. Если на выделенной линии при различных скоростях обмена данными разница пользователем обычно почти не ощущается, то на модемной связи различия поразительные. На некоторых линиях Интернет почти не работает, постоянно сбоит и разрывает соединение. При подключении к Интернету посредством модема через офисную АТС (выход через «9») скорость еще падает. Есть еще один вид выхода в Интернет — через сотовый телефон. Пока это скорее экзотика. Данная технология получает все большее распространение, но еще остается слишком дорогой. Учитывайте это все при планировании бизнеса, и если вам без быстрого Интернета нельзя, то ищите только вариант аренды с выделенной линией. Не забудьте добавить покупку модема в планируемые затраты на оснащение бизнеса.