ОРГАНИЗАЦИИ И УПРАВЛЕНИЕ. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

В данной теме рассмотрены следующие вопросы: понятие системы управления (СУ), основные блоки системы, «политика» организации, административные отношения, проектирование СУ.

Современные организации невозможны без управленческой деятельности, направленной на изменение различных сторон организации для достижения поставленных целей. Управление в организации как системе в соответствии с принципом рекурсивности также носит системный характер. Система управления – это совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих функционирование и развитие организации.

Система управления в свою очередь состоит из подсистем: общий менеджмент, система менеджмента качества (СМК), финансовый менеджмент, кадровый менеджмент, система управления охраной окружающей среды (СУООС), менеджмент рисков, стратегический менеджмент и т.д. Различные элементы системы управления должны быть интегрированы друг с другом, рационально используя общие элементы. Зрелость системы управления и отдельных ее подсистем может быть проверена на соответствие международным стандартам и моделям совершенства.

Система управления в организации может складываться стихийно, постепенно, по мере накопления опыта управления. Но в настоящее время создались необходимые условия для проектирования систем управления на основе принципов организационной рациональности, на основе почти столетнего опыта менеджмента.

Этот опыт показал, что любая СУ включает в себя четыре блока: 1. целевые ориентиры организации; 2. процесс управления; 3. структура управления; 4. инфраструктура управления

Первый, основополагающий блок включает следующие элементы: указание на проблему, для решения которой создана организация; миссию, которую организация на себя берет; цели, которых она собирается достичь; стратегию, которая для этого будут избрана; задачи, которые она будет решать; принципы и технологии управления, которые будут использованы; ресурсы, которыми организация располагает; обязательства, которые она берет на себя перед своими членами. Данные положения составляют содержание очень важного документа – так называемой «Политики».

Разумеется, мы не везде можем найти такой документ, но именно поэтому мы не везде найдем превосходно устроенную организацию. Такой документ должен быть разработан, доведен до всех сотрудников и положен в основу разработки других блоков системы управления. Еще раз перечислим основные компоненты «Политики»: проблема, миссия, цели, стратегия, задачи, принципы управления, технологии управления, ресурсы, обязательства (руководства).

Второй блок характеризует процесс управления. Он включает в себя: 1) схему разработки и реализации управленческих решений; 2) схему управленческих потоков; 3) схему информационных потоков.

Третий блок характеризует структуру управления и включает в себя: 1) департаментализацию; 2) функции подразделений; 3) структуру организации; 4) организационные отношения; 5) кадры организации.

Четвертый блок характеризует инфраструктуру управления и включает в себя: 1) техники управления; 2) сети связей; 3) компьютеры и оргтехнику; 4) документооборот; 5) офисное оборудование.

Система управления находится в тесной связи со своим объектом, который может быть интерпретирован как организация в целом и ее окружение. Характер этой связи зависит от многих факторов, в том числе и от вида и типа организации. Укажем только на основную тенденцию к уплощению, переносу акцента на горизонтальные связи, рассмотрению субъекта и объекта управления в рамках «субъект – субъектной» парадигмы. Что касается окружения, внешней среды организации, то она представляет собой другие организации и должна рассматриваться с позиции межорганизационных отношений (МОО).

Отношения внутри системы управления и вне ее, в соответствующих управленческих контурах могут быть названы административными отношениями, которые создают особую административную среду со своими достаточно сложными законами. Наиболее основательно они рассмотрены в теории бюрократии М. Вебера, в теории административного управления Г. Саймона.

Под бюрократией понимается социальная группа, члены которой профессионально занимаются управлением, их должностные посты в организации образуют иерархию, характеризующуюся формальными правами и обязанностями, определяющими их деятельность и ответственность. М.Вебером выделены следующие черты идеальной бюрократии: 1) безличный характер; 2) принцип иерархии; 3) четкое разделение труда в области управления; 4) отбор работников; 5) правила и инструкции; 6) карьерный принцип; 7) сосредоточение на одном занятии; 8) высокая заработная плата. При бюрократическом управлении официальные должности, чиновники и управляющие становятся главными фигурами организации.

Бюрократия до настоящего времени продолжает оставаться наиболее значимым описанием сущности современных организаций, хотя она имеет ряд негативных черт. Это возможность создания нереального мира бумаг и виз, распоряжений и приказов, замкнутость организации. В результате развивается ряд негативных социально–психологических черт: механичность и игнорирование человеческой природы, несовместимость с развитой деятельной личностью, приспособленчество, игнорирование неформальных отношений или их использование в качестве компромата, олигархия.

В современных организациях существует три вида бюрократии: аппаратная (классическая) бюрократия, профессиональная бюрократия (располагающая глубокими знаниями в области, ограниченной ролевыми требованиями), адхократическая бюрократия (быстро меняющаяся адаптивная структура, организованная вокруг проблем, которые решаются группами высококвалифицированных специалистов, подобранных в соответствии с ситуацией).

При любой из этих ситуаций администратор остается манипулятором. Чтобы выполнить какую-то программу, он должен предвидеть действия людей и поступать так, чтобы вызвать желательное поведение. Следовательно, уважение к достоинству человека проявится только в такой ситуации, когда все участники так или иначе выиграют, если цели организации будут достигнуты. Частоту таких ситуаций не следует преувеличивать. Далеко не все втянуты в эффективные административные отношения, соответствующие веберовскому идеалу бюрократии.

Поэтому сотрудники вырабатывают свои формы манипулирования. Некоторые особенности этих форм рассматриваются в рамках концепции «принципал (управляющий) – агент (управляемый)». Агент старается понять, до какой степени можно отлынивать от работы, не вызывая подозрений в недобросовестности, как можно преувеличить трудность и результаты своей деятельности и т.д.

В рамках этой концепции между принципалом и агентом есть существенная асимметрия во владении информацией о ходе работы, характере отношений, издержках производства, эффективности контроля и эта асимметрия отнюдь не в пользу принципала. В этих условиях фактически все члены организации оказываются втянутыми в административные отношения, возникает опасность оппортунизма, сговора и т.д.

Своеобразным ответом на это оказывается теория «оптимального контракта», которая предлагает снизить оппортунизм тремя методами: 1) соревнование агентов (наблюдение друг за другом); 2) участие агента в распределении результатов деятельности; 3) переход к фирме как коалиции агентов, которые по очереди становятся принципалами.

Одной из задач управления является организационное проектирование как постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных. Организационное проектирование – это деятельность по формированию организации как целостной системы элементов и их связей, необходимых для успешного и эффективного выполнения миссии и достижения целей. В его основу положен ряд принципов. Мы их отчасти перечислили выше при рассмотрении такого компонента организации, как система управления, ее основные блоки.

Итак, проектированию организации предшествует изучение внешней среды, той проблемы, которую организация намерена решить, той нужды, потребности или каприза клиента, которые должны быть удовлетворены. На этом основании проектируется работа, выполняемая в организации и, наконец, собственно сама организация.

Таким образом, на процесс проектирования влияет целый ряд факторов: состояние внешней среды; технология работы в организации, поведение работников, стратегический выбор относительно целей организации. Технологию работы организации часто называют технологическим ядром, подчеркивая тем самым, что в организации осуществляется не один, а несколько процессов, которые поддерживают друг друга.

При проектировании необходимо тщательно проработать все составляющие «Политики» и решить вопросы; 1) разделения труда и специализации; 2) департаментализации и кооперации; 3) связи между частями и координации; 4) масштабе управляемости и контроля; 5) централизации и децентрализации; 6) дифференциации и интеграции; 7) распределении прав и ответственности.

Данные вопросы подробно рассматриваются нашим сетевым партнером – менеджментом. В частности, показано, что департаментализация – это процесс организационного обособления, посредством которого организация может расширяться бесконечно. Можно выделить такие ее типы: линейная, линейно–функциональная, дивизиональная (по продукту, потребителю, рынку), матричная, проектная, бригадная, штабная.

Показано далее, что миссия – это утверждение, раскрывающее смысл существования организации, в котором проявляется отличие данной организации от ей подобных. В миссии отражены целевые ориентиры организации, сфера деятельности, философия организации, ее ценности и верования, возможности и способы осуществления деятельности, ее дизайн и особенности отношений сотрудников. Подчеркнуто, что цели организации отвечают требованиям SMART, т.е. должны быть специфичными, измеримыми, актуальными, реализуемыми и определенными во времени.

На этом основании можно далее выстроить упомянутые выше четыре блока системы управления и осуществить более или менее основательное «выращивание» организации как целостной системы.

Организационное проектирование часто проходится осуществлять в уже существующей организации, когда она нуждается в инновациях, в поиске новых возможностей для развития. В этом случае проектированию предшествует серьезная самооценка состояния организации или аудит. В стандарте ISO 9000:2000 подчеркивается, «что самооценка – это тщательно проведенная оценка, которая в результате позволяет выработать мнение или заключение относительно результативности и эффективности организации и зрелости системы менеджмента. Самооценка обычно проводится руководителем организации. Предназначение самооценки заключается в предоставлении основанных на фактах данных относительно того, куда нужно вкладывать ресурсы для улучшения»

Основанные на фактах данные – это диагностика организации. Именно на ее основе нужно разрабатывать инновационные предложения и проектировать систему мероприятий для их внедрения, подбирать кадры и оценивать эффективность преобразований. Какой-либо волюнтаризм здесь весьма вреден. Самооценка может быть проведена разными способами, в том числе и по методике «22 шага». Определенная методика самооценки приведена и в упоминавшемся приложении к стандарту ISO 9000:2000. Для проведения самооценки весьма полезна также методика SMART и SWOT – анализ.

Одним из сложных способов организационного проектирования является реинжиниринг, а также переход на требования СМК ISO 9001:2000, которые мы рассмотрим в теме «Инновации в организациях».

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М., 1995.

2. Коттс Ф. Управление инфраструктурой организации. М.: 2001.

3. Курбатов В.Н., Курбатова О.В. Социальное проектирование: Учебное пособие. Ростов - на- Дону, 2002

4. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. М.,1999.

5. Олейник А. Теория фирмы // Вопросы экономики. 1999. № 1–12.

6. Соловьев В.С. Организационное проектирование систем управления: Учебное пособие. Новосибирск, 2002.

7. Стандарт ISO 9000: 2000.

8. Управленческий консалтинг корпоративных организаций: Учебник.– М.,2002

9. Финкельштейн С. Ошибки топ-менеджеров ведущих корпораций. Анализ и практические выводы. М.: 2005

10. Шиффман С. Руководство консультанта. Как начать и развивать свое дело. М.: 2004

ТЕМА 6