Проектирования базы данных ЧЛЕНЫ ПРОФСОЮЗА

Как и при ручной обработке пользователями информации будут председатель и члены комитета профсоюзной организации на предприятии.

Проектированию подлежат все объекты БД, а начинается оно с Таблиц, т.к. именно Таблицы являются основным объектом БД, хранящим структуру и все данные базы.

Выявив на этапе обследования данные, которые пользователь применяет для проведения собственного учета (исходная и результирующая информация) или поставляет в смежные организации (промежуточная информация), можно приступить к созданию структуры БД, т.е. структуры ее основных таблиц. Эта работа выполняется в несколько этапов. Их содержанием являются: выявление информационных объектов, определение логических связей между объектами БД, разработка структуры таблиц БД, разработка логической структуры БД.

А. Выявление Информационных объектов БД

Как уже отмечалось, реляционная БД состоит из множества взаимосвязанных двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица является аналогом (не копией) обычного бумажного документа (или нескольких документов и представляет в БД конкретный раздел (участок) информации – информационный объект, которому присваивается уникальное имя.

Ключевой реквизит (ключ) однозначно определяет предмет рассмотрения: в Таблицах – Члены профсоюза, Приём, снятие с учёта, Перемещения ключом является Номер членского билета, в Таблице Образование – Номер по порядку вида образования.

Ключ может быть простым и состоять из одного реквизита или составным – из нескольких реквизитов.

Описанные реквизиты (неключевые) характеризуют предмет рассмотрения – информационный объект и как бы «собираются» на ключ. Они функционально зависят от ключа, но взаимонезависимы между собой.

Б. Определение логических связей между объектами БД

Между выделенными информационными объектами обязательно существуют логические связи: без этого нет БД.

Мы используем два типа связи:

один ко многим (1:М);

один к одному (1:1).

Связь 1:М имеет место, когда каждый экземпляр (запись) первого объекта соотносится с несколькими экземплярами (записями) второго объекта, но каждый экземпляр второго – только с одним экземпляром первого. В этом типе связи первый объект является Главным, а второй Подчиненным.

Связь 1:1 означает, что каждому экземпляру первого объекта соответствует только один экземпляр второго объекта и наоборот.

Определим типы связи между нашими информационными объек-тами:

В. Разработка структуры таблиц БД

На этом этапе выделенные информационные объекты должны быть представлены реляционными таблицами.

Как уже отмечалось, таблица является аналогом (не копией)документа: во-первых, она может создаваться на основе нескольких документов; во-вторых, может быть изменен состав показателей по отношению к документу; в-третьих, таблица может вообще не иметь аналога в лице документа и создаваться как новый информационный объект.

В проектируемой БД Таблицы – Члены профсоюза, Приём, снятие с учёта, Перемещения и Образование являются частью документа Учётной карточки члена профсоюза.

Реляционная таблица двумерна, т.е. представлена полями и записями. Их аналогами в структуре обычных документов соответственно являются колонки и строки таблицы. Записьсодержит и хранит данные о конкретном экземпляре информационного объекта. Каждоеполе несет в себе только одну характеристику конкретного информационного объекта (аналогично колонке обычного документа). Кроме того, каждое поле наделено рядом свойств, которые определяют возможности БД. Ключевые реквизиты образуют уникальный ключтаблицы.

Определим структуру таблиц, т.е. состав полейи выявим в них ключевые поля:

- Члены профсоюза: номер членского билета (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, год рождения, основная профессия, образование, месяц и год вступления в профсоюз, наименование профсоюза и организации, выдавшей билет, домашний адрес, номер телефона, дата заполнения, пол.

- Образование: номер по порядку (ключевое поле), наименование вида образования.

- Приём и снятие с учёта: номер членского билета (ключевое поле), наименование профсоюза и организации, принят на учёт (дата), снят с учёта (дата), взносы уплачены (с такого-то по такое-то время).

- Перемещения: номер членского билета (ключевое поле), дата заполнения карточки и даты последующих изменений, наименование предприятия, учреждения, организации, должность при заполнении карточки и последующие изменения должности.

В каждой таблице в качестве ключавыбрано поле, данные в котором повторяться не могут.

Теперь, определив структуру Таблиц, необходимо каждому полю присвоить имя, определить Тип данных и описать свойства поля.

- Имя поля– это форма обращения к данным этого поля. Оно уникально и записывается в виде комбинаций из букв, цифр, символов (кроме: . ! ,” [ ] ).Максимальная длина – 64 символа.

- Тип данных определяет тип поля.

Типы данных:

*Текстовый – устанавливается по умолчанию, хранит текст и цифры, не участвующие в расчете. Максимальная длина 255 символов.

*Поле Мемо– хранит текстовые данные длиной до 64000 символов.

*Числовой– для хранения действительных чисел, используемых в математических вычислениях. Конкретный числовой тип (байт, целое и др.). Их длина задается в свойствах поля: Общие – размер поля. Если числовые данные не подлежат математической обработке, то их целесообразно представлять как текстовые.

*Денежный– для хранения денежных сумм. Могут быть заменены полями числовыми, но для записи денежных значений более удобны (например, при округлении).

*Дата/времядля хранения календарных дат и текущего времени.

*Логический– для хранения логических данных, которые могут принимать только одно из двух значений: ДА/НЕТ,Истина/Ложь, Вкл/Выкл. Длина поля – 1 бит.

*Счетчик– специальный тип данных для уникальных, не повторяющихся в поле натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Используется для порядковой нумерации записей. Значение поля нельзя изменить или удалить. Длина поля – 4 байта.

*Поле объекта OLE – тип данных, предназначенный для хранения объектов, связанных или внедренных в таблицу ACCESS. Длина поля – 1 Гбайт.

- Для каждого поля в зависимости от Типа данных задаются Свойства поля: Общие и Подстановка.

целое - 2 байта,

длинное целое – 4 байта,

с плавающей точкой – 4 байта

(с точностью до 7 знаков),

с плавающей точкой – 8 байт

(с точностью до 15 знаков).

* Обязательное поле– указывает на обязательность заполнения данного поля при формировании базы. Принимает одно из двух значений: ДА или НЕТ.

* Индексированное полепринимает одно из трех значений:

- нет,

- да (совпадения не допускаются),

- да (совпадения допускаются).

*СвойствоПодстановка: во-первых, задает для поля тип элемента управления: поле, список, поле со списком; во-вторых, указывает источник формирования Списка или Полясо списком; в-третьих, позволяет автоматизировать ввод данных в поле таким образом, чтобы, не вводя их вручную, выбирать из раскрывшегося списка.

Г. Разработка логической структуры БД

После описания Таблиц выполняется последний этап проектирования – разработка взаимосвязи между Таблицами, составляющими одну БД. Результатом выполнения этапа будет схема, называемая логической структурой БД.

Как отмечалось выше, при создании БД имеют место две формы связи между таблицами: «один ко многим» и «один к одному».

В схеме данных связь между таблицами устанавливается на основе общего поля, которое в одной из таблиц обязательно является ключевым,т.е. содержит уникальные, неповторяющиеся значения и потому представляет сторону «один», а в другой таблице оно будет полем связи, значения которого могут повторяться, и потому оно обозначает сторону «многие». Смысл логических отношений между Таблицами описан выше.

А. Члены профсоюза