ОСНОВНЫЕ КОМАНДЫ EXCEL

Основные понятия Excel

Главное окно Excel аналогично окнам других приложений Windows. Его вид представлен на рис. 1.1.1.

Файл документа, созданного в Excel, имеет расширение .xls и называется рабочей книгой. Книга состоит из отдельных листов. На них можно располагать данные, формулы, которые их обрабатывают, пояснительные тексты, индивидуальные программы пользователя для сложной обработки данных и т. д.

Листам можно присваивать удобные имена или пользоваться шаблонными именами "Лист1", "Лист2" и т. д. Заказ листа для работы – щелчок левой кнопкой мышки на ярлычке листа, изменение имени – двойной щелчок на нем и затем набор нового имени вместо выделенного старого. Листы можно располагать в удобном для пользователя порядке. Для этого нужно просто отбуксировать мышкой ярлычок листа на новое место.

Рабочее поле листа разбито на ячейки. Каждая ячейка находится на пересечении столбца и строки. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, строки – числами. Их названия указаны в адресной линейке и адресном столбце, которые выделены серой заливкой. В адресе ячейки первым указывается столбец. Адрес активной ячейки, в которую поступает информация, набираемая на клавиатуре, высвечивается в адресном поле строки формул. Примеры адресов ячеек: Е2, V5, A78, XY12345 и т. д. (но не 2Е, 5V, 78A, 12345XY). Такие адреса называются двумерными.

Если нужная ячейка располагается на другом листе, то перед ее адресом указывается имя этого листа и ставится восклицательный знак. В этом случае адрес называется трехмерным. Примеры таких адресов: Форматы!G12345, Лист4!А10, Март!С1 и т. д.

На рабочем поле активная ячейка выделена жирной рамкой. Для того чтобы сделать активной другую ячейку, можно воспользоваться клавишами перемещения курсора или просто щелкнуть по нужной ячейке мышкой. Если ячейка, с которой хочет работать пользователь, расположена вне экрана, то проще всего набрать ее адрес в Адресном поле Строки формул.

Рис. 1.1.1. Вид окна при работе с EXCEL–документом:

1 – строка заголовка; 2 – панели инструментов; 3 – адресное поле строки формул; 4 – адресные линейки (столбец и строка); 5 – рабочий лист; 6 – ярлычки рабочих листов; 7 – строка меню; 8 – информационное поле строки формул; 9 – полосы прокрутки текста

Группа ячеек, которая обрабатывается одной командой, называется блоком. Прямоугольный блок ячеек задается адресами концов любой его диагонали, указанными через ":". Если блок имеет сложную форму, его разбивают на прямоугольные фрагменты и перечисляют их координаты через ";". Примеры блоков: А3:А3 – блок из одной ячейки, B2:D4 – блок из девяти ячеек (B2, C2, D2, B3, …, D4), КварталI!Е2:Е4 – фрагмент столбца (Е2, Е3, Е4) на листе с именем КварталI, А3:А6;D8:D12 – сложный блок из двух фрагментов столбцов.

Если требуется сослаться на столбец (строку) целиком, в адресе указывают только одну компоненту. Такие адреса называют одномерными. Примеры: А:С – блок состоит из всех ячеек столбцов А, В и С, 12:34 – все ячейки строк с 12-й по 34-ю.

Вместо стандартных адресов ячейкам и блокам можно присваивать имена, удобные пользователю. Способы, которыми это можно сделать, описаны в подразд. 1.7.