Понятие об анализе системы управления

Анализ представляет собой процесс всестороннего исследования системы управления, внутренней и внешней среды ее функционирования.

Анализ процесса и системы управленияявляется обязательным инструментом познавательной деятельности руководителя, используемым при исследовании системы управления, позволяющим сопоставить теоретические, нормативные требования к системе, организационной структуре и процессу управления с фактическими характеристиками их выполнения. Качественный анализ практически всегда может выявить расхождения между данными характеристиками. Поэтому он используется в целях обнаружения резервов и сдерживающих факторов стабильного функционирования, сохранения и развития организации или хозяйства общенационального, регионального, локального уровня.

Анализ позволяет установить причины, которые помогают или, наоборот, мешают функционированию системы управления. Используя данные, полученные в результате анализа, можно своевременно принять решения, скорректировать их в случае необходимости и повысить эффективность функционирования системы управления.

В конечном счете усилия аналитиков должны сводиться к формированию системы управления, деятельность которой согласовывалась бы с внешней и внутренней средой функционирования и не выходила за рамки национальных ценностей и интересов. Такая система должна обеспечивать получение искомых результатов в соответствии с заданными ей параметрами.

Анализ включает совокупность приемов формирования и обработки информации об исследуемой системе управления, позволяющих дать достоверную оценку ее деятельности, состояния и тенденций развития. При подготовке к анализу необходимо прежде всего сделать диагностику управляющей системы, выявить ее достоинства и недостатки. Затем следует определить цели и направления деятельности по совершенствованию управления, выявить факторы, затрудняющие эту работу, невостребованные возможности повышения ее качества.

Анализ может быть комплексным, т. е. охватывать все базовые элементы системы управления (оргструктура, кадры, информация, технологии выполнения функций управленческого труда, документооборот, методы управления). В зависимости от цели анализа процесс познания может распространяться или на отдельные элементы системы управления, или на всю их совокупность.

Комплексный анализ отличается полнотой исследования управляющей системы. Он осуществляет ее системное исследование в тесной взаимосвязи всех присущих ей элементов, всех подразделений и аспектов деятельности. В силу своих свойств комплексный анализ, по сравнению с обычным, дает основание рассчитывать на более объективную оценку результатов деятельности системы управления. Но комплексный анализ трудоемок и далеко не всегда целесообразен.

В связи с этим нередко ограничиваются выборочным анализом элементов системы управления, обусловливающих по какой-либо причине необходимость специального исследования (например, состояние департаментализации, распределение полномочий и ответственности по иерархии управления и др.).

В зависимости от периода, на который распространяется анализ, принято различать перспективный, текущий и оперативный анализ системы управления. Помимо того анализ может быть систематическим, проводимым регулярно, через определенные промежутки времени, или эпизодическим, проводимым по мере возникновения потребности.

При анализе системы управления особое внимание должно быть уделено изучению потоков информации, циркулирующей по коммуникационным каналам системы. Вместе с тем при всем значении и полезности этой работы ее необходимо рассматривать с точки зрения решения тех задач, которые стоят перед исследуемой организацией.