Принцип овладения культурой организации.

Для адекватного осознания и решения задач анализа необходимо овладение культурой организации, где последняя представлена особой субкультурой со своими ценностями и нормами корпоративного поведения. В таком случае анализ будет выступать в качестве средства, способствующего рационализации целенаправленной деятельности организации, смягчению и предотвращению возникающих при этом противоречий, достижению ее функциональных и социальных целей.

Методы анализа системы управления разнообразны. В каждой ситуации конкретный метод и приемы анализа выбираются с учетом специфики предусмотренных целей и задач. В числе распространенных методов анализа отметим следующие: метод системного анализа (см. тему 3), метод сценариев, методы экспертных оценок (см. тему 6), метод функционального анализа и др. С их помощью даются качественные и количественные оценки анализируемой системе управления.

Методы анализа различных элементов (аспектов) деятельности управляющей системы выбираются исходя не только из их специфики, но и из условий их функционирования. Системный анализ управляющей системы позволяет наилучшим образом выявить недостатки организации, основные факторы, препятствующие эффективности ее работы.

При проведении анализа широко используется метод экспертных оценок. Многие специалисты ценят его столь высоко, что склонны считать его высокоэффективным универсальным методом, в равной мере пригодным как для выработки решения, так и при изучении проблем. При этом экспертные оценки не заменяют расчетов, а лишь позволяют упорядочить разнообразную информацию для лучшего понимания сложных проблем и успешной подготовки рациональных решений. Практика подтверждает эффективность результатов, получаемых на основе мнений высококвалифицированных экспертов, вооруженных современными научными методами.

Для анализа систем управления может быть использован функциональный анализ — в данном случае как аналог давно применяемого на предприятиях метода функционально-стоимостного анализа. В процессе анализа функций действующей системы управления, в сущности, диагностируются возможности совершенствования оргструктуры управления.

С помощью функционального анализа:

- устанавливаются отношения между элементами организации, осуществляющими функции управления, и их свойствами;

- выявляются направления, интенсивность и количество возникающих здесь связей;

- определяется степень соответствия содержания функций реальным нуждам организации и другие специфические характеристики.

Вместе с тем большое значение придается установлению того, насколько целесообразны функции с точки зрения выполнимости задач управления, каковы их автономность и качественные отличия. Последние оцениваются по следующим признакам:

- «длина функции» — пределы ее воздействия (сфера распространения) по вертикали и горизонтали организационной структуры;

- «автономность функции» — осуществляется ли она одним структурным подразделением или несколькими;

- «стабильность функции» — зависит от меры динамичности. При определенности функции закрепляются правовыми нормами, а в случае неопределенности — реализуются посредством механизмов ситуационного управления;

- «характер функции» — выражается в том, являются ли они обязывающими, утверждающими, обеспечивающими, контрольными и др.;

- «направленность функции» — характеризуется спецификой объекта, на который она ориентирована — экономическая, социальная, технологическая и др.

Функциональный анализ процесса управления проводится в четыре этапа: выделение объектов и конкретных функций управления; построение модели процесса управления; определение фактического состава работ и операций по реализации функций управления; сопоставление реального состава функций с фактически необходимыми и выявление расхождений с моделью.

Совершенствование функций управления требует квалифицированного анализа для определения:

- количественной характеристики каждой конкретной функции по признакам трудоемкости и численности;

- связей между конкретными функциями и видами управленческих работ как внутри каждого объекта, так и между ними;

- унификации управленческих работ (операций) на каждом уровне управления;

- возможности взаимодействия каждой функции управления с остальными в ситуации изменения условий деятельности внутри и во вне объекта управления;

- перспектив горизонтального и вертикального агрегирования функций управления в блоки по критерию структуризации элементов, склонных к модификации связей при меняющейся ситуации;

- эффективности совершенствования каждой функции в отдельности и их совокупности.

Столь обстоятельный анализ вполне может служить основой разработки конкретных рекомендаций по совершенствованию функций управления. Возможно, при этом обнаружится, к примеру, потенциал расширения состава функции — социальных, инновационных и др., необходимость устранения элементов дублирования некоторых функций, их уточнения и др. Однако по материалам анализа могут потребоваться и более серьезные изменения в организационных структурах.