Классификация документов

Чтобы грамотно обработать и эффективно их использовать, документы следует клас-сифицировать. Классификация документов строится по ряду признаков: месту составления, способусоставления, назначению, способу охвата операций, порядку отражения в них информации, по содержанию хозяйственных операций.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние (накладные, cчета-фактуры, кассовые ордера и т.п.) оформляются на данном предприятии. Внешние документы (выписка из банка, накладные и счета от поставщика и др.) поступают от др. предприятий.

По способу составления они делятся на документы ручного исполнения и документы, составленные с помощью компьютера.

По назначению документы бывают исполнительными, распорядительными, бух. оформления и комбинированными. Распорядительные содержат приказ, разрешение на выполнение ч.-л. (приказы о приеме и увольнении, платежные поручения, наряды, доверенности). В исполнительных (оправдательных) отражаются сведения о совершении операции (ведомости на выдачу зарплаты, акты на списание материалов и др.). Документы бух. оформления создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей (различные расчеты, справки по начислению пособий по временной нетрудоспособности, ведомости распределения материалов и т.п.). Наиболее часто в практике используются документы, сочетающие в себе признаки распорядительных и исполнительных документов. Они называются комбинированными (требование на получение материалов, расходный кассовый ордер, лимитно-заборные карты и др.).

По способу использования или охвата хоз. операций документы могут быть разовыми или накопительными. К разовым относится большинство документов (ПКО и РКО, акты и др.), их используют одноразово для первоначальной регистрации в них хоз. операций. В накопительных документах фиксируют в течение определенного времени (декада, месяц) систематически повторяющиеся операции (например, лимитно-заборные карты). С их помощью сокращается количество документов по однородным бухгалтерским записям, однако, их применение возможно лишь, когда не требуется ежедневное отражение операций в учете. По порядку отражения операций документы делятся на первичные и сводные. Например, отчет об использовании средств на командировки или под отчет - это сводный документ. Он составляется на основании первичных (квитанция-счет гостиницы, проездные билеты и т.п.).

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы отражают движение средств и предметов труда. Например, акты приемки-передачи основных средств, накладные на приходование ценностей, т.п. С помощью денежных документов учитываются кассовые и банковские операции по движению денег.

В расчетных документах (платежные поручения, расчетные чеки, авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости) отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами.

Вопросы для самоконтроля:

1. Дайте определение «документации», бухгалтерскому документу

2. Перечислите обязательные реквизиты первичного учетного документа

3. Назовите виды признаков классификации документов

4. Что такое документооборот в бухгалтерском и налоговом учете