Письмо проректора МГЭИ

По работе с филиалами

От 27.04.2004 г. № 128 ф

СОГЛАСОВАНО

Письмо проректора МГЭИ

По филиалам

От 27.04.2004 г. № 128 ф

24. Согласование документа оформляется визой, включающей должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (фамилию, инициалы) и дату подписания. Например:

Директор СЗФ МГЭИ ________ (подпись) Т.А. Сахневич 07.06.200; г.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Кулакова Г.С.

Июня 2004 г

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

25. Оттиск печати.На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (круглой, гербовой).

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

26 Отметка о заверении копии документа.При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

2?. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

А.А.Бабалич

25-84-43

28.Отметка об исполнении документаи направлении его в дело должна включать следующие данные:

- ссылку на его дату и номер, свидетельствующего о его исполнении или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении

-слова «В дело»;

-номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организациюсодержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документарасполагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

30.Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Текст документа на бланке формата А4 (210х297мм) печатается через полтора межстрочных интервала. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Основные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Реквизиты документа также отделяются друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами