Письмо иностранному партнеру

Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2.54 мм). Реквизиты на нем располагают в следующем порядке.

1 - эмблема организации или товарный знак, наименование фирмы (возможно указание рода ее деятельности - "продажа недвижимости" и т.п.);

2 - справочные данные об организации (адрес, телефон/факс, № счета банке, адреса представительств и филиалов); этот реквизит может быть помещен непосредственно перед реквизитом 1;

3 - регистрационный индекс (номер) документа в цифровой или бук-зной, а также буквенно-цифровой форме; указание в письме-ответе исходящего номера инициативного письма;

4 - дата документа в буквенно-цифровой форме без добавления "th" к числу;

5-адресат: имя, фамилия получателя название компании номер дома, улицы город, цифровой индекс страны (располагают данные адреса построчно с открытой пунктуацией, т.е. без запятых и точек);

6 - вступительное обращение через четыре межстрочных интервала от реквизита 5;

7 - заголовок письма (не обязателен, но свидетельствует о хорошем тоне);

8 - текст письма;

9 - заключительная формула вежливости (Обращение Dear Mr/Mrs/Miss/Ms соответствует заключительная формула вежливости -Sincerely yours (Искренне Ваш), а обращению Dear Sir/Sirs/Madam - Yours faithfully (преданный Вам); пишут ее через два межстрочных интервала не текста письма;

10 - личная подпись автора письма, ниже подписи - ее расшифровка, на следующей строке - название должности лица, подписавшего документ (проставляют через пять межстрочных интервалов после реквизита 9);

11 - отметка о наличии приложений, если они есть (Enclosure - приложение: Oktober № 34 или в сокращенной форме - End: Contract .№ 11/Sil5);

12 - отметка о заверении копии ("Carbon copy" или "cc") и адресов, куда они высланы.

Справка

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1 Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей.

В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.

В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в документе. Например, «О... за 1 квартал 1997 года».

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.

Образец внешней справки.

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает и главный бухгалтер учреждения.

Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние - на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами.

Датой справки является дата ее подписания.

Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. Их выдают по запросам заинтересованных лиц или учреждений. Это наиболее многочисленная и ежедневно составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.