Приказ по личному составу

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

- прием на работу;

- перемещение по работе;

- увольнение с работы;

- установление должностных окладов;

- отпуска;

- командировки;

- изменение фамилии;

- поощрения;

- взыскания и т.д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Особенности приказа по личному составу:

1. оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны разные варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами;

2. номер (индекс) пишут с буквой "к", что значит приказ по, кадрам;

3. заглавие - "По личному составу";

4. констатирующей части в приказе может не быть.

5. распорядительные пункты оформляют в следующей последовательности:

- прием на работу;

- перевод или перемещение по работе;

- установление разрядов;

- установление категорий рабочим и служащим;

- возложение временного исполнения обязанностей;

- предоставление отпусков;

- установление неполного рабочего дня;

- изменение фамилии;

- увольнение с работы;

- прекращение работы в связи со смертью;

(по каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: "О приеме на работу", "О командировании" и т.д. В организациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать).

6. Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

7. В пункте приказа (приказе) следует указывать:

при приеме на работу -

- на какую должность;

- в какое подразделение;

- с какой оплатой;

- с какого числа;

- вид работы - постоянная с испытательным сроком;

со стажировкой;

временная на срок...;

по совместительству;

- особые условия работы -

с принятием материальной ответственности;

с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:

- вид и причину перевода;

- устанавливаемый оклад;

- длительность, в случае временного перевода;

- в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу;

- при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.

При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - на докладную записку руководителя структурного подразделения.

При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.

При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗоТа и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.

9. Фамилии, имена и отчества пишут полностью.

10. Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами.

11. К тексту приказа по личному составу предъявляют особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовят отделы кадров или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Особенности оформления и действия приказов:

- приказы оформляют на бланках формата А4;

- нумеруют приказы в течение календарного года;

- приказы визирует юрист, заместитель директора по кадрам. Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления;

- приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу. Например, приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено 4 октября;

- срок хранения приказов 75 лет.

Реквизиты ПРИКАЗА по личному составу:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства) - автора документа;

- наименование вида документа - ПРИКАЗ;

- место издания (город);

- дата, номер;

- заголовок;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- текст (может быть оформлен двумя способами).

Первый вариант оформления текста.

Текст разделен на пункты, которые могут начинаться с глаголов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ. Их пишут крупными буквами, от левого поля, с открытой пунктуацией. С красной строки пишут фамилию, имя, отчество сотрудника, на которого распространяется действие приказа. Текст может быть формализован.

Второй вариант оформления текста:

Распорядительные пункты начинаются фамилией, именем отчеством сотрудника. Затем пишут глагол - перевести, принять, уволить и далее текст пункта.

- основания к пунктам;

- подпись;

- визы согласования заинтересованных лиц;

- подпись сотрудников, ознакомленных с приказом;

- отметка о направлении в дело.

Выписка из приказа

Выписка из приказа - копия части подлинного документа.

Выписка из приказа по личному составу.

Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства) - автора документа;

- наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

- дата и номер подлинного документа (приказа);

- место издания (город);

- заголовок;

- констатирующая часть (если есть);

- постановляющая часть - тот пункт приказа, который необходим;

- подпись - (наименование должности лица, подписавшего ПРИКАЗ, вместо личной росписи - слово подпись, расшифровка подписи: инициалы и фамилия);

- заверительная надпись (через 3 интервала ниже реквизита "подпись").

Заверительная надпись состоит из слова "Верно", пишется от начального поля с большой буквы, мелко без кавычек и знаков препинания.

Наименование должности сотрудника, заверившего выписку, пишут от начального (левого) поля (не более 28 печатных знаков), личная подпись и расшифровка подписи (после 48 печатных знаков, 61 деление).

Дату заверительной надписи пишут от начального поля.

Заявление

Заявление - документ, адресованный организации иди должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты ЗАЯВЛЕНИЯ:

- наименование вида документа - ЗАЯВЛЕНИЕ;

- дата;

- адресат (кому направлено);

- от кого направлено;

- текст;

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Заявление о приеме на работу.

Его нужно писать на бумаге формата А4, так как это общепринятый формат документов личного дела. Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника.

На заявление о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Заявление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, затем издается приказ.

Если заявителю будет отказано в приеме на работу, ему могут сообщить об этом в письменной форме, устно или по телефону.

Заявление о переводе на другую должность.

Этот вид заявления имеет следующие особенности. В адресате сотрудник указывает занимаемую на данный момент должность, а в тексте - причины перевода.