Межличностные и организационные коммуникации

При осуществлении межличностных коммуникаций возможны различные преграды. Остановимся на них поподробнее.

Преграды, обусловленные восприятием. Руководитель должен иметь представление о процессе восприятия. Люди реагируют не на то, что происходит в их окружении на самом деле, а на то, что воспринимается как происходящее. Учет влияющих на восприятие факторов не позволит снизить эффективность коммуникаций. Руководитель сможет своевременно устранить преграды, обусловленные восприятием.

Возможно возникновение преград по причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди интерпретируютинформацию по - разному в зависимости от опыта. Различие между основами суждений возникает от различий интересов, потребностей, эмоционального состояния. Также существуют преграды, обусловленные социальными установками людей (неудачный опыт общения с отдельными работниками или отделами).

Семантические преграды. Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Цель коммуникаций - обеспечение понимания информации, служащей предметом обмена. Семантические преграды часто становятся причиной неверного понимания. Например, руководитель говорит подчиненному, что отчет представляется адекватным, т.е. достаточен по содержанию и отвечает цели. Однако подчиненный может декодировать слово «адекватный» в том смысле, что отчет зауряден и требует значительного улучшения. Значение символа выявляется через опыт и изменяется в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ.

Невербальные преграды – это любые символы, кроме слов. Обмен взглядами, выражение лица, поза, жесты, интонация. Согласно исследованиям, 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, 38% - через интонации и модуляции голоса. И только 7% остается словам, воспринимаемым получателем, когда мы говорим. Таким образом, то, как мы говорим, важнее слов, которые мы произносим.

Плохая обратная связь или ее отсутствие может быть ограничителем эффективности межличностного обмена информацией. Обратная связь дает понять отправителю, что полученная информация истолкована правильно.

Неумение слушать. Причины неумения слушать друг друга (а значит слышать, понимать, запоминать) бывают разными:

1. нетерпимость и критическое отношение к человеку кончается тем, что его не дослушивают до конца;

2. импульсивность ведет к постоянному перебиванию говорящего, бесконечному задаванию вопросов, иногда не относящихся к делу;

3. лень, неумение сосредоточиться приводит к тому, что половина информации пропускается «мимо ушей», а излишняя эмоциональность и забегание вперед сбивают человека с толку, и не дают ему возможности полностью выразить то, что он хотел.

Американский ученый Кит Дэвис определил 10 правил эффективного слушания:

1. необходимо перестать говорить одновременно с другим;

2. нужно помочь партнеру раскрепоститься, т.е. создать у него ощущения свободы;

3. покажите готовность слушать;

4. необходимо устранить внешние раздражающие моменты (не рисуйте, не стучите по столу, не перекладывайте бумаги);

5. не допускайте споров и критики (не спорьте, не критикуйте, чтобы говорящий человек не занял оборонительную позицию);

6. имейте терпение (экономьте время, не перебивайте говорящего, не делайте шагов в направлении двери, не порывайтесь выйти);

7. сдерживайте себя, когда не нравится или все надоело (рассерженный человек придает словам неверный смысл);

8. задавайте говорящему вопросы (это подбадривает и доказывает, что вы слушаете);

9. сопереживайте говорящему (постарайтесь встать в положение говорящего);

10. перестаньте говорить.

Однако для успешного развития коммуникаций внутри организации одного умения слушать недостаточно.

Рассмотрим несколько способов повышения отдачи межличностных коммуникаций.

1. Проясняйте свои идеи перед началом их передачи. Необходимо разобраться в своих мыслях, идеях. Сообщения должны быть предметными, ясными, должны исключать двусмысленность. Например, сообщение руководителю о проблеме, с которой вы столкнулись; получение от руководителя информации, проясняющей задачу; сообщение работникам об идее, над которой им следовало бы подумать и др.

2. Будьте восприимчивы к потенциальным семантическим преградам. Информацию лучше предавать в письменном виде, поскольку так она лучше усваивается людьми, документируется, может храниться длительное время.

Необходимо употреблять точные слова, например, «Александра Филипповна, чрезвычайно важно, чтобы я получил отчет утром в четверг».

3. Следите за языком собственных поз, жестов и интонациями, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Постарайтесь взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит вас собеседник.

4. Излучайте эмпатию и открытость. Эмпатия – это внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру». Используя эмпатию, мы настраиваем принимающую сторону и приспосабливаем вариант кодирования и передачи информации к индивиду или группе и к ситуации. Разговор должен быть открытым. Необходимо прочувствовать и понять ситуацию в контексте собеседника. Это совсем не значит, что вы должны согласиться с тем, что говорит собеседник. Это значит то, что вы пытаетесь понять его слова.

5. Добивайтесь установления обратной связи. Известно несколько способов установления обратной связи. Первый – задавайте вопросы. Из ответов можно понять и сравнить с тем, что вы изначально сообщили. Второй способ тоже относится к задаванию вопросов. Но вопросы нужно задавать так, чтобы, отвечая на них, получатель пересказал ваши мысли (скажите мне, что вы считаете наиболее важным). Третий способ заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые указывают на замешательство или непонимание (напряженность лица, легкое раздражение, человек смотрит вниз). Четвертый способ – путем контроля первых результатов работы. Пятый - проведение с подчиненными политики открытых дверей. Пусть они знают, что вы всегда готовы обсудить с ними любые вопросы, затрагивающие их интересы.

Руководитель и специалисты должны знать, что на пути межличностных отношений могут возникать преграды: обусловленные восприятием, семантические и невербальные преграды, плохая обратная связь и неумение слушать.

Руководитель специалисты должны знать и о преградах, стоящих на пути организационных коммуникаций.

Прежде всего, это искажение сообщений. При движении информации по вертикали, по восходящей или нисходящей, смысл сообщений искажается. Тому есть причины:

1. непреднамеренное искажение сообщений в силу затруднений в межличностных контактах;

2. сознательное искажение – когда с сообщением не согласен один из руководителей, он модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах;

3. вследствие фильтрации- с уровня на уровень или из одного подразделения в другое информация направляется только та, которая непосредственно касается его;

4. из-за несовпадения статусов организации – подчиненный не информирует руководителя о проблеме (потенциальной или существующей), по причине нежелания сообщать плохие новости. Причиной может быть страх перед наказанием.

Второй преградой являются информационные перегрузки. Руководитель, который постоянно занят переработкой информации и поддерживает информационный обмен, не может реагировать на всю информацию одинаково. Он отсеивает одну информацию, а оставляет только ту, которая кажется ему наиболее важной. Это же относится и к обмену информацией.

Третья преграда – неудовлетворительная структура организации. Если структура организации продумана плохо, то руководителю становится сложно планировать и добиваться поставленных целей. Возможны информационные искажения, так как каждый уровень может корректировать и фильтровать сообщения.

Затруднения в организационных коммуникациях могут быть вызваны неудовлетворительным составов рабочих групп, формами власти, конфликтами.

Для совершенствования коммуникаций в организации необходимо регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях должны представлять потребности в информации как свои собственные, так и своих начальников, коллег и подчиненных. Посредством управленческих действий, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для того, чтобы обсудить перемены и др. проблемы. Можно такие встречи проводить периодически. Необходимо создавать в организации системы обратной связи – перемещать людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Или проводить опрос работников (четко ли доведены цели, получают ли они точную и своевременную информацию и др.). Системы сбора предложений – разработаны для поступления информации снизу вверх (ящики для предложений). Информационные бюллетени, публикации, видеозаписи организации. Современная информационная технология – электронная почта (можно направить сообщение любому работнику в организации).

Для осуществления эффективного коммуникационного процесса руководитель должен быть знаком с преградами, стоящими на пути межличностных и организационных коммуникаций, и со способами, позволяющими эти преграды преодолеть.

При осуществлении межличностных коммуникаций возможны различные преграды. Остановимся на них поподробнее.

1. нетерпимость и критическое отношение к человеку кончается тем, что его не дослушивают до конца;

Американский ученый Кит Дэвис определил 10 правил эффективного слушания:

1. необходимо перестать говорить одновременно с другим;

2. нужно помочь партнеру раскрепоститься, т.е. создать у него ощущения свободы;

3. покажите готовность слушать;

7. сдерживайте себя, когда не нравится или все надоело (рассерженный человек придает словам неверный смысл);

8. задавайте говорящему вопросы (это подбадривает и доказывает, что вы слушаете);

9. сопереживайте говорящему (постарайтесь встать в положение говорящего);

10. перестаньте говорить.

Однако для успешного развития коммуникаций внутри организации одного умения слушать недостаточно.

Рассмотрим несколько способов повышения отдачи межличностных коммуникаций.

Руководитель специалисты должны знать и о преградах, стоящих на пути организационных коммуникаций.

1. непреднамеренное искажение сообщений в силу затруднений в межличностных контактах;

3. Коммуникации в социальной работе

Необходимо остановиться на основных фазах коммуникационного процесса в социальной работе:

1. установление взаимопонимания с клиентом;

2. изучение проблемы и ожидаемых результатов;

3. определение целей оказания социальной помощи.

Целью коммуникационного процесса в социальной работе является обмен информацией для выявления и решения проблем, содействие созданию стратегий деятельности, направленных на улучшение качества человеческой жизни. Обычно обмен информацией проходит в форме интервью. Конечно, структура интервью варьируется в зависимости от условий его проведения, от клиента, от фазы процесса помощи. Опытные интервьюеры гибко приспосабливаются к условиям и к особенностям каждого отдельного случая, так что каждое интервью по-своему уникально. Тем не менее, качественные интервью имеют общую структуру, обладают определенными свойствами и осуществляются путем использования интервьюерами ряда одинаковых приемов.

Организация интервью обычно имеет три фазы.

1. Установление взаимопонимания. Главной предпосылкой эффективного интервью является открытость диалога, для чего требуется, как минимум, контакт и взаимопонимание между участниками. Для достижения контакта необходимо, чтобы клиент поверил в доброжелательность и благорасположенность к нему социального работника и захотел поделиться информацией, а также личными, иногда весьма мучительными переживаниями. Установление взаимопонимания начинается со знакомства. Во время знакомства, обращаясь к клиенту, благоразумнее называть его по фамилии или же уточнить, какое обращение он предпочитает. Некоторые клиенты предпочитают неофициальное обращение по имени, а для других важно, чтобы к ним обращались по фамилии.

Большинство клиентов имеет небольшой опыт общения с социальными работниками или не имеет его вообще и поэтому с недоверием и опасением относится к интервью. Многие расценивают просьбу о помощи в решении своих проблем как свидетельство о неудаче, слабости или собственной несостоятельности, а некоторые считают это даже унизительным (в особенности те люди, которые не доверяют другим). С еще большим трудом клиенты идут на откровенный разговор в тех случаях, когда их личные проблемы связаны с такими антиобщественными проявлениями, как жестокое обращение с детьми, сексуальные отклонения, несоблюдение моральных норм и преступления.

Одно из средств для достижения взаимопонимания — проведение "разминки". Непосредственное, без предварительной беседы обсуждение серьезных и спорных вопросов, они, как правило, считают неуместным и даже невежливым. Успешно работают с такими клиентами те социальные работники, которые придерживаются сдержанной и ненавязчивой манеры в общении. "Разминка" необходима также для достижения контакта с подростками. В связи с тем, что подростки переживают стадию освобождения от влияния взрослых, они могут настороженно относиться к социальным работникам. В особенности эта тенденция сильна у безнадзорных детей и несовершеннолетних правонарушителей. Более того, подростки вполне могут посчитать социальных работников своими недругами, опасаясь, что те хотят наказать их или каким-либо образом проявить свою власть над ними.

Другим важным фактором для достижения взаимопонимания является сочувственная реакция на слова клиента или его душевные проявления, как бы она ни была выражена — в словах, жестами и др. По существу, это свидетельствует о понимании проблем собеседника, интервьюер как бы подтверждает: "Я с тобой, я слышу и понимаю, что ты говоришь и чувствуешь". Сочувствие помогает не только понять чувства человека, но и выявить те эмоции, которые лежат в их основе, а также определить их смысл, функцию и значимость. Чтобы добраться до сокровенных мыслей, социальный работник должен не только настроить себя на восприятие того, что говорит клиент, но и уловить скрытые намеки, передаваемые выражением лица, тоном, позами и жестами, которые могут, как уточнять сказанное, так и противоречить ему. Однако это вовсе не означает, что чувства клиента должны захлестнуть социального работника. "Быть с" — значит внимательно сосредоточиться на эмоциональном состоянии клиента, не теряя перспективы и не поддаваясь его эмоциям.

Социальные работники зачастую используют несколько различных ответов, выражающих сочувствие:

1. "Я вижу, вы действительно подавлены сложившейся ситуацией".

2. "В любом случае ваша ситуация действительно неприятна".

3. "Вы, видимо, чувствуете, что я и сам в замешательстве и должен сначала разобраться, а уж потом что-либо предпринять".

Первая фраза представляет типичный ответ, который точно указывает на чувство (подавленность) и отражает его. Вторая фраза скорее подчеркивает ситуацию (скверная, неприятная), чем указывает на определенное чувство. В третьей фразе отражено чувство замешательства. Оно передается от первого лица, словно сам клиент выражает свои эмоции. Социальные работники должны использовать разнообразные формы сочувственных ответов, избегая без конца повторяемых и избитых фраз типа: "Как я понимаю"; "При всем моем сочувствии" и т. п.

Другими факторами, способствующими достижению взаимопонимания, являются естественность и искренняя, непринужденная, открытая манера общения. Искренность предполагает разговор экспромтом, а не с использованием заранее придуманных фраз. Социальный работник должен говорить как обычные люди, не подавляя своих чувств.

Он не должен слишком настаивать на своем; скорее, ему следует быть достаточно гибким и признавать свои ошибки. Социальный работник должен быть образцом гуманности и открытости, а не прятаться под маской профессионализма. Можно рассчитывать на то, что искренняя манера общения приведет к большей открытости клиента.

Начинать нужно с нынешнего состояния клиента. Важным условием для достижения и поддержания взаимопонимания является внимание к непосредственным заботам и эмоциональному состоянию клиента в начале интервью. Например, если клиент расстроен, концентрация внимания на его чувствах и связанных с ними обстоятельствах приводит к ослаблению напряженности, которая может препятствовать исследованию. Более того, чуткость способствует установлению контакта, так как интервьюируемый начинает воспринимать социального работника, как человека заинтересованного и проницательного.

2. Изучение проблемы. После того как клиент готов к работе, следует начать изучение проблемы. Обычно социальные работники начинают беседу с замечаний, подобных, скажем, следующим: "Не могли бы вы рассказать мне о том, что вас тревожит, и как, по вашему мнению, я мог бы вам помочь?" — или: "Не могли бы вы поделиться со мной вашими трудностями, чтобы мы вместе над ними подумали?" В ответ на это, интервьюируемый обычно начинает рассказывать о своих проблемах. Задача социального работника заключается в том, чтобы «разговорить» собеседника, выразить понимание и получить информацию, необходимую для составления ясной картины имеющихся у него трудностей и факторов, которые их обусловили. Некоторые делятся богатой информацией непроизвольно или с небольшой помощью со стороны социального работника, другие же могут сомневаться в целесообразности этого, начинают бороться со своими чувствами или с трудом выражать свои мысли.

Чтобы облегчить изучение проблемы, социальные работники пользуются рядом приемов, часто сразу несколькими. Один из приемов, известный как "поощряющая реплика", побуждает собеседника к продолжению рассказа. Например, небольшие напоминания о необходимости продолжить разговор включают краткие поощряющие замечания типа "Да", "Понятно", "Ну", "Однако" или "И что же дальше?". Отношение к предмету разговора может быть передано не словами, а кивком головы, выражением лица и жестами, подтверждающими, что социальный работник воспринимает и хочет понять сказанное. Иногда используются так называемые "акцентирующие рамки", при которых повторяются с вопросительной интонацией или ударением слова или короткие фразы из предыдущего высказывания клиента, чтобы побудить его к продолжению разговора.

Другой прием этого ряда помогает общению и достижению взаимопонимания посредством обратной связи с собеседником, подтверждающей, что его слушают и понимают. Соответствующие реплики устанавливают контакт и гарантируют поддержание тесного психологического контакта с собеседником.

Для обеспечения обратной связи с собеседником, подтверждающей, что его понимают, социальный работник кратко формулирует уже сказанное интервьюируемым, но своими словами. Ниже приводятся два примера таких парафраз:

1. Клиент. Я знал, что мне будет тяжело на пенсии, так как вся жизнь для меня была сосредоточена в работе. Но это оказалось еще тяжелее, чем я ожидал. Я просто не знаю, чем мне себя занять.

Социальный работник. Для вас это оказалось еще труднее, чем вы предполагали, и до сих пор вы не можете с этим справиться.

Еще одной формой поддерживающих реплик являются реплики-резюме. С их помощью может быть кратко выражена суть или основные чувства, содержащиеся в длинных или сложных фразах, а также установлена связь между отдельными высказываниями. Если резюме широко используется на заключительной стадии интервью с самыми разными клиентами для повторения главного содержания сказанного, то парафразирующие и сочувственные реплики особенно важны при работе с людьми, недостаточно хорошо владеющими языком (например, представителями этнических меньшинств и отстающими в развитии). Социальные работники должны проявлять осторожность и не делать ложных выводов относительно того, что клиент их понял и наоборот. Лучше сделать общение более медленным и быть внимательнее к невербальным признакам смущения. Чтобы скрыть свое замешательство, собеседник иногда делает вид, что понимает сказанное, хотя на самом деле сбит с толку.

В беседе с клиентами, которые в силу своего воспитания не привыкли обсуждать личные и семейные проблемы с посторонними, социальному работнику необходимо приложить особые усилия, чтобы понять скрытый смысл их слов. Такие люди высказываются в завуалированной форме, предполагая, что социальные работники сумеют сами разобраться в их проблемах. По этой причине необходимо более широкое использование обратной связи, чтобы определить, правильно ли понял интервьюер смысл сказанного. Обратная связь помогает избежать ненужного взаимного непонимания, а интервьюируемые обычно считают терпение и упорство, проявленные социальным работником, признаком того, что их ценят и уважают.

Структурирование информации. В процессе изучения проблем социальный работник оценивает значимость полученной информации. Выводы о значении и важности используются социальным работником при решении следующих вопросов: какие именно аспекты проблемы являются основными и заслуживают дальнейшего изучения; насколько клиент подготовлен к более глубокому исследованию определенных сторон проблемы; какая модель или образ поведения клиента служат препятствием эффективному проведению интервью; когда следует или не следует проявлять сильные эмоции и т. д. Перед интервью с представителями незнакомых групп населения социальным работникам следует подготовиться, составив список аспектов проблемы, перспективных для исследования. Это уменьшит вероятность концентрации внимания на области, не имеющей отношения к проблеме клиента, и избавит от ненужных затрат времени и усилий по осмыслению лишней информации.

Тем не менее, важно не придерживаться схемы слишком строго, а использовать ее только как вспомогательное средство. Интервьюеры, которые жестко придерживаются заранее определенной схемы, лишаются непринужденности и мешают клиенту говорить о своих трудностях так, как он привык. Роль социального работника состоит в первую очередь в том, чтобы поощрить интервьюируемых к свободному обсуждению своих проблем и создать условия для их глубокого изучения. Поэтому в случае необходимости важно проявить гибкость — добавить или исключить те или иные темы, изменить их последовательность, вообще отказаться от заранее определенной схемы, если она препятствует общению.

<10 11 12 13 14 1516>

Дата добавления: 2019-10-16; просмотров: 684;