Отчётность материально ответственных лиц. Аналитический учёт товаров и тары.

Отчетность материально ответственных лиц – это способ обобщения данных о наличии и движении товаров, находящихся под отчетом у материально ответственного лица (бригады).

Заведующий оптовым складом на основании приходных и расходных товарных документов составляет в установленные сроки товарный отчет в двух экземплярах. Сроки отчетности устанавливают с учетом объема совершаемых хозяйственных операций. В оптовой торговле заведующие складами составляют отчеты не реже одного раза в три дня, а при значительном документообороте – ежедневно.

Товарный отчет содержит титульные сведения (наименование организации и номер склада, фамилию, имя, отчество материально ответственного лица, номер отчета и отчетный период), документально подтвержденную информацию о приходе и расходе товаров и тары, а также данные об остатках товаров и тары на начало и конец отчетного периода. В отчете указывают количество приложенных приходных и расходных документов. Первый экземпляр отчета с приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию организации оптовой торговли, а второй экземпляр с подписью бухгалтера о его приемке остается у материально ответственного лица.

Товарный отчет проверяется бухгалтером по существу, с формальной стороны, арифметически и утверждается руководителем организации. Обнаруженные бухгалтером при проверке отчета ошибки исправляет материально ответственное лицо.

Затем товарный отчет подлежит бухгалтерской обработке. Бухгалтерская обработка отчета заключается в отражении на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций по поступлению, выбытию товаров и тары и других операций, связанных с их движением. При автоматизированной форме учета информация по операциям поступления и выбытия товаров включается в базу данных путем формирования машинных приходных и расходных товарных документов с последующей группировкой по счетам.

Применение автоматизированной обработки учетной информации позволяет на основе базы данных, сформированной при выписке приходных и расходных товарных документов, в автоматическом режиме составить товарный отчет и группировку сумм к отчету по корреспондирующим счетам. Это обеспечивает получение информации об остатках, движении товаров и тары по складу, оптовом товарообороте и выручке от реализации товаров из одной базы данных.

Учет товаров и тары в местах хранения называется складским учетом. Его ежедневно ведет заведующий складом или кладовщик в натуральных измерителях в товарной книге или на карточках складского учета по сортам или партиям товаров. При автоматизированной обработке учетной информации карточки складского учета товаров формируются в автоматическом режиме после ввода информации о поступлении и выбытии товаров в базу данных.

В бухгалтерии организации оптовой торговли ведется натурально-стоимостный учет товаров и тары, аналогично складскому. В конце месяца бухгалтер составляет оборотную ведомость количественно-суммового учета товаров по складу. Остатки и обороты в ведомости количественно-суммового учета сверяются с данными суммового учета товаров по складу с целью подтверждения их тождественности.

Аналитический суммовой учет товаров и тары в оптовой торговле ведут по местам их хранения и центрам материальной ответственности. При автоматизированной форме учета составляются машинные документы: карточка счета, анализ счета и т.п.