Організація документообігу

Документообіг в організаціях представляє собою рух документів з моменту їх отримання або створення до моменту затвердження виконання або відправлення.

Залежно від обсягу документів, які проходять через організацію протягом року визначають три основні форми організації роботи з документами:

Централізована – усі операції з документами виконуються канцелярією або секретарем установи.

Децентралізована – усі операції з документами здійснюються у структурних підрозділах, що розділені територіально.

Змішана – частину операцій з документами здійснює канцелярія, а інші операції виконують секретарі структурних підрозділів.

Визначають три основні потоки документів:

– вхідні;

– вихідні;

– внутрішні.

Правильна організація документообігу сприяє оперативному забезпеченню необхідною інформацією підрозділів та працівників в апараті управління, рівномірному завантаженню інформацією підрозділів та посадових осіб, позитивно впливає на процес управління в цілому.

Ефективність документообігу суттєво залежить від здійснення контролю.

Документ вважається виконаним тоді, коли поставлені у ньому питання вирішені і адресату дана повна відповідь.

Ефективність управлінської діяльності з точку зору організації документообігу визначається рівнем кваліфікації працівників, які працюють з документами та відповідним матеріально-технічним забезпеченням цього процесу.

Основні джерела [5, 9]

Додаткові джерела [21, 27]

Запитання для самоперевірки:

1. Охарактеризуйте основні напрями наукової організації праці керівника.

2. Дайте характеристику самоменеджменту.

3. Охарактеризуйте зміст, робочі прийоми та досягнуті результати з точки зору виконання функцій самоменеджменту.

4. Визначте зміст функцій самоменеджменту

5. Визначте основні риси єдиної державної системи діловодства

6. Визначте особливості індивідуальної інструкції з діловодства.

7. Охарактеризуйте основні класифікаційні ознаки організаційних документів.

8. Визначте вимоги до оформлення документів.

9. Охарактеризуйте форми організації роботи з документами.

ЗАКЛЮЧНА ЧАСТИНА

Підсумком вивчення дисципліни є засвоєння теоретичних знань і набуття практичних навичок в менеджменті, а саме: навиками застосовувати системну концепцію менеджменту в діяльності підприємства; розподіляти функції менеджменту на різних рівнях управління; визначати вплив внутрішніх змінних на ефективність діяльності організації; визначати вплив факторів зовнішнього середовища організації на фактори внутрішнього середовища організації; застосовувати програмно-цільову побудову процесу управління; визначати принципи та методи управління, що використовуються в діяльності організації; визначати функції менеджменту, що використовуються при формуванні системи управління організацією; розробляти план заходів по вдосконаленню діяльності підприємства у відповідному напрямі; розробляти бізнес-план організації для підвищення її діяльності; визначати організаційну структуру підприємства з врахування класифікаційних вимог; розробляти організаційну структурну схему управління підприємством; здійснювати розподіл і кооперацію праці працівників апарату управління; визначення штату і функцій апарату управління; розробляти мотиваційну систему діяльності працівників підприємства; використання форм стимулювання праці на підприємстві; розробляти систему контролю діяльності працівників підприємства; розробляти систему контролю виробничих процесів та забезпечувати її ефективності; приймати та реалізувати управлінські рішення в організації; складати моделі комунікаційного процесу організації; визначення етапів та вимог до формування трудового колективу організації; використання методів уникнення конфліктів; аналізувати психологічні характеристики працівника; визначення причин неефективного спілкування; визначення факторів, що формують авторитет керівника; визначення стилю роботи керівника (менеджера); розробляти раціональний план робочого часу.

ПЕРЕЛІК СКОРОЧЕНЬ

Маловідомих скорочень конспект лекцій не містить. По кожній темі основної частини умовні позначення, символи, одиниці мають пояснення одразу після їх застосування.

ПЕРЕЛІК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

Основні

1. Андрушків М., Кузьмін О.Є.Основи менеджменту. – Львів: Світ, 1995.–296с.

2. Герчикова И.Н. Менеджмент: учебник. – 3–е изд. Пере раб. и доп. – М.: ЮНИТИ, 2000 – 501с.

3. Гірняк О.М., Лазановський П.П. Менеджмент: Теоретичні основи і практикум: Навч. посіб. – К.; Л.: Магнолія плюс; Новий світ, 2000р. – 338с.

4. Кузьмін О.Є., Мельник. О.Г. Основи менеджменту. Підручник – К.: Академвидав, 2003. – 184с.

5. Лозниця В. Психологія менеджменту. – К.: ТОВ. УВПК"Екс Об", 2000. – 512 с.

6. Мартыненко Н.М. Основы менеджмента: Учебник – К.: Каравелла, 2003. – 496с.

7. Матвієнко О.В. Основи інформаційного менеджменту: Навч. посіб. – К.: Центр навч. літ. 2004.

8. Менеджмент організацій: Підручник/ Ред. А.І.Федулова.–К.: Либідь, 2003. – 448с.

9. Мескон M.X., Альберт М., Хедоури Ф. Основи менеджмента: пер.с англ. – М.: "Дело", 1982. –702с.

10. Немцов В Д., Довгань Л.Є., Сініок Г.Є. Менеджмент організацій: навч. посібник. – К.: ТОВ. УВПК "Енс Об", 2002. – 392 с.

11. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Навч. посіб. – К.: Кондор, 2003. – 556с.

12. Пушкар Р.М., Тарнавська Н.П.. Менеджмент: теорія і практика: Підручник – 2–ге видання, перероб. і допов. – Тернопіль: Видав. Карт–бланш, 2003, – 490с.

Додаткові

13. Білоус О.Г., Панченко С .Г. Менеджмент. Конкуретоздатність і ефективність. –К.: Знання, 1992.–40с.

14. Будзан Б. Менеджмент в Україні: сучасність і перспективи. – К.: Основи, 2001 р. – 349 с.

15. Василенко В А, Шостка В.І. Ситуаційний менеджмент: Навч. посіб. –К.: ЦУЛ, 2003. – 285с.

16. Виноградський М.Д. Виноградська А.М., Шкапова О .М. Менеджмент організації: Навч. посіб. – 2–ге вид. перероб. і доп. –К.: Кондор, 2002р. – 654с.

17. Виханський О.С., Наумов А.Н. Менеджмент. –М.: ГАРДАРИКА, 1996. – 414с.

18. Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. –М.: Дело, 1999. – 320с.

19. Дафт Р.Л. Менеджмент: пер. с англ. 2–е изд.– С. Пб.; Питер, 2002р. – 332с.

20. Джини Грехем Скотт. Конфликты, пути преодоления.– К.: Внешторгиздат, 1991. – 190 с.

21. Жигалов ВТ., Шимановська Л.М. Основи менеджменту управлінської діяльності. – К .: Вища школа, 1994. – 220с.

22. Завадський И. С. Менеджмент у 3–х т. Підручник 3–е вид. –К.: Вид–во Європ.ун–ту.2002–542с.

23. Збірник бізнес–планів з коментаріями і рекомендаціями: Навч. посіб./ Ред. В.М. Попов. – 4–е вид. перероб. і доп. –К.: ЦУЛ ; Крокус, 2003р. – 382с.

24. Куликов Г.В. Японський менеджмент и теорія международной конкурентоспособности. М. – ОАО „НПО Изд. Економика", 2000. – 247с.

25. Менеджмент: Навч. посіб. Ред. В.і. Крамаренко – К.; ЦУМ, 2000. – 243с.

26. Мурашко М.І. Менеджмент персоналу Навч. – практ. Посіб. –К.:Т–во Знання; КОО, 2002. – 311с.

27. Новіков Б.В., Сініок Г.Ф, Круш П. В. Основи адмін. менеджменту. Навч. посіб. – К.: Центр навч. літ., 2004. –560с.

28. Осовская Г.В., Уткин ЭА и др. Сборник ситуационных задач, деловых и психологических игр, тестов, контрольных заданий, вопросов для самопроверки по курсу «Менеджмент». – М.: Финансы и статистика, 2000, – 192с.

29. Покропивний С.Ф., Соболь С.М., Швиданенко Г.О., Дерев'янко О.Г. Бізнес–план: технологія розробки та обґрунтування: Навч. посіб.– 2–ге вид. доп. – К.: КНЕУ, 2002. –379с.

30. Психологія діяльності та навчальний менеджмент: Навч. – метод, посіб. для самост. вивч. дисцип./ під ред. В.А.Козаков. – К.: КНЕУ, 2003. – 329с.

31. Рудінська О .В., Яроміч СА, Молоткова І.О. Менеджмент: Теорія менеджменту. Організаційна поведінка. Корпоративний менеджмент: Навч. посіб. – К.: Ельга Ніка–Центр, 2002. – 334с.

32. Румянцева З.П. Менеджмент организации. – М.: ИНФРА. 1995. – 429 с.

33. Старостінов А.О., Кравченко В А Ризик– менеджмент: теорія та практика: Навч. посіб. –К.: ІВЦ в–во Політехніка, 2004. – 200с.

34. Уткин Э.А. Управление фирмой. – М .:Акалис, – 1997. –516 с.

35. Шегда А.В. Основы менеджмент а. К.: Знания, 1998. – 512с.

36.Мельник Л. П. Психологiя управлiння: Курс лекцій. 2-ге вид., стереотип. К.: МАУП, 2002. 176 с.