Техническое обеспечение системы управления персоналом организации 1 страница

Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) – совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

КТС должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Исходными данными для выбора технических средств являются:

- характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;

- характеристики технологического процесса обработки информации;

- технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

- носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т. д.);

- объем входной и выходной информации по указанным носителям;

- объемы вычислительных работ;

- сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;

- формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

- производительность при выполнении технологических операций;

- надежность работы;

- совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;

- стоимость оборудования;

- состав и количество обслуживающего персонала;

- площадь, требуемая для размещения оборудования.

Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом, а также данные об использовании технических средств, являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.

Проектные решения должны обеспечивать:

- рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;

- улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;

- соответствие производительности и надежности, технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;

- комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;

- экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

- определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

- определение требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;

- формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

- определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;

- выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

- проведение сравнительного анализа технических средств;

- обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;

- принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помо­щью различных справочников и каталогов.

Расчет необходимого количества технических средств может осуществляться по формуле

где Н_i— количество единиц 1-го технического средства; А_i— необходимый объем работ, выполняемых службой управления персоналом с помощью i-го технического средства; П_i — плановая производительность i-го технического средства; Ф_П — плановый фонд рабочего времени; К_н — коэффициент использования пла­нового фонда рабочего времени.

В настоящее время в техническом оснащении службы управле­ния персоналом основным направлением совершенствования яв­ляется более широкое применение высоконадежных микропро­цессорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, на­копления, обработки и выдачи пользователям результирующей информации.

В соответствии с последовательностью стадий технологическо­го процесса преобразования информации все технические сред­ства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистра­ции, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Однако следует отметить, что приведенная выше классифика­ция технических средств службы управления персоналом органи­зации условна, так как многие типы технических средств выпол­няют комплекс функций, относящихся к разным классифика­ционным группам.

Выбор средств сбора и регистрации информации производится с учетом вида регистрируемой информации, объемов информа­ции, требований к надежности регистрирующих устройств. При определении их количества исходят из соотношения требуемого и допустимого времени регистрации информации в каждом пункте и количества таких пунктов.

При определении состава используемых средств передачи ин­формации необходимо учитывать характер передаваемой инфор­мации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, уда­ленность источников возникновения информации от центра обработки.

Расчет необходимого количества средств передачи информации производят из соотношения времени, требуемого для передачи информации по всем каналам с учетом объемов и частоты передаваемых сообщений, требуемой надежности и скорости передачи, а также допустимого времени передачи информации, определяемых из конкретных условий.

Состав и количество средств хранения зависят от объемов накапливаемой информации, видов носителей и сроков хранения, а количество средств выдачи результирующей информации от характера выдаваемой информации, ее объемов, числа потребителей.

Особый подход необходим к определению потребности службы управления персоналом в персональных компьютерах (ПК), если их использование предполагается. При расчете потребного количества ПК необходимо учитывать объем информации, поступающей на обработку, сложность решаемых задач исходя из количества машинных операций на один показатель. Необходимое количество ПК можно рассчитать по формуле

где N— количество персональных компьютеров;

К_а — коэффициент автоматизации программирования;q_i — количество машинных операций на один показатель, необходимый для решений i-й группы задач; Q_i— максимальный объем входной информации по 1-й группе задач (в показателях); К_m — дополнительный коэффициент, учитывающий увеличение времени при использовании программного контроля в ПК; V_вб — среднее быстродействие процессора; К_вп — коэффициент понижения среднего быстродействия от обращения к внешним накопителям и устройствам ввода-вывода; Т_р— планируемое полезное месячное время работы ПК; К_н — коэффициент использования машинного времени выбранного ПК, учитывающий затраты времени на устранение неисправностей и на регламентируемые работы.

Учитывая среднее количество знаков в показателях экономической информации, равное семи, часть выражения

можно преобразовать к виду

, где

- Общий объём входной информации по i-й группе задач, знаков.

В связи с изменениями формула будет иметь следующий

вид:

Планируемое полезное месячное время работы ПК можно определить по формуле

где С — нормативная суточная загрузка ПК; Д_к — количество

календарных дней в планируемом периоде;f — перевод часов в секунды с учетом того, что быстродействие ПК выражается в операциях в секунду (f = 3600).

Коэффициент К_m для персональных компьютеров равен 0,8.

Достигнутый уровень автоматизации К_а = 1,2.

Полученные на основе статистических данных коэффициенты К_н и К_вп соответственно равны 0,8 и 2,4.

Успешному комплектованию технической базы службы управления персоналом организации служат унификация и стандартизация в области ЭВМ. Кроме национальных стандартов, при формировании технической базы с использованием ПК в качестве справочного материала могут быть использованы стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами — производителями ПК, для определения степени их совместимости с отечественными моделями соответствующих классов.

Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.

3.4. Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом

Сущность, цели и задачи нормативно-методического обеспечения системы управления персоналом

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом, а также организации разработки и применения методических документов. Поэтому работа с персоналом, рассматриваемая как система, включающая кадровую политику, подбор, оценку, расстановку, адаптацию и обучение кадров, должна находить отражение в главных нормативно-методических документах предприятия (рис. 4).

Нормативно-методическое обеспечение – это совокупность документов организационного, организационно - методического, организационно - распорядительного, технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно - справочные материалы и прочие документы, утверждённые в установленном порядке компетентными органами или руководством организации.

Такого рода документы, как правило, разрабатываются на основе типовых рекомендаций и утверждаются руководством соответствующего уровня (протоколом общего собрания учредителей акционерного общества, Советом директоров, руководителем организации или структурного подразделения).

Группа нормативных материалов включает нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления. Например, нормы времени управленческих процедур, инструкция государственной налоговой службы РФ, сменно-суточные задания и прочее. Документы технического, технико-экономического и экономического характера содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов. Нормы планировки помещений и рабочих мест, стандарты, технические установки, тарифные ставки, коэффициенты доплаты; бизнес-план, смета затрат на производство, типовые нормы времени, различные отчёты, система стандартов по технике безопасности.

В распоряжении кадровой службы находятся все нормативные акты, на основании которых составляются документы внутреннего пользования:

- коллективный договор;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положения о подразделениях (отделах, службах, группах).

Важнейшим организационным документом является Коллективный договор. Это соглашение между администрацией, профсоюзным комитетом и трудовым коллективом предприятия по решению производственных и социальных задач и улучшению условий труда рабочих и служащих.

Имеются нормативные документы, регламентирующие порядок и условия заключения коллективного договора. На практике структура и содержание его многообразны, начиная с многостраничного документа объемом 50 и более страниц, включающего годовой план, положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, фрагменты философии предприятия и т.п., и заканчивая схематичным соглашением на одной - двух страницах. Коллективный договор, как правило, заключается на предприятиях с сильной профсоюзной организацией и сплоченным трудовым коллективом и отсутствует на многих частных и малых предприятиях, где условия труда рабочих и служащих оговариваются в договоре при приеме на работу.

Другими словами, коллективный договор – это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.

Инициатором переговоров по разработке, заключению и изменению коллективного договора вправе выступать любая из сторон. Для ведения

коллективных переговоров и разработки проекта договора стороны на равноправной основе создают полномочную комиссию, состав которой, сроки, место проведения и повестка дня переговоров устанавливаются сторонами. Проект коллективного договора должен быть обсужден работниками в подразделениях организации и доработан с учетом поступивших замечаний и предложений. Доработанный единый проект договора утверждается общим собранием (конференцией) работников организации и подписывается представителем работников и работодателем.

Коллективный договор вступает в силу с момента подписания его сторонами либо со дня, установленного в коллективном договоре, и действует в течение всего срока. По истечении установленного срока коллективный договор действует до тех пор, пока стороны не заключат новый или не изменят, дополнят действующий.

Коллективный договор сохраняет свое действие в случае изменения состава, структуры, наименования органа управления организацией, расторжения трудового договора с руководителем организации.

При реорганизации коллективный договор сохраняет свое действие на ее время, затем может быть пересмотрен по инициативе одной из сторон.

При смене собственника имущества организации действие коллективного договора сохраняется в течение трех месяцев, в течение которых стороны вправе начать переговоры о заключении нового коллективного договора или сохранении, изменении и дополнении действующего.

При ликвидации организации претензии работников по коллективному договору удовлетворяются из имущества ликвидируемой организации в соответствии с действующим гражданским законодательством.

Важным нормативным документом, касающимся трудовых отношений в рамках конкретной организации, являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы трудовых отношений в организации. Это внутренний нормативный документ, который, с одной стороны, должен соответствовать ТК РФ и Типовым правилам, а с другой стороны, учитывать специфику предприятия (отрасль, местоположение, кадровую политику, структуру персонала, тип собственности, технологию и организацию производства, финансовое состояние в части благ и гарантий и др.).

Методическое обеспечение – это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического характера. Состав методического обеспечения представлен на рис. 5.

На основе типовых документов и с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о структурных подразделениях, штатным расписанием, должностными инструкциями управленческого персонала и специалистов организации, соглашениями, приказами и распоряжениями и т.п.

Основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации, необходимым для ее государственной регистрации является Устав. Это сложный и объемный документ, в котором обязательно отражаются правовой статус и основания организации предприятия, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, организационная структура, формы собственности и управления, характер взаимоотношений и устанавливаемых связей с партнерами и государственными органами, порядок осуществления производственно-хозяйственной деятельности и ее контроля, а также порядок реорганизации и ликвидации.

Для описания персонала предприятия или его отдельного подразделения также используется показатель списочной численности, то есть численности по штату или штатному расписанию. В свою очередь, штатное расписание – это документ, утверждаемый руководителем организации и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.

Рис. 5. Состав методического обеспечения

Таким образом, можно видеть, что в состав нормативно-методического обеспечения входят стандарты и организационно-распорядительные документы, методики выполнения сложных операций, шаблоны проектных и программных документов и т.п.

Контрольные вопросы к теме 3

1. Что такое организационное проектирование? Назовите его стадии и этапы.

2. Раскройте содержание стадий организационного проектирования системы управления персоналом.

3. Раскройте содержание этапов организационного проектирования системы управления персоналом.

4. Назовите основные задачи службы управления персоналом.

5. Чем отличается в настоящее время состав функций кадровых служб в отечественных и зарубежных организациях?

6. Что понимается под кадровым обеспечением системы управления персоналом?

7. Охарактеризуйте количественный состав работников кадровых служб в России и за рубежом.

8. Составьте качественную характеристику работников кадровых служб отечественных и зарубежных организаций.

9. Что такое «документационное обеспечение» системы управления персоналом?

10. Какие основные Государственные стандарты регламентируют

делопроизводство и оформление документов в кадровой службе?

11. Какие виды кадровой документации ведутся в кадровой службе?

12. Дайте определение категории «информационное обеспечение службы управления персоналом» и выделите его главные характеристики.

13. Какие организационно-методические требования предъявляются к разработке информационного обеспечения?

14. Какие данные можно использовать для выбора комплекса технических средств?

15. Назовите состав и последовательность операций по выбору технических средств.

16. Что понимается под нормативно-методическим обеспечением системы управления персоналом? Каковы задачи этого обеспечения?

17. Приведите примеры нормативно-справочных документов.

18. Приведите примеры организационных, организационно-методических документов.

19. Приведите примеры экономических, технико-экономических и технических документов.

20. Объясните задачи и цели составления должностной инструкции.

21. Что понимается под правовым обеспечением системы управления персоналом?

ТЕМА 4. КАДРОВАЯ ПОЛИТИКА И КАДРОВЫЕ СТРАТЕГИИ

ОРГАНИЗАЦИИ

4.1.Понятие и сущность кадровой политики. Виды кадровой политики

Кадровая политика – это совокупность принципов, форм и методов сохранения, укрепления и развития кадрового потенциала, создания квалифицированного высокопроизводительного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка.

Цель кадровой политики организации – обеспечение своевременного обновления и сохранения количественного и качественного состава кадров и его развития в соответствии с требованиями организации, требованиями действующего законодательства, состоянием рынка труда, которое достигается посредством обоснованного формирования кадровой политики.

Суть кадровой политики – в формировании стратегии управления персоналом, которая, в свою очередь, базируется на стратегии развития организации.

Назначение кадровой политики государства – своевременно формулировать цели в соответствии со стратегией развития государства. Кадровая политика разрабатывается с учетом внутренних ресурсов, традиций и возможностей, представляемых внешней средой.

Таким образом, кадровая политика организации – генеральное направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм, организационного механизма по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развития кадрового потенциала, на создание квалифицированного и высокопроизводительного сплоченного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегии развития организации.

Виды кадровой политики

В зависимости от уровня влияния управленческого аппарата на кадровую стратегию организации выделяются следующие виды кадровой политики.

1. Пассивная кадровая политика осуществляется тогда, когда руководство организации не имеет четко разработанной программы действий в отношении персонала, а работа с кадрами сводится к ликвидации негативных последствий посредством оценки персонала, диагностики кадровой ситуации в целом. Руководство при этом работает в режиме экстренного реагирования на возникающие конфликтные ситуации.

2. Реактивная кадровая политика проводится в случае, когда руководство организации осуществляет контроль за симптомами негативного состояния в работе с персоналом, причинами возникновения конфликтных ситуаций, отсутствиямотивации к высокопроизводительному труду и владеет ситуацией развития кризиса.

3. Превентивная кадровая политика проводится тогда, когда руководство имеет обоснованные прогнозы развития ситуации. Кадровая служба таких организаций располагает не только средствами диагностики персонала, но и прогнозирования кадровой ситуации на среднесрочный период. В программах развития организации содержатся краткосрочные и среднесрочные прогнозы потребности в кадрах, как качественные, так и количественные, и сформулированы задачи по развитию персонала.

4. Активная кадровая политика осуществляется в случае когда руководство имеет не только прогноз, но и средства воздействия на ситуацию, а кадровая служба способна разработать целевые антикризисные кадровые программы, проводить постоянный мониторинг ситуации и корректировать исполнение программ с учетом действия внешних и внутренних факторов.

Активная кадровая политика может быть рациональной и авантюристической. При рациональной кадровой политике руководство организации имеет как качественный диагноз, так и обоснованный прогноз развития ситуации и располагает не только средствами диагностики персонала, но и прогнозирования кадровой ситуации на среднесрочный и долгосрочный периоды. При авантюристической кадровой политике руководство организации не имеет качественного диагноза, обоснованного прогноза развития ситуации, но стремится влиять на нее.

В зависимости от ориентации на собственный или на внешний персонал, степень открытости по отношению к внешней среде при формировании кадровой политики выделяют открытую и закрытую кадровую политику.

Кадровая политика направлена на наем эффективной рабочей силы, увеличение эффективности посредством лучших условий работы, улучшение отношений работников и руководства организации, на формирование благоприятного морально-психологического климата.

Существует ряд признанных принципов, составляющих основу кадровой политики. Среди них – демократия управления, от которой зависит готовность к сотрудничеству; знание индивидуальных особенностей, уровня готовности к выполнению профессиональной деятельности; знание потребностей и интересов работников организации. Исходными положениями кадровой политики являются: политика занятости; политика обучения; политика повышения производительности и эффективности труда; политика безопасности и экологичности труда; политика оплаты труда; политика производственных отношений; политика улучшения качества жизни.

Кадровая политика предусматривает формирование стратегии управления персоналом организации.

4.2.Кадровая стратегия организации и ее типы

Кадровая стратегия – специфический набор основных принципов, правил и целей работы с персоналом, конкретизированных с учетом типов организационной стратегии, организационного и кадрового потенциала (человеческого ресурса), а также типа кадровой политики организации.

Процесс выработки и реализации стратегии является непрерывным, что находит свое отражение в тесной взаимосвязи с решениями стратегических задач как на длительную перспективу, так и на средне- и краткосрочный период, т.е. их решений, принятых в условиях стратегического, тактического и оперативного управления. Кадровая стратегия и доведение ее до стратегических задач и отдельных действий воплощается в стратегическом плане – документе, содержащем конкретные задачи и мероприятия по выполнению стратегии, сроки их осуществления и ответственных исполнителей по каждой задаче, объем необходимых ресурсов (финансовых, материальных, информационных и др.).

Стратегия в области персонала должна способствовать: усилению возможностей организации (в области персонала), противостоять конкурентам на рынке труда, эффективно используя свои сильные и слабые стороны во внешнем окружении; расширению конкурентных преимуществ организации за счет создания условий для развития и эффективного использования трудового потенциала; формированию квалифицированного, компетентного персонала; полному раскрытию способностей персонала к творческому, инновационному развитию для достижения, как целей организации, так и личных целей работников.

Существует пять факторов, оказывающих влияние на формирование кадровой стратегии организации: социальный, политический, правовой, экономический и фактор внешней среды. Какую бы форму работы с персоналом ни выбирала организация, каждый из этих факторов должен быть внимательно проанализирован и отражен в ней. Разработка кадровой стратегии предприятия осуществляется также на основе глубокого систематического анализа факторов внутренней и внешней среды, в результате чего может быть представлена целостная концепция развития персонала и организации в целом в соответствии с ее стратегией.

К внешней среде относятся макросреда и непосредственное окружение организации, имеющие направленное воздействие и контакты с СУП (система управленияперсоналом).
В результате анализа внешней и внутренней среды выявляются сильные и слабые стороны организации в области управления персоналом, а также возможности, которыми она располагает, и угрозы, которых следует избегать. Выявление сильных и слабых сторон отражает самооценку организации и позволяет ей сравнить себя с основными конкурентами на рынке труда. Оценку можно провести по отдельным показателям и функциям управления персоналом с помощью конкурентного профиля предприятия. Оценка отдельных показателей проводится методом сравнительного анализа, а функций управления – экспертным методом.